Phương pháp lập kế hoạch công việc hiệu quả cho nhà quản lý

Phương pháp lập kế hoạch công việc hiệu quả cho nhà quản lý

Kỹ năng lập kế hoạch là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ nhà quản lý nào. Việc có một kế hoạch công việc chi tiết và hiệu quả giúp quản lý tổ chức và sắp xếp thời gian một cách hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa sự phân công công việc và tài nguyên. Trên cơ sở đó, phương pháp 5W 1H 2C 5M cung cấp một khung tham khảo mạnh mẽ để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch của bạn.

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng xác định mục tiêu, phân tích tình huống, xác định các bước cần thiết và định lịch các hoạt động để đạt được mục tiêu đó. Nó liên quan đến khả năng tạo ra một kế hoạch chi tiết và có cấu trúc để quản lý công việc, dự án hoặc mục tiêu cụ thể.

Kỹ năng lập kế hoạch bao gồm nhiều khía cạnh, bao gồm:

Xác định mục tiêu

Khả năng đặt ra mục tiêu rõ ràng và đo lường được. Mục tiêu cần được cụ thể hóa và có thể đo lường để xác định tiến trình và thành công của kế hoạch.

Phân tích tình huống

Khả năng phân tích và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến kế hoạch. Điều này bao gồm việc hiểu rõ môi trường, tài nguyên, rủi ro và cơ hội để định rõ các yếu tố cần xem xét trong quá trình lập kế hoạch.

Xác định bước cần thiết

Khả năng xác định các bước cụ thể để đạt được mục tiêu. Điều này bao gồm việc phân chia mục tiêu lớn thành các công việc nhỏ hơn và xác định thứ tự ưu tiên và mối quan hệ giữa chúng.

Định lịch hoạt động

Khả năng lên lịch các hoạt động và định thời gian thực hiện chúng. Điều này bao gồm xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động, đồng thời xác định thứ tự và mối quan hệ giữa các hoạt động.

Xác định tài nguyên

Khả năng xác định các tài nguyên (nhân lực, vật liệu, tài chính, công cụ) cần thiết cho từng hoạt động. Điều này đảm bảo rằng các tài nguyên được phân bổ một cách hợp lý và hiệu quả để đạt được mục tiêu.

Đánh giá và kiểm soát

Khả năng theo dõi và đánh giá tiến trình của kế hoạch, đồng thời thực hiện các biện pháp kiểm soát và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo kế hoạch vẫn đúng hướng và đạt được mục tiêu.

Linh hoạt và định hướng

Khả năng thích nghi và điều chỉnh kế hoạch trong trường hợp có thay đổi hoặc tình huống bất ngờ xảy ra. Điều này yêu cầu linh hoạt trong suy nghĩ và quyết định, cũng như khả năng định hướng lại mục tiêu và bước đi khi cần thiết.

Ý nghĩa của kỹ năng lập kế hoạch

Chủ động kiểm soát, phát triển bản thân

Khi bạn lập kế hoạch, bạn phải xem xét và đánh giá những kỹ năng hiện có của mình và nhận biết những kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu. Điều này mở ra cơ hội để bạn tự phát triển và nâng cao kỹ năng của mình thông qua việc học hỏi, đào tạo và trải nghiệm mới. Khi bạn đặt kế hoạch phát triển bản thân, bạn tạo ra một bản đồ chi tiết và hướng dẫn để trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình.

Hướng dẫn và định hình

Kỹ năng lập kế hoạch giúp nhà quản lý xác định được hướng đi chính xác cho công việc và mục tiêu. Thay vì chỉ tiến hành làm việc mà không có hướng dẫn rõ ràng, việc lập kế hoạch giúp định rõ các bước cần thiết để đạt được mục tiêu và tạo ra một lộ trình cụ thể để theo dõi tiến trình. Điều này giúp cho quá trình làm việc trở nên có cấu trúc và mục tiêu hơn, và mọi người đều biết rõ mình cần làm gì và làm thế nào để đạt được mục tiêu.

Tăng hiệu suất và hiệu quả:

Kỹ năng lập kế hoạch giúp tối ưu hóa sử dụng thời gian, tài nguyên và năng lực. Khi có một kế hoạch chi tiết và cấu trúc, nhà quản lý có thể loại bỏ các hoạt động không cần thiết và tập trung vào những công việc quan trọng nhất.

Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, từ đó tăng hiệu suất và hiệu quả trong công việc. Thay vì phải làm việc theo kiểu “làm điều gì đến đó”, kỹ năng lập kế hoạch cho phép nhà quản lý xác định rõ những công việc cần làm và tập trung nỗ lực vào việc hoàn thành chúng một cách chủ động.

Quản lý rủi ro và thách thức:

Một phần quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch là khả năng nhìn ra các rủi ro và thách thức có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc. Kế hoạch tốt sẽ giúp nhà quản lý nhận biết và đối mặt với những khó khăn và rủi ro có thể phát sinh.

Điều này cho phép họ chuẩn bị trước, xác định biện pháp phòng ngừa và lập kế hoạch cho các tình huống xấu nhất có thể xảy ra. Điều này giúp giảm thiểu tác động tiêu cực của các rủi ro và thách thức, đồng thời tăng khả năng thành công của dự án hoặc công việc.

Tăng tính tổ chức và sắp xếp:

Kỹ năng lập kế hoạch giúp tạo ra sự tổ chức và sắp xếp cho công việc. Đầu tiên, nó giúp phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn và xác định thứ tự ưu tiên và mối quan hệ giữa chúng. Điều này giúp nhà quản lý và nhân viên có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình làm việc.

Thứ hai, nó giúp phân công công việc một cách rõ ràng, xác định trách nhiệm của từng người và đảm bảo rằng mọi người đều biết rõ công việc của mình. Sự tổ chức và sắp xếp giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn, tránh xung đột và tăng khả năng làm việc theo nhóm.

Tạo lòng tin và động lực:

Khi có một kế hoạch lập trình rõ ràng và chi tiết, nó tạo lòng tin và động lực cho nhà quản lý và nhân viên. Khi mọi người thấy được mục tiêu rõ ràng và biết rõ các bước cụ thể để đạt được mục tiêu đó, họ có động lực cao hơn để làm việc và cam kết hơn với kế hoạch. Đồng thời, kế hoạch cũng tạo ra lòng tin trong việc đạt được kết quả, vì nó cung cấp một lộ trình và một cơ chế kiểm soát để đảm bảo tiến độ thực hiện công việc.

Định hướng và sự linh hoạt:

Kỹ năng lập kế hoạch không chỉ giúp định hướng cho công việc mà còn cung cấp sự linh hoạt để điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Trong quá trình thực hiện công việc, có thể xảy ra thay đổi, tình huống bất ngờ hoặc yêu cầu mới xuất hiện. Trong trường hợp này, kỹ năng lập kế hoạch cho phép nhà quản lý điều chỉnh và thích nghi với sự thay đổi. Họ có thể linh hoạt trong việc thay đổi kế hoạch, định hướng lại mục tiêu và bước đi, đồng thời đưa ra các quyết định thông minh và linh hoạt để đạt được mục tiêu.

Sự linh hoạt trong kỹ năng lập kế hoạch cho phép nhà quản lý và nhân viên phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với các tình huống không mong đợi và tạo điều kiện cho sự thành công trong môi trường không chắc chắn.

8 Bước lập kế hoạch công việc chi tiết, hiệu quả

Bước 1: Chia nhỏ kế hoạch theo ngày/tuần/quý/năm

Chia nhỏ kế hoạch theo đơn vị thời gian nhỏ hơn giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc và quản lý thời gian hiệu quả. Bằng cách xác định các đơn vị thời gian cụ thể như ngày, tuần, quý hoặc năm, bạn có thể phân bổ và ưu tiên công việc dựa trên thời gian và ưu tiên quan trọng của từng đơn vị thời gian. Điều này giúp bạn theo dõi tiến trình và đảm bảo việc hoàn thành công việc theo kế hoạch.

Bước 2: Xác định mục tiêu công việc

Mục tiêu công việc là kết quả hoặc thành tựu mà bạn muốn đạt được. Xác định mục tiêu giúp bạn định hình hướng đi và tạo động lực cho công việc. Mục tiêu nên được xác định một cách cụ thể, có thể đo lường được và có thời gian cụ thể để đạt được. Điều này giúp bạn tập trung vào mục tiêu và có sự hướng dẫn rõ ràng trong việc lập kế hoạch và thực hiện công việc.

Tham khảo cách thiết lập mục tiêu cho đội nhóm tại đây

Bước 3: Liệt kê những công việc cần làm

Tại bước này, bạn liệt kê tất cả các công việc cần hoàn thành để đạt được mục tiêu công việc. Hãy ghi chú lại từng công việc chi tiết và cụ thể mà bạn cần thực hiện. Điều này giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào và đảm bảo rằng bạn có cái nhìn tổng quan về tất cả các công việc cần thực hiện.

Bước 4: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi đã liệt kê các công việc, bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để quyết định công việc nào cần được hoàn thành trước. Xem xét sự quan trọng, ưu tiên và mối quan hệ giữa các công việc để xác định thứ tự ưu tiên. Điều này giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo đúng thứ tự.

Tham khảo các phương pháp sắp xếp công việc với bài viết 7 Phương Pháp Sắp Xếp Thứ Tự Ưu Tiên Cho Công Việc

Bước 5: Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý

Ở bước này, bạn cần xem xét và phân bổ nguồn nhân lực một cách hợp lý cho từng công việc. Xem xét khả năng và sẵn có của các thành viên trong nhóm hoặc đối tác liên quan và phân công công việc cho từng người sao cho phù hợp với năng lực và trách nhiệm của mỗi người. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được giao cho người có khả năng và nguồn lực phù hợp, từ đó đảm bảo tiến độ công việc và chất lượng công việc.

Bước 6: Triển khai công việc

Bước này là giai đoạn thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được xác định trước. Tạo lịch trình cho từng công việc, đặt mục tiêu hoàn thành và tiến hành thực hiện công việc một cách có hệ thống. Bạn có thể sử dụng các công cụ như bảng công việc, lịch, hoặc phần mềm quản lý dự án để theo dõi và quản lý tiến trình công việc.

Bước 7: Linh hoạt ứng phó với các vấn đề không mong muốn

Trong quá trình thực hiện công việc, có thể xảy ra các vấn đề không mong muốn hoặc thay đổi. Ở bước này, bạn cần linh hoạt và ứng phó với các tình huống bất ngờ. Hãy cân nhắc và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo rằng công việc tiếp tục diễn ra thuận lợi và không bị ảnh hưởng bởi các vấn đề không mong muốn.

Bước 8: Đo lường, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Sau mỗi tuần hoặc giai đoạn quy định, hãy đo lường và đánh giá năng lực của bạn. Xem xét tiến độ, kết quả và các chỉ số liên quan để đánh giá hiệu quả của kế hoạch. Điều này giúp bạn nhận biết những điểm mạnh và yếu, cũng như điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để đạt được hiệu suất tốt hơn. Đánh giá năng lực giúp bạn cải thiện và điều chỉnh kế hoạch của mình theo thời gian.

Mô hình 5W 1H 2C 5M trong việc nâng cao kỹ năng lập kế hoạch

Mô hình 5W 1H 2C 5M được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Phương pháp này khá tiện lợi và phù hợp để thực hành kỹ năng xây dựng kế hoạch cá nhân.

Mô hình 5W bao gồm các yếu tố sau:

Why (Mục tiêu công việc)

Tại sao cần xây dựng kế hoạch này? Trước khi bắt đầu lập kế hoạch, cần xác định mục tiêu của công việc. Điều này giúp bạn hiểu rõ lý do và ý nghĩa của công việc. Mục tiêu có thể liên quan đến tăng hiệu suất, đạt mục tiêu tài chính, phát triển sản phẩm, v.v. Hiểu rõ mục tiêu giúp bạn tập trung và có động lực trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện công việc.

What (Danh sách công việc)

Thực hiện những nhiệm vụ nào để đạt được mục tiêu? Ở bước này, bạn cần liệt kê các công việc cụ thể mà bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu công việc. Ghi chú các nhiệm vụ chi tiết và cụ thể để bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào. Danh sách công việc giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các bước cần thiết để đạt được mục tiêu.

Where (Địa điểm thực hiện)

Các đầu mục công việc trên sẽ được thực hiện ở đâu? Địa điểm đó có điều kiện gì hay không? Câu hỏi “Where” đề cập đến địa điểm thực hiện công việc. Điều này liên quan đến việc xác định nơi mà các công việc sẽ được thực hiện. Địa điểm có thể là văn phòng, xưởng sản xuất, trung tâm nghiên cứu, hoặc thậm chí có thể là một địa điểm ảo trên mạng. Nắm vững địa điểm giúp bạn đảm bảo rằng công việc được thực hiện trong môi trường thích hợp và có đủ điều kiện để hoàn thành.

When (Thời gian thực hiện) 

Mỗi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành trong bao lâu? Khi nào thì bắt đầu? Yếu tố “When” liên quan đến thời gian thực hiện công việc. Bạn cần xác định thời gian dự kiến để hoàn thành mỗi công việc cụ thể. Điều này giúp bạn lên lịch và ưu tiên công việc theo đúng thời gian. Nắm rõ thời gian cũng giúp bạn phối hợp công việc và đảm bảo tiến độ công việc suôn sẻ.

Who (Ai chịu trách nhiệm)

Ai sẽ là người đảm trách các nhiệm vụ đã liệt kê trên? Công việc đó có cần sự giúp đỡ từ ai không? Câu hỏi “Who” liên quan đến việc xác định người chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ đã liệt kê. Xác định rõ người chịu trách nhiệm và phân công công việc giúp đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ được thực hiện bởi người có kỹ năng và năng lực phù hợp.

Đôi khi, một công việc có thể yêu cầu sự hỗ trợ từ người khác. Xác định người liên quan giúp bạn tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành một cách hiệu quả.

1H – How (Làm thế nào?)

Xác định cách thức thực hiện công việc. Điều này bao gồm việc xác định các phương pháp, quy trình và hoạt động cụ thể để thực hiện công việc. Điều này giúp bạn có kế hoạch thực hiện chi tiết và sắp xếp công việc một cách hiệu quả.

2 C bao gồm: Control – Check

Control (Phương pháp kiểm soát):

Các nhiệm vụ cần được kiểm soát: Xác định những nhiệm vụ nào cần được kiểm soát để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. Điều này bao gồm các công việc quan trọng, công việc có yêu cầu đặc biệt, hoặc những công việc có tiềm ẩn nguy cơ lỗi hoặc trễ hẹn.

Phương pháp kiểm soát: Xác định phương pháp kiểm soát và quản lý công việc. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập hệ thống ghi chú, đặt lịch họp, sử dụng công cụ quản lý dự án, hoặc áp dụng các quy trình và tiêu chuẩn quản lý dự án.

Tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc: Định rõ tiêu chuẩn và tiêu chí để đánh giá kết quả công việc. Điều này giúp xác định được mức độ hoàn thành, chất lượng công việc, và sự tuân thủ các yêu cầu và tiêu chuẩn đã được đề ra.

Check (Phương pháp kiểm tra):

Nội dung cần kiểm tra: Xác định các nội dung cần được kiểm tra để đảm bảo sự hoàn thành và chất lượng công việc. Điều này có thể bao gồm kiểm tra tiến độ, kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra tuân thủ các quy trình và tiêu chuẩn, kiểm tra nguồn lực và tài liệu cần thiết.

Tần suất kiểm tra: Xác định tần suất và thời điểm kiểm tra. Có thể kiểm tra công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc theo một lịch trình cụ thể phù hợp với tính chất và quy mô của công việc.

Lưu ý khi thực hiện kiểm tra: Xác định các lưu ý quan trọng khi thực hiện kiểm tra công việc. Điều này có thể bao gồm việc đảm bảo tài liệu kiểm tra được cập nhật, ghi chú lại các vấn đề phát hiện được, đảm bảo tính khách quan và công bằng trong quá trình kiểm tra.

Trong trường hợp kế hoạch được thực hiện thông qua teamwork, ghi chú lại các thông tin liên quan và chia sẻ với nhóm là rất quan trọng. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm đều có thông tin cần thiết và có thể cùng nhau thực hiện kiểm tra và kiểm soát công việc một cách hiệu quả.

5 M bao gồm: Man – Money – Material – Machine – Method

Man (Nhân lực)

Trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng: Xác định xem những người được giao nhiệm vụ có đạt tiêu chuẩn về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng cần thiết hay không. Điều này đảm bảo rằng người thực hiện công việc có đủ khả năng và hiểu biết để hoàn thành nhiệm vụ.

Phân công và phối hợp công việc: Xác định ai sẽ được giao nhiệm vụ cụ thể và cách thức phối hợp công việc trong nhóm làm việc. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng công việc được thực hiện bởi những người có khả năng và sự phối hợp tốt nhất.

Money (Ngân sách):

Chi phí dự án: Xác định chi phí dự án, bao gồm cả nguồn vốn cần thiết để thực hiện công việc. Điều này bao gồm xác định ngân sách tổng thể và phân bổ nguồn lực tài chính cho các yếu tố khác nhau của dự án.

Kỳ hạn giải ngân: Xác định thời gian cần thiết để giải ngân nguồn vốn cho dự án. Điều này giúp bạn lên lịch và đảm bảo rằng nguồn lực tài chính sẽ được sử dụng đúng thời điểm và đảm bảo tiến độ công việc.

Material (Hệ thống cung ứng):

Tiêu chuẩn nhà cung ứng: Xác định các tiêu chuẩn và yêu cầu để trở thành nhà cung ứng phù hợp với kế hoạch nhân sự. Điều này bao gồm xem xét các yếu tố như chất lượng sản phẩm, khả năng cung cấp đúng thời điểm, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, v.v.

Quản lý hệ thống cung ứng: Xác định cách quản lý hệ thống cung ứng, bao gồm việc lên kế hoạch và kiểm soát nguồn cung ứng. Điều này giúp đảm bảo rằng các tài liệu, vật liệu và dịch vụ cần thiết sẽ được cung cấp đúng thời điểm và đảm bảo chất lượng công việc.

Machine (Máy móc):

Phù hợp với yêu cầu công việc: Xác định xem các thiết bị kỹ thuật hiện tại có phù hợp với yêu cầu của công việc hay không. Điều này bao gồm xem xét các công nghệ, máy móc và phần mềm cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Áp dụng kỹ thuật và máy móc: Xác định các kỹ thuật và máy móc cần được áp dụng để tối ưu hóa quá trình làm việc và đạt được hiệu suất cao. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng công nghệ mới, tự động hóa công việc hoặc cải tiến các quy trình làm việc.

Method (Phương pháp):

Tối ưu hóa vận hành nhân sự: Xác định phương pháp vận hành nhân sự để đạt được hiệu suất tốt nhất. Điều này bao gồm việc xác định các quy trình làm việc, phân chia nhiệm vụ và phối hợp công việc để tăng cường hiệu suất và tối ưu hóa sự cộng tác.

Định rõ quy trình và quy chuẩn: Xác định các quy trình và quy chuẩn cần tuân thủ trong công việc. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và chất lượng công việc, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp.

Kết luận

Với các phương pháp và kỹ năng lập kế hoạch này, nhà quản lý có thể đạt được sự tổ chức và hiệu quả cao trong công việc. Lập kế hoạch đúng cách giúp tối ưu hóa sử dụng thời gian, tài nguyên và đạt được kết quả mục tiêu. Hãy áp dụng các phương pháp và kỹ năng lập kế hoạch này vào công việc hàng ngày của bạn và trở thành một nhà quản lý hiệu quả.

Trau dồi và cải thiện những kỹ năng cần thiết để trở thành nhà quản lý được săn đón với chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.