Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng tập trung vào việc nâng cao Trải nghiệm nhân viên (EX) như một cách thức hiệu quả để cải thiện sự gắn kết, năng suất và giữ chân nhân viên. Tuy nhiên, việc chuyển đổi và triển khai EX không chỉ liên quan đến các chức năng nhân sự. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá vai trò và trách nhiệm trong việc chuyển đổi và triển khai EX, bao gồm cả quan niệm sai lầm phổ biến rằng EX chỉ là trách nhiệm của HR.

Xây dựng Trải nghiệm nhân viên là trách nhiệm của riêng HR?

Bất chấp vai trò quan trọng của nhiều bên liên quan trong quá trình chuyển đổi EX, vẫn có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng EX chỉ thuộc trách nhiệm của HR. Niềm tin này thường được duy trì bởi quan điểm lịch sử về bộ phận Nhân sự được coi như một chức năng hỗ trợ hơn là một đối tác chiến lược đóng góp vào thành công kinh doanh. Và niềm tin này cũng đến từ một lầm tưởng rằng EX chỉ là một chức năng nối dài của HR.

Trên thực tế, EX là một nỗ lực đa chức năng đòi hỏi sự hợp tác giữa các bộ phận và nhóm (cross functional team). Dưới đây là một vài dữ liệu về cách hiểu liên quan tới vai trò của HR trong triển khai EX:

• Theo khảo sát của Deloitte, chỉ 22% lãnh đạo nhân sự tin rằng bộ phận nhân sự là động lực chính thúc đẩy trải nghiệm của nhân viên, trong khi 57% tin rằng lãnh đạo doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm chính
• Một cuộc khảo sát của Gartner cho thấy chỉ 29% nhân viên tin rằng Nhân sự là động lực chính của EX, trong khi 45% tin rằng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm chính.
• Thuật ngữ “Trải nghiệm nhân viên” lần đầu tiên được Jacob Morgan đặt ra trong cuốn sách “Lợi thế về trải nghiệm của nhân viên” được xuất bản vào năm 2017. Cuốn sách nhấn mạnh sự cần thiết của một cách tiếp cận toàn diện đối với trải nghiệm của nhân viên liên quan đến nhiều bên liên quan và chức năng.

   Tóm lại, việc chuyển đổi và triển khai EX yêu cầu một cách tiếp cận hợp tác và nhiều mặt có sự tham gia của nhiều bộ phận và các bên liên quan. Mặc dù HR đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện chuyển đổi EX, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra rằng EX là trách nhiệm của toàn công ty và được dẫn dắt bởi Lãnh đạo doanh nghiệp có đủ thẩm quyền.

Vai trò của từng bộ phận trong việc xây dựng Trải nghiệm nhân viên của tổ chức

Chuyển đổi EX liên quan đến việc tạo ra trải nghiệm toàn diện cho nhân viên bao gồm tất cả các khía cạnh của hành trình nhân viên trong một tổ chức, từ tuyển dụng đến nghỉ việc. Quá trình chuyển đổi thường bao gồm việc thiết kế lại các quy trình, chính sách và công cụ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu và mong đợi của nhân viên. Quá trình này đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan, bao gồm bộ phận Nhân sự, Công nghệ thông tin, Vận hành và Lãnh đạo doanh nghiệp, hay còn gọi là cross-functional team (nhóm chức năng chéo)

Với HR, một trong những trách nhiệm chính của bộ phận trong quá trình chuyển đổi EX là thu thập phản hồi của nhân viên để xác định các điểm yếu và cơ hội cải thiện. HR cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc truyền đạt tầm nhìn và mục tiêu của EX cho tổ chức và thúc đẩy thay đổi văn hóa để hỗ trợ các sáng kiến của EX.

Trừ các mô hình kinh doanh đặc biệt thì ở nhiều công ty, Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi EX bằng cách triển khai các công cụ và nền tảng kỹ thuật số hỗ trợ nhu cầu của nhân viên và mang lại trải nghiệm thuận tiện, gia tăng hiệu quả trong công việc và giao tiếp, truyền tải thông tin trong tổ chức.

Các quản lý vận hành chịu trách nhiệm thiết kế và thực hiện các quy trình hỗ trợ EX, chẳng hạn như sắp xếp công việc linh hoạt, các chương trình ghi nhận nhân viên cũng như các cơ hội học tập và phát triển.

Lãnh đạo doanh nghiệp đóng một vai trò thiết yếu trong quá trình chuyển đổi EX bằng cách thiết lập nền tảng, tinh thần văn hóa và giá trị của tổ chức. Lãnh đạo là người dẫn lối đưa đường cho EX được có đất sống trong tổ chức, đồng thời cung cấp các nguồn lực cần thiết để hỗ trợ các sáng kiến của EX, chẳng hạn như tài trợ cho các chương trình đào tạo hoặc các công cụ để cải thiện giao tiếp và cộng tác.

Hiện nay, ở Việt Nam, một số tổ chức lớn đã thành lập bộ phận chuyên trách về EX không trực thuộc HR. Một số công ty khi mới triển khai EX thì hình thành đội dự án để khởi tạo các chương trình chuyển đổi ban đầu, trong khi nhiều công ty giao việc triển khai EX cho bộ phận HR. 

Tạm kết

Cho dù tổ chức chức năng, vai trò triển khai EX theo hình thức nào thì sự tham gia của lãnh đạo công ty đóng vai trò quan trọng trong thành công của chuyển đổi EX. Bởi lẽ, EX là một dạng cross-functions, lãnh đạo có thẩm quyền sẽ đóng vai trò như một nhạc trưởng để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, đúng thế mạnh của các bộ phận chức năng trong triển khai EX. Bằng cách làm việc cùng nhau và tận dụng thế mạnh cũng như quan điểm riêng của từng bộ phận, các công ty có thể nâng cao trải nghiệm của nhân viên và đạt được thành công lớn hơn.