Giao tiếp là trụ cột không thể thiếu trong mọi tổ chức và môi trường làm việc. Khả năng giao tiếp hiệu quả không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội nhóm mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hợp tác, thăng tiến dự án, và cùng nhau đạt được mục tiêu chung.
Các bài viết mới nhất
Tuy nhiên, để thực sự giao tiếp hiệu quả, chúng ta cần hiểu rằng mỗi cá nhân có một tính cách và phong cách giao tiếp riêng biệt. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 5 mẹo quan trọng để giao tiếp với đội nhóm, dựa trên các nhóm hành vi khác nhau. Bằng cách thấu hiểu và tôn trọng phong cách của từng thành viên, chúng ta có thể tạo nên môi trường làm việc đa dạng và thú vị, giúp đội nhóm hoạt động một cách mượt mà và hiệu quả.
Tầm quan trọng của giao tiếp với đội nhóm?
Chúng ta thường nghĩ rằng việc giao tiếp chỉ đơn giản là chia sẻ thông tin, nhưng thực tế định nghĩa giao tiếp phức tạp hơn thế. Giao tiếp hiệu quả là về việc tạo mối kết nối và duy trì mối quan hệ với đội nhóm, đồng nghiệp và khách hàng. Điều này đòi hỏi sự thực hành và kiên nhẫn.
Đầu tiên, cần biết rằng có các loại giao tiếp khác nhau – giao tiếp bằng lời nói, viết, phi ngôn ngữ và lắng nghe chủ động. Tùy theo phong cách giao tiếp của bạn, bạn có thể sẽ dựa nhiều hơn vào một hoặc hai trong các kênh giao tiếp này, và cũng vậy với các thành viên trong đội của bạn.
Hãy nghĩ đến giao tiếp bằng lời nói và viết chẳng hạn. Có thể bạn thể hiện mình rõ ràng hơn qua điện thoại hơn là qua email, trong khi điều ngược lại có thể xảy ra với một người khác trong đội của bạn. Khi bạn nhận thức được điều đó, bạn có thể điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình để thu hẹp khoảng cách.
Hơn nữa, phát triển kỹ năng giao tiếp có thể giúp bạn giảm thiểu xung đột, đưa ra các thông tin rõ ràng hơn và dẫn đến sự hài lòng trong công việc tốt hơn cho nhân viên – ngay cả khi bạn phải chia sẻ tin tức không tốt. Trên thực tế, theo một nghiên cứu năm 2015, hơn 90% nhân viên thích nghe tin tức xấu hơn là không có tin tức nào cả. Tóm lại, đã đến lúc bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình.
Các nhóm tính cách là gì?
Có nhiều hệ thống phân loại tính cách khác nhau, nhưng một trong những phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất là hệ thống MBTI (Myers-Briggs Type Indicator).
Hệ thống phân loại “tính cách” DISC Personality Assessment là một công cụ quan trọng trong việc hiểu sâu hơn về cách con người tương tác và làm việc cùng nhau trong môi trường làm việc. Nó dựa trên bốn yếu tố chính: Domination (Sự thống trị), Influence (Sự ảnh hưởng), Steadiness (Sự ổn định) và Conscientiousness (Tính cẩn trọng), tạo nên một cách tiếp cận toàn diện về cách con người phản ứng, giao tiếp và đối mặt với những thách thức hàng ngày.
1. Domination (Sự thống trị) – D:
Phong cách D được đặc trưng bởi tính quyết đoán, mục tiêu hướng tới và tư duy quản lý. Những người có tính cách này thường thích kiểm soát tình hình và có thể đưa ra quyết định nhanh chóng. Họ là những người lãnh đạo tự nhiên và thường xuyên thể hiện quyền lực và sự tự tin trong giao tiếp.
2. Influence (Sự ảnh hưởng) – I:
Phong cách I tập trung vào việc tạo mối quan hệ xã hội và thể hiện sự nhiệt tình. Những người có tính cách này thường là những người giao tiếp giỏi, thích tương tác với người khác và thường mang đến sự sáng tạo và niềm vui cho môi trường làm việc. Họ thường có khả năng thuyết phục mạnh mẽ và thích thú trong việc tạo ra mối kết nối.
3. Steadiness (Sự ổn định) – S:
Phong cách S tạo ra sự ổn định và kiên nhẫn trong môi trường làm việc. Những người có tính cách này thường là những người lắng nghe tốt, phân tích cẩn thận và thường thể hiện sự quan tâm và hỗ trợ đối với người khác. Họ tạo ra môi trường làm việc thân thiện và ổn định, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hòa thuận trong nhóm.
4. Conscientiousness (Sự cẩn trọng) – C:
Phong cách C được đánh giá cao về tính chi tiết, logic và khả năng hoàn thiện công việc. Những người có tính cách này thường quan tâm đến các chi tiết nhỏ và thích làm việc một cách cẩn thận và tỉ mỉ. Họ thường là những người nghiêm túc và có trách nhiệm trong công việc, và thường đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu suất.
Sự hiểu biết về nhóm hành vi DISC có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với các thành viên trong đội nhóm của mình. Khi bạn nhận ra phong cách của mỗi người và cách họ tương tác với môi trường làm việc, bạn có thể tùy chỉnh cách giao tiếp và lãnh đạo để tạo ra môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, thúc đẩy sự hợp tác và đạt được kết quả tốt hơn. Công cụ DISC đã chứng minh được tính hiệu quả trong việc xây dựng giao tiếp hiệu quả và thúc đẩy sự phát triển cá nhân trong môi trường làm việc.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng có nhiều hệ thống phân loại tính cách khác nhau, như hệ thống Big Five (còn gọi là Five Factor Model) và MBTI (Myers-Briggs Type Indicator), mỗi hệ thống có cách tiếp cận và loại hình phân loại riêng biệt.
5 Tips giao tiếp với đội nhóm dựa trên các nhóm hành vi
1. Lắng nghe với sự đồng cảm
Không thể có giao tiếp hiệu quả nếu không biết lắng nghe. Lắng nghe với sự đồng cảm không chỉ đồng nghĩa với việc nghe những gì các thành viên trong đội của bạn muốn nói, mà còn là việc chú ý trong cuộc trò chuyện, không gián đoạn và thể hiện rằng bạn hiểu quan điểm của họ.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các loại phong cách có khó khăn trong việc thể hiện ý kiến vì sợ thất bại và bị từ chối.
Lắng nghe với sự đồng cảm cũng bao gồm việc hiểu phong cách giao tiếp của các thành viên trong đội của bạn. Đây là nơi mà các bài kiểm tra tính cách dành cho doanh nghiệp có thể giúp ích; với nhận thức mới này, bạn có thể điều chỉnh thông điệp của mình một cách phù hợp và tạo môi trường an toàn để mọi người thể hiện ý tưởng của họ và tìm ra những giải pháp sáng tạo.
Tip: Xếp lịch họp riêng tư để kiểm tra tình hình các thành viên trong đội của bạn. Nếu ai đó trong đội gặp khó khăn về mặt tâm lý, họ sẽ cảm thấy an toàn hơn khi chia sẻ điều đó trong một không gian riêng.
2. Tạo không gian cho sáng tạo
Trong cuốn sách về sáng tạo của ông, John Cleese đã nói về hai chế độ tư duy: chế độ đóng và chế độ mở. Theo ông, phần lớn chúng ta hoạt động trong chế độ tư duy ‘đóng’, một chế độ cứng nhắc và chặt chẽ. Tuy nhiên, Cleese cho rằng sáng tạo xảy ra khi bạn ở trong chế độ tư duy ‘mở’, một chế độ mở lòng hơn, sẵn sàng chơi đùa và hài hước.
Những người lãnh đạo thường mong muốn đội nhóm của họ sáng tạo, nhưng họ thường quên để lại không gian cho sự sáng tạo diễn ra. Họ đang ở chế độ đóng. Nhưng làm thế nào để thay đổi điều đó? Cách tốt là bạn có thể bắt đầu tập trung vào lý do của một ý tưởng, thay vì ngay lập tức tìm cách thực hiện theo cách bạn tin rằng nó phải được thực hiện. Điều này thường làm thui chột luồng sáng tạo.
Hơn nữa, hãy nhận thức rằng những người có kiểu tính cách trực giác trong đội của bạn phát triển tốt trong môi trường thay đổi liên tục. Họ có thể là nguồn tài sản quý giá cho đội nhóm của bạn nếu bạn để họ hoạt động trong chế độ ‘mở’ và thể hiện sự sáng tạo.
Tip: Tạo ra các buổi thảo luận ý tưởng mà không tạo áp lực. Nếu có thể, thực hiện hoạt động trực tiếp thay vì trực tuyến, và cố gắng đưa mọi người vào một môi trường thư giãn nơi họ có thể tạo ra ý tưởng mới.
3. Rõ ràng về nhiệm vụ
Các đội làm việc hiệu quả hướng đến mục tiêu cụ thể. Đó là lý do tại sao việc bạn rõ ràng về nhiệm vụ là quan trọng, để mọi người đều biết mình cần phải làm gì. Điều này bắt đầu từ việc tạo ra một văn hóa trung thực, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi yêu cầu bạn hướng dẫn nếu họ mất phương hướng.
Hơn nữa, đảm bảo bạn đưa ra các thông số cơ bản và mục tiêu, và giải thích tại sao bạn đưa ra quyết định đó. Tổ chức cuộc họp để kiểm tra tiến độ cũng là yếu tố quan trọng để giải quyết các vấn đề cụ thể mà nhân viên của bạn có thể đang phải đối mặt.
Tip: Báo cáo bất kỳ thay đổi sắp xảy ra trong dự án càng sớm càng tốt. Các kiểu tính cách truyền thống đôi khi cảm thấy bị áp đảo bởi những thay đổi bất ngờ, vì vậy họ sẽ đánh giá cao điều này!
4. Cung cấp phản hồi định kỳ
Việc cung cấp phản hồi định kỳ là một khía cạnh quan trọng khác trong việc giao tiếp hiệu quả với đội nhóm của bạn. Không ai thích cảm giác bị kiểm soát mọi việc trong công việc, nhưng các thành viên trong đội vẫn cần một chút hướng dẫn về hiệu suất của họ và cách họ có thể cải thiện.
Những cá nhân có tính cách quyết đoán đánh giá cao phản hồi chi tiết, tập trung vào mục tiêu. Tuy nhiên, các kiểu tính cách khác nhạy cảm hơn khi nhận phê bình, vì vậy hãy cân nhắc điều đó. Một quy tắc thông thường là trả lời các câu hỏi một cách chủ động và chỉ ra các hành động cụ thể, thay vì chỉ trích người đó như một nguyên tắc toàn bộ.
Tip: Khi gặp phải các loại tính cách nhạy cảm với phê bình, bạn hãy để ý hơn tới phản hồi của mình. Thay vì chỉ trích một cách tiêu cực, hãy khen ngợi họ về một số điều họ làm đúng.
Đọc thêm: Văn hoá phản hồi – Chìa khoá thành công cho doanh nghiệp
5. Khuyến khích giao tiếp từ dưới lên
Cuối cùng, một chiến lược khác để cải thiện giao tiếp với đội nhóm của bạn là khuyến khích giao tiếp từ dưới lên. Ý kiến phản hồi nào mà các thành viên trong đội của bạn có cho bạn? Trong khi một số loại tính cách có thể thoải mái chia sẻ ý kiến với quản lý, những người hướng nội có thể cần một động lực nhẹ để thể hiện ý kiến của họ.
Hơn nữa, những loại tính cách thích làm việc một mình, có thể do dự khi cần sự trợ giúp khi họ có quá nhiều việc cần làm. Nếu bạn đảm bảo rằng việc yêu cầu sự giúp đỡ là hoàn toàn ổn.
Kết luận:
Trong môi trường làm việc đa dạng ngày nay, khả năng giao tiếp hiệu quả với đội nhóm không chỉ là một kỹ năng quan trọng mà còn là một nhiệm vụ đầy thách thức. Việc áp dụng các mẹo giao tiếp dựa trên các nhóm tính cách khác nhau không chỉ giúp tạo nên một môi trường làm việc thú vị mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự hợp tác và đạt được mục tiêu chung.
Vai trò của một người lãnh đạo là hỗ trợ đội nhóm của mình tiến tới thành công. Khi nhà lãnh đạo thiết lập một văn hóa của sự minh bạch và sự tin tưởng, nhân viên của họ sẽ cảm thấy được khuyến khích bày tỏ ý kiến và tham gia vào các quyết định của doanh nghiệp. Các công cụ đánh giá tính cách được thiết kế đặc biệt cho môi trường làm việc cũng có thể giúp bạn xây dựng thói quen giao tiếp lành mạnh dẫn đến kết quả tốt hơn.
Nếu bạn đang mong muốn tìm hiểu về trải nghiệm nhân viên để thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp, tham khảo khóa học Thấu hiểu nhân viên bằng cách ứng dụng DISC Flow của ACEX.
Khóa học cài đặt văn hóa có chủ đích, phát triển tổ chức gắn kết - hiệu suất cao