Xây dựng chương trình onboarding từ xa (remote onboarding)

Trong thời đại công nghệ 4.0 đang phát triển mạnh mẽ, việc làm từ xa và hợp tác trực tuyến đã trở thành xu hướng phổ biến trong nhiều lĩnh vực. Và đương nhiên, việc tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới cũng không nằm ngoài xu hướng này. Chương trình onboarding từ xa (Remote Onboarding) đang ngày càng thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp và tổ chức trên toàn thế giới, khiến quá trình đưa nhân viên mới vào công ty trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Cùng khám phá về remote onboarding và tìm hiểu những điểm quan trọng cần lưu ý khi xây dựng một chương trình onboarding thành công từ xa. 

Chương trình remote onboarding là gì

Chương trình onboarding từ xa là quá trình đưa nhân viên mới vào công ty mà không yêu cầu họ phải có mặt trực tiếp tại văn phòng hay địa điểm công ty. Thay vì tham gia các buổi đào tạo truyền thống và gặp gỡ đồng nghiệp tại một địa điểm cụ thể, onboarding từ xa cho phép nhân viên mới hoàn tất quá trình tiếp nhận và đào tạo thông qua các công nghệ truyền thông như video call, hội thảo trực tuyến, email, ứng dụng hỗ trợ trực tuyến, và các nền tảng công nghệ khác.

Mục tiêu chính của chương trình onboarding từ xa là giúp nhân viên mới hòa nhập vào môi trường làm việc và công ty một cách suôn sẻ và hiệu quả, giống như việc đưa họ vào những bước đầu tiên của cuộc hành trình chuyên nghiệp một cách thành công. Trong quá trình onboarding từ xa, nhân viên mới sẽ nhận được thông tin về văn hóa công ty, quy trình làm việc, và những kiến thức cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Remote onboarding không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả công ty và nhân viên mới, mà còn cho phép các tổ chức tuyển dụng tại bất kỳ đâu trên thế giới và thu hút nhân tài từ các vùng đất xa xôi. Hơn nữa, với sự phổ biến của làm việc từ xa và công nghệ truyền thông tiên tiến, onboarding từ xa đã trở thành một giải pháp hữu ích và hiệu quả trong việc xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự cho các doanh nghiệp và tổ chức hiện đại.

Thách thức khi triển khai onboarding từ xa

1. Giao tiếp từ xa không hiệu quả

Giao tiếp chính là yếu tố cốt lõi trong một quá trình onboarding thành công. Trong trường hợponboarding từ xa, các cuộc gọi video, email, tin nhắn và các công nghệ truyền thông khác thường được sử dụng để trao đổi thông tin giữa nhân viên mới và đội ngũ quản lý hoặc đồng nghiệp. Tuy nhiên, việc giao tiếp từ xa có thể gặp một số khó khăn như:

• Hiểu nhầm thông tin: Do không có giao tiếp trực tiếp và cử chỉ hỗ trợ, thông tin có thể bị hiểu sai hoặc không đủ rõ ràng, dẫn đến những sai lầm và hậu quả không mong muốn.
• Mất mát thông tin quan trọng: Trong quá trình gửi và nhận thông tin qua email hoặc tin nhắn, thông tin quan trọng có thể bị mất sót hoặc không được truyền tải một cách đầy đủ và đúng lúc.
• Sự chậm trễ trong trả lời: Các cuộc họp trực tuyến hoặc tin nhắn thường không thể trả lời ngay lập tức, điều này có thể làm giảm tốc độ tiếp nhận thông tin và giải quyết vấn đề.

2. Mất tính tương tác và kết nối

Onboarding truyền thống thường bao gồm các hoạt động nhóm, cuộc gặp gỡ trực tiếp và các hoạt động xây dựng đội nhóm. Trong khi onboarding từ xa cũng cố gắng tạo ra sự kết nối, nhưng việc không gặp gỡ trực tiếp có thể làm giảm mức độ tương tác giữa nhân viên mới và các thành viên khác trong công ty.

• Thiếu cảm giác đồng đội: Mất đi cơ hội gặp gỡ đồng nghiệp và làm việc nhóm, nhân viên mới có thể không có cảm giác thật sự là một phần của đội ngũ.
• Khó khăn trong việc xây dựng quan hệ: Xây dựng quan hệ trong môi trường làm việc rất quan trọng để cải thiện hiệu suất làm việc và sự hòa nhập. Remote onboarding có thể làm giảm khả năng xây dựng quan hệ này.

3. Khó khăn trong tiếp cận tài liệu và hệ thống

Một phần quan trọng của quá trình onboarding là cho nhân viên mới tiếp cận các tài liệu và hệ thống cần thiết để làm việc. Trong môi trường làm việc từ xa, việc này có thể gặp một số khó khăn:

• Chậm tiếp cận thông tin: Nếu không tổ chức thông tin và tài liệu một cách rõ ràng và dễ dàng tiếp cận, nhân viên mới có thể mất nhiều thời gian tìm hiểu và truy xuất thông tin cần thiết.
• Hạn chế đối với hệ thống công nghệ: Nếu không có đủ hỗ trợ công nghệ hoặc truy cập hệ thống từ xa, nhân viên mới có thể gặp khó khăn trong việc làm quen và sử dụng các công cụ và ứng dụng cần thiết.

4. Thiếu sự hỗ trợ và hướng dẫn

Trong quá trình onboarding truyền thống, nhân viên mới thường nhận được sự hỗ trợ và hướng dẫn trực tiếp từ người hướng dẫn hoặc người quản lý. Trong onboarding từ xa, việc cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn từ xa có thể không đủ rõ ràng hoặc không thực sự đáp ứng nhu cầu của nhân viên mới.

• Khó khăn trong việc tạo môi trường hỗ trợ: Môi trường hỗ trợ từ xa có thể không thực sự tạo ra sự an toàn và thoải mái cho nhân viên mới, khi họ cần sự hỗ trợ và giúp đỡ.
• Sự thiếu sót trong hướng dẫn: Hướng dẫn từ xa có thể không đầy đủ và chi tiết, dẫn đến sự khó khăn trong việc nhận được hỗ trợ chính xác khi cần thiết.

5. Cảm giác cô đơn và cách ly

Nhân viên mới thường cảm thấy cô đơn và cách ly trong những ngày đầu tiên làm việc tại công ty. Trong trường hợp onboarding từ xa, việc không được gặp gỡ và tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và đồng sự có thể làm gia tăng cảm giác này.

• Không có môi trường xã hội: Việc làm việc từ xa có thể làm giảm sự kết nối xã hội và môi trường làm việc thoải mái, dẫn đến cảm giác cô đơn và cách ly.
• Không có sự hỗ trợ tâm lý: Mất đi sự hỗ trợ tâm lý và tinh thần từ đồng nghiệp và người quản lý, nhân viên mới có thể gặp khó khăn trong việc thích ứng với môi trường làm việc mới.

Để vượt qua những thách thức này, các tổ chức cần đảm bảo rằng có một kế hoạch onboarding từ xa cụ thể, môi trường truyền thông hiệu quả, sự hỗ trợ tốt từ đồng nghiệp và quản lý, và cơ hội tương tác và kết nối với đội ngũ công ty. Ngoài ra, việc tạo ra môi trường làm việc đáng tin cậy và hỗ trợ cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng nhân viên mới cảm thấy được chào đón và hòa nhập một cách tốt nhất.

Cách thức xây dựng chương trình onboarding từ xa

Bước 1: Xây dựng kế hoạch giới thiệu onboarding từ xa

Khi triển khai chương trình onboarding từ xa, việc xây dựng kế hoạch giới thiệu là một bước quan trọng và cần được thực hiện cẩn thận. Kế hoạch này bao gồm năm giai đoạn chính, giống như kế hoạch giới thiệu truyền thống, nhằm đảm bảo sự hòa nhập hiệu quả và thành công của nhân viên mới trong môi trường công ty từ xa. Hãy cùng đi vào chi tiết từng giai đoạn:

Giai đoạn tiền onboarding: Giữ liên lạc và hứng thú

Giai đoạn tiền onboarding bắt đầu từ lúc nhân viên mới ký vào thư mời làm việc và kéo dài cho đến ngày họ bắt đầu công việc. Giai đoạn này rất quan trọng để duy trì sự hứng thú của nhân viên mới trong thời gian chờ đợi và chuẩn bị cho ngày bắt đầu công việc. Điều này càng trở nên quan trọng hơn khi liên quan đến mô hình làm việc từ xa, vì có thể chưa có cuộc gặp trực tiếp với quản lý và đồng nghiệp.

Các hoạt động trong giai đoạn tiền onboarding bao gồm:

1. Gửi email thông tin và video chào mừng: Tùy chỉnh email chào mừng “đến với đội ngũ” để cung cấp các thông tin cần thiết về trang thiết bị, chính sách làm việc từ xa, đăng nhập hệ thống công ty, và thông tin liên hệ để hỗ trợ về công nghệ và nhân sự. Đồng thời, giới thiệu về chương trình “onboarding buddy” nếu công ty có cung cấp.

2. Video chào mừng cá nhân: Dựa vào quy mô của tổ chức, tạo một video ngắn từ các người sáng lập công ty hoặc người quản lý của nhân viên mới, cung cấp lời chào mừng ấm áp và giới thiệu tổ chức.

3. Giới thiệu “onboarding buddy”: Kết nối nhân viên mới với “onboarding buddy” – người có nhiệm vụ hỗ trợ, giúp họ làm quen với môi trường làm việc từ xa và làm quen với văn hóa công ty và các quy trình.

4. Tham gia các sự kiện xã hội trực tuyến: Hỗ trợ nhân viên mới làm quen với đồng đội và văn hóa công ty bằng cách mời họ tham gia các sự kiện xã hội trực tuyến. Các sự kiện này giúp họ cảm thấy gần gũi hơn với đồng nghiệp mà không cần đến cuộc gặp trực tiếp.

5. Liên tục giữ liên lạc: Thường xuyên liên hệ với nhân viên mới và khuyến khích họ đặt câu hỏi. Việc duy trì giao tiếp mở trong giai đoạn tiền onboarding rất quan trọng để đảm bảo tích hợp và thành công của họ.

Giai đoạn 2: Ngày đầu tiên: Hướng dẫn công việc

Ngày đầu tiên là giai đoạn của buổi hướng dẫn công việc, tập trung nhiều hơn đến trải nghiệm hơn là thông tin. Điều quan trọng là tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ và tích cực để nhân viên mới có nhìn lại với cảm giác tốt.

Các hoạt động trong ngày đầu tiên bao gồm:

1. Chào đón (gắn kết và văn hóa): Vì chúng ta đang triển khai onboarding từ xa, tạo sự chào đón ấm áp trực tuyến là điều quan trọng. Cân nhắc bắt đầu ngày bằng một buổi giới thiệu đội ngũ, nơi mọi người có thể gặp nhau qua mạng. Các truyền thống của đội ngũ, chẳng hạn như gửi hộp chào mừng với ly có thể in tên, cũng có thể làm cho trải nghiệm thêm đặc biệt.

2. Cuộc họp với người quản lý: Nhân viên mới nên có cuộc họp trực tuyến với người quản lý để tiếp tục làm quen với lịch trình công việc trong ngày. Đây cũng là cơ hội để nhân viên mới đặt câu hỏi nếu có.

3. Kế hoạch 30-60-90 ngày: Ngay từ ngày đầu tiên, người quản lý nên giới thiệu kế hoạch 30-60-90 ngày cho nhân viên mới. Điều này đảm bảo rằng nhân viên mới hiểu rõ trách nhiệm của mình và những gì cần đạt được. Trong cuộc họp này, người quản lý cũng có thể chia sẻ lịch trình hàng tuần và hàng tháng của nhân viên mới. Điều này có thể bao gồm các cuộc họp đội ngũ hàng ngày hoặc hàng tuần, cập nhật kinh doanh hàng tháng và một ngày gặp đội ngũ trực tuyến hàng quý.

4. Đào tạo: Đào tạo từ xa yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận. Cân nhắc sẵn sàng có một thành viên từ bộ phận công nghệ thông tin để hỗ trợ nhân viên mới trong các phiên đào tạo. Bên cạnh đó, nhân viên mới cũng nên hoàn thành các khóa đào tạo về phần mềm liên lạc và hợp tác, cách sử dụng email và bất kỳ phần mềm khác liên quan đến vai trò của họ. Onboarding buddy cũng có thể cung cấp hướng dẫn trong lĩnh vực này.

Giai đoạn 3: Tuần đầu tiên: Làm quen với đội ngũ, công ty và vai trò

Trong giai đoạn tuần đầu tiên, nhân viên mới tập trung vào làm quen với đội ngũ, công ty và vai trò của họ. Dưới đây là ba điều quan trọng cần xem xét:

Các hoạt động trong tuần đầu tiên bao gồm:

1. Kết nối với đội ngũ: Trong suốt tuần đầu tiên, nhân viên mới có cuộc họp riêng với từng thành viên trong đội ngũ để xây dựng mối quan hệ và hiểu cách họ sẽ cùng nhau làm việc.

2. Kiểm tra từ quản lý: Quản lý nên liên hệ với nhân viên mới ít nhất một lần mỗi ngày (nếu có thể hai lần trong môi trường làm việc từ xa) để đảm bảo mọi thứ diễn ra tốt, giải quyết các thắc mắc và xác định các khía cạnh cần cải thiện.

3. Đào tạo bổ sung: Nhân viên làm việc từ xa thường sử dụng các công cụ và hệ thống phức tạp, do đó, đào tạo bổ sung là rất cần thiết trong tuần đầu tiên. Có sẵn hỗ trợ của bộ phận công nghệ thông tin sẽ giúp nhân viên mới vượt qua các vấn đề kỹ thuật.

Giai đoạn 4: 90 ngày đầu tiên: Xây dựng kế hoạch 30-60-90 ngày

Kết thúc 90 ngày đầu tiên, nhân viên mới nên đã được hoàn toàn tích hợp vào đội ngũ, văn hóa công ty và hoạt động công việc một cách hiệu quả. Kế hoạch 30-60-90 ngày chính là công cụ giúp đảm bảo điều này.

Giai đoạn 5: Năm đầu tiên: Đánh giá hiệu suất và triển vọng tương lai

Cuối cùng, cuối năm đầu tiên, tổ chức nên tổ chức một cuộc họp cuối cùng để kết thúc quá trình onboarding và đánh giá hiệu suất của nhân viên mới. Cuộc họp này bao gồm 4 điểm quan trọng:

• Thực tiễn: Xác nhận rằng tất cả các vấn đề thực tế đã được giải quyết kể từ khi bắt đầu quá trình onboarding.
• Hiệu suất: Đánh giá hiệu suất của nhân viên mới và xác định tiến độ đạt được các mục tiêu đã đề ra.
• Triển vọng tương lai: Thảo luận về cơ hội học tập và phát triển, hỏi về hoạch định sự nghiệp của nhân viên mới và khám phá triển vọng tương lai của họ trong tổ chức.
• Phản hồi: Thu thập phản hồi về quá trình onboarding từ xa. Xác định những điều đã thành công và đề xuất các cải tiến để cải thiện quy trình trong tương lai.

Bước 2: Đánh giá thành công của chương trình onboarding từ xa

Onboarding không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng nhân viên rời bỏ công ty không mong muốn. Bằng cách áp dụng các chỉ số đo lường trong quá trình onboarding, bạn có thể:

• Xác định các vấn đề trong quy trình onboarding từ xa của bạn.
• Cải thiện hiệu quả của chương trình onboarding.
• Ngăn chặn việc nhân viên mới rời bỏ công ty một cách không đáng có.

Để đánh giá thành công của chương trình onboarding từ xa, công ty nên sử dụng các chỉ số đo lường và thước đo phù hợp. Dưới đây là một số chỉ số quan trọng mà công ty có thể theo dõi:

Thời gian đến sự hiệu quả

Đánh giá khoảng thời gian mà một nhân viên mới cần để trở nên hoạt động và có hiệu quả trong công việc. Thời gian này có thể bao gồm thời gian họ hoàn thành đào tạo, thời gian để họ đạt đủ hiệu quả làm việc độc lập và đạt được mục tiêu công việc ban đầu.

Tỷ lệ nhân viên mới rời bỏ công ty

Theo dõi số lượng nhân viên mới rời đi trong năm đầu tiên hoặc một khoảng thời gian cụ thể khác. Tỷ lệ này thể hiện mức độ hài lòng và hòa nhập của nhân viên mới với công ty và môi trường làm việc.

Ngưỡng giữ chân nhân viên mới

Xác định thời điểm mà nhân viên mới thường rời khỏi tổ chức. Điều này giúp xác định những vấn đề tiềm ẩn trong chương trình onboarding và phát hiện những lý do khiến nhân viên mới quyết định rời bỏ công ty.

Đánh giá sự hài lòng về quá trình onboarding

Đo đạc cảm xúc của nhân viên mới sau một khoảng thời gian cụ thể về chất lượng và hiệu quả của quá trình đào tạo và tích hợp. Phản hồi này có thể thu thập thông qua cuộc khảo sát hoặc cuộc trò chuyện cá nhân với nhân viên mới.

Tỷ lệ giữ chân nhân viên mới theo từng quản lý

Xác định tỷ lệ nhân viên mới rời bỏ công ty trong từng nhóm công việc hoặc theo từng quản lý. Điều này giúp công ty phát hiện và giải quyết các vấn đề trong từng nhóm làm việc cụ thể.

Tỷ lệ hoàn thành đào tạo

Theo dõi số lượng nhân viên mới đã hoàn thành quá trình đào tạo. Tỷ lệ hoàn thành này sẽ giúp công ty đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo và xác định xem liệu nó có đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của nhân viên mới hay không.

Phản hồi 360 độ

Thu thập thông tin từ những người tương tác với nhân viên mới như đồng nghiệp, quản lý và đối tác để đánh giá hiệu quả của chương trình onboarding từ xa. Phản hồi này có thể tiết lộ những mặt tích cực và những khía cạnh cần cải thiện trong chương trình.

Phản hồi không chính thức

Hỏi ý kiến nhân viên mới thông qua các câu hỏi mở để đánh giá mức độ hài lòng của họ và những góp ý của họ về chương trình onboarding. Phản hồi này mang tính chất cá nhân và giúp công ty hiểu rõ hơn về những trải nghiệm cá nhân của từng nhân viên mới.

Qua việc đo lường và đánh giá các chỉ số này, công ty có thể đưa ra những cải tiến cần thiết để tối ưu hóa quá trình onboarding từ xa, giúp nhân viên mới cảm thấy hài lòng và nhanh chóng tích hợp vào môi trường công ty một cách hiệu quả.

Bước 3: Chuẩn bị cho việc triển khai hoạt động onboarding từ xa

Trước khi bắt đầu triển khai hoạt động onboarding từ xa, việc chuẩn bị đầy đủ là rất quan trọng. Mặc dù bước này có thể đến sau trong quy trình, nhưng nó đóng vai trò quan trọng để đảm bảo mọi thứ được sẵn sàng cho một quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét:

Yêu cầu công nghệ 

Cần hợp tác với bộ phận Công nghệ thông tin để đánh giá nhu cầu công nghệ cho quá trình onboarding từ xa. Họ sẽ có kiến thức về những gì hiện có và những gì cần được triển khai.

Hỗ trợ công nghệ

Hỗ trợ Công nghệ thông tin là rất quan trọng trong môi trường làm việc từ xa. Trong cuộc họp với đội ngũ Công nghệ thông tin, hãy thảo luận về hỗ trợ cần thiết cho nhân viên mới. Xác định thời điểm mà Công nghệ thông tin nên sẵn sàng hỗ trợ và đảm bảo mọi người đều biết ai bắt đầu công việc khi nào.

Chương trình “Onboarding buddy”

Một quy trình onboarding từ xa thành công thường bao gồm chương trình “Onboarding buddy” (bạn đồng hành trong quá trình đào tạo). Hãy thiết lập chương trình này trước khi triển khai onboarding để nhân viên mới có thể được ghép cặp với bạn đồng hành ngay từ đầu.

Chỉ số đo lường

Rất quan trọng để xác định các chỉ số đo lường sẽ được sử dụng để đánh giá hiệu quả của quá trình onboarding từ xa. Điều này sẽ giúp Bộ phận Nhân sự và tổ chức theo dõi tiến độ và điều chỉnh cần thiết.

Kết luận

Onboarding từ xa là một phần quan trọng của việc tạo môi trường làm việc hiệu quả và giúp nhân viên mới cảm thấy thuộc về công ty ngay từ những ngày đầu tiên. Tuy nhiên, để triển khai chương trình onboarding từ xa thành công, cần phải đối mặt và vượt qua những thách thức có thể phát sinh. 

Bằng cách sử dụng các phương tiện truyền thông và công nghệ hiện đại, cùng với kế hoạch onboarding rõ ràng, công ty có thể đảm bảo nhân viên mới được hòa nhập một cách hiệu quả và nhanh chóng vào môi trường làm việc từ xa.

Nếu bạn đang mong muốn tìm hiểu về trải nghiệm nhân viên để thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp, tham khảo khóa học Thiết kế và triển khai hành trình Trải nghiệm nhân viên xuất sắc của ACEX.