Top các kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản lý cấp cơ sở (Phần 1)

Quản lý cấp cơ sở là những người tiếp xúc trực tiếp với nhân viên và đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự suôn sẻ của công việc hàng ngày. Nhưng để thành công trong vai trò này, họ cần phải trang bị cho mình một loạt các kỹ năng đặc biệt và khả năng thích nghi với môi trường làm việc thay đổi liên tục.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những kỹ năng quan trọng nhất mà một nhà quản trị cấp cơ sở cần phải sở hữu. Những kỹ năng này không chỉ giúp tối ưu hiệu quả trong việc quản lý nhóm của mà còn đóng góp vào sự phát triển và thành công của công ty. Hãy cùng đi sâu vào những khía cạnh quan trọng của vai trò quản lý cấp cơ sở và tìm hiểu cách xây dựng những kỹ năng này để trở thành một nhà quản trị xuất sắc.

Quản lý cấp cơ sở là ai và vai trò đa dạng của họ trong tổ chức

Trong một tổ chức, quản lý cấp cơ sở đóng một vai trò quan trọng và có đa dạng về tên gọi, như Giám sát viên, Quản đốc, Chuyên viên bộ phận, Trưởng nhóm, Trưởng bộ phận, và nhiều chức danh khác tùy thuộc vào ngành nghề và cấu trúc tổ chức cụ thể. Vai trò của họ là cực kỳ quan trọng trong việc duy trì và phát triển sự hoạt động hàng ngày của tổ chức.

Nhiệm vụ chính của quản lý cấp cơ sở là hướng dẫn, giám sát và hỗ trợ những nhân viên trong nhóm của họ để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Họ phải đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng thời hạn và đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng và hiệu suất. Tương tự, họ cũng cần phát triển kỹ năng của nhân viên và giúp họ thăng tiến trong sự nghiệp.

Tuy nhiên, vai trò của quản lý cấp cơ sở không chỉ dừng lại ở việc hướng dẫn và giám sát. Họ thường phải trực tiếp tham gia vào các công việc cụ thể, đặc biệt là khi cần thêm sự hỗ trợ hoặc khi đối mặt với các tình huống khó khăn. Điều này có thể bao gồm việc tham gia vào dự án, xử lý các vấn đề khẩn cấp, hoặc thậm chí làm việc cùng với những nhân viên do họ quản lý để hiểu rõ hơn về quá trình làm việc và giúp họ giải quyết các thách thức.

Một quản lý cấp cơ sở giống như một cầu nối quan trọng giữa cấp quản lý cao cấp và nhân viên. Họ phải có khả năng hiểu rõ chiến lược tổ chức và đồng thời biết cách áp dụng nó trong thực tế hàng ngày. Họ phải là người lãnh đạo tốt, có khả năng tạo động lực cho nhóm và xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

Các kỹ năng quan trọng của quản lý cấp cơ sở

Hãy lãnh đạo như cách bạn muốn được lãnh đạo

Đầu tiên, quản lý cấp cơ sở cần biết rằng để tận dụng tốt đội nhóm, họ cần phải là người dẫn dắt theo cách mà họ muốn bản thân mình được dẫn dắt. Bằng cách lãnh đạo theo cách mà bạn mong muốn môi trường làm việc của bạn, đồng thời cân nhắc đến mục tiêu và chiến lược tổ chức, bạn sẽ đạt được sự thành công trong việc quản lý và lãnh đạo nhân viên một cách hiệu quả dưới tư cách của một quản lý cấp cơ sở. Điều này bao gồm:

1. Sử dụng quyền lực một cách tích cực

Một trong những yếu tố quan trọng của việc lãnh đạo hiệu quả là khả năng sử dụng quyền lực một cách tích cực. Điều này bao gồm tạo ra một môi trường làm việc mà nhân viên cảm thấy tin tưởng và an toàn. Một quản lý cấp cơ sở thông minh biết rằng để đạt được điều này, họ cần phải sử dụng quyền lực của họ một cách công bằng và có trách nhiệm.

Quản lý không nên sử dụng quyền lực để đe dọa hoặc áp đặt. Thay vào đó, họ nên tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và sự thăng tiến trong công việc của nhân viên. Một quản lý thông minh biết cách truyền cảm hứng và khích lệ nhân viên làm việc hết mình bằng cách sử dụng quyền lực để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động viên.

Tạo ra một môi trường làm việc mà nhân viên tin tưởng vào khả năng của họ và biết rằng họ sẽ được đối xử một cách công bằng là quan trọng để duy trì sự hài lòng và hiệu suất cao của đội ngũ. Khi nhân viên cảm thấy họ được đánh giá và kỳ vọng một cách công bằng, họ sẽ làm việc với tinh thần tích cực và đóng góp mạnh mẽ cho sự thành công tổng thể của tổ chức.

Đọc thêm: Top 5 thói quen xấu ngăn cản bạn trở thành nhà lãnh đạo thực thụ

2. Tạo ra một văn hóa làm việc đa dạng và hoà nhập

Một yếu tố quan trọng trong việc lãnh đạo là khả năng tạo ra một văn hóa làm việc đa dạng và hoà nhập. Điều này bao gồm việc khuyến khích sự đa dạng trong đội ngũ làm việc và xây dựng một môi trường mà mọi người cảm thấy họ được đánh giá cao và tôn trọng, không kể về giới tính, tôn giáo, sắc tộc hoặc bất kỳ đặc điểm nào khác.

Các nhóm làm việc đa dạng đã được chứng minh là có khả năng hoạt động hiệu quả hơn và sáng tạo hơn so với các nhóm không đa dạng. Một quản lý thông minh sẽ khuyến khích sự đa dạng trong đội ngũ của mình và tạo ra một môi trường làm việc mà mọi người cảm thấy họ có cơ hội và không bị giới hạn.

Để thực hiện điều này, quản lý cấp cơ sở có thể đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng và thăng tiến công bằng và đa dạng. Họ cũng nên thúc đẩy sự tham gia và góp ý của mọi người, bất kể nguồn gốc hay đặc điểm cá nhân.

3. Khả năng tự nhận thức

Tự nhận thức là khả năng tự nhận biết và hiểu rõ về chính mình. Trong việc lãnh đạo, tự nhận thức mạnh mẽ giúp bạn duy trì sự phát triển và sự thăng tiến cá nhân.

Quản lý cấp cơ sở cần thường xuyên tự xem xét hành vi của họ, cách họ ủy thác nhiệm vụ và hiệu suất làm việc của họ. Điều này giúp họ duy trì sự tập trung vào mục tiêu và điều chỉnh nếu cần thiết để đảm bảo họ đang làm việc theo đúng hướng.

Tự nhận thức cũng giúp quản lý cấp cơ sở hiểu rõ về cách họ tương tác với nhân viên và có khả năng cải thiện mối quan hệ làm việc. Bằng cách tự nhận thức mạnh mẽ, họ có khả năng đứng vững trong vai trò quản lý và đạt được sự tự tin trong việc đưa ra quyết định và định hình môi trường làm việc của họ.

Dù mọi người có cách làm việc và phản ứng với quản lý theo nhiều cách khác nhau, nhưng lãnh đạo tích cực, chuyên nghiệp và đa dạng luôn là yếu tố quan trọng để đạt được sự thành công cho tổ chức.

Giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là điều quan trọng nhất mà một người quản lý có thể có. Nghiên cứu cho thấy rằng giao tiếp kém giữa quản lý và nhân viên dẫn đến sản xuất thấp, xung đột và một môi trường làm việc căng thẳng.

Tại sao giao tiếp hiệu quả quan trọng?

Khi bạn giao tiếp hiệu quả, nhân viên của bạn sẽ:

• Hiểu rõ về công việc và tình hình kinh doanh.
• Được động viên để hoàn thành nhiệm vụ.

Đọc thêm: 5 tips giao tiếp hiệu quả với đội nhóm dựa trên các nhóm tính cách

Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả?

1. Giao tiếp thường xuyên và cụ thể

Tổ chức cuộc họp thường xuyên có thể tạo ra cơ hội cho những cuộc thảo luận sâu sắc và phản hồi đầy đủ. Cuộc họp thường xuyên là cơ hội để bạn và nhóm của bạn cùng thảo luận, trao đổi ý kiến, và cung cấp phản hồi. Điều này giúp mọi người cùng hiểu rõ về mục tiêu và nhiệm vụ. Cuộc họp đều đặn cung cấp khả năng thảo luận chi tiết hơn về các vấn đề đang diễn ra và giúp đảm bảo rằng mọi người trên cùng một trang.

2. Thành thật và minh bạch

Sự thành thật là yếu tố quan trọng để xây dựng lòng tin. Nếu bạn không tin tưởng vào thông tin mà bạn nhận được từ người khác, sẽ rất khó để làm việc hiệu quả. Hãy luôn nói lời thật và minh bạch với nhóm của bạn. Điều này bao gồm việc chia sẻ thông tin quan trọng, ngay cả khi nó không phải là tin tức tốt.

3. Thoải mái và quan tâm 

Một quản lý tốt luôn sẵn sàng lắng nghe và nói chuyện với nhân viên của mình. Điều này tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện cá nhân, nơi mọi người có thể thảo luận về mục tiêu cá nhân, khó khăn, và ý kiến riêng của họ. Nhân viên cần biết rằng họ có giá trị và đang được quản lý quan tâm.

4. Đảm bảo giao tiếp với tất cả mọi người

Quản lý phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được biết về thông tin quan trọng liên quan đến công việc của họ.Hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong tổ chức của bạn biết về các thay đổi, dự án mới, hoặc bất kỳ thông tin quan trọng nào. Điều này không chỉ làm cho mọi người cảm thấy quan trọng và được đánh giá, mà còn tạo ra sự kết nối và gắn kết trong tổ chức.

5. Khuyến khích trò chuyện hai chiều

Thay vì chỉ giao tiếp từ trên xuống, hãy khuyến khích giao tiếp hai chiều. Điều này tạo điều kiện cho quản lý và nhân viên cùng tham gia vào cuộc trò chuyện, góp ý và học hỏi từ nhau. Hãy lắng nghe ý kiến ​​và ý tưởng của nhóm và khuyến khích mọi người thảo luận về cách cải thiện công việc và quá trình làm việc. Cuộc trò chuyện hai chiều thúc đẩy sự học hỏi và phát triển liên tục.

6. Xác định công cụ giao tiếp chung

Trong môi trường làm việc hiện đại, có nhiều công cụ giao tiếp khác nhau như email, cuộc họp trực tuyến, tin nhắn trong tổ chức, và nhiều công cụ khác. Điều quan trọng là đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức biết rõ công cụ nào sẽ được sử dụng cho từng loại trò chuyện và thông tin nào sẽ được chia sẻ thông qua công cụ nào. Điều này giúp tạo sự đồng thuận và hiệu quả trong giao tiếp.

Kết luận

Trong phần đầu của bài viết này, chúng ta đã khám phá những kỹ năng quan trọng mà một nhà quản trị cấp cơ sở cần phải phát triển để đảm bảo sự thành công trong vai trò quản lý. Những kỹ năng này không chỉ giúp tối đa hoá hiệu quả trong việc điều hành nhóm làm việc, mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệpTrong phần tiếp theo của bài viết, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào những kỹ năng khác vô cùng quan trọng đối với vị trí quản lý cấp cơ sở, các tip và hướng dẫn cụ thể để phát triển chúng. Bắt đầu hành trình trở thành  nhà quản lý hiệu suất cao với chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX