Đối với một nhà quản lý, sắp xếp công việc hiệu quả trong bối cảnh những áp lực công việc và yêu cầu ngày càng gia tăng đang trở thành một thách thức lớn. Làm sao để quản lý thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo rằng các công việc quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn?
Các bài viết mới nhất
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn 7 phương pháp sắp xếp công việc được chứng minh là hiệu quả cho nhà quản lý.
Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?
Kỹ năng sắp xếp công việc là khả năng tổ chức và quản lý các nhiệm vụ, công việc và thời gian một cách có hệ thống và hiệu quả. Nó đòi hỏi khả năng xác định, đánh giá và xếp hạng mức độ ưu tiên của các công việc, từ đó xây dựng một kế hoạch hoàn thành công việc một cách có trật tự và hiệu quả.
Tại sao nhà quản lý cần sắp xếp công việc hợp lý
Tránh lúng túng khi làm quá nhiều công việc
Khi không có sắp xếp công việc hợp lý, nhà quản lý có thể bị áp lực và quá tải với quá nhiều nhiệm vụ. Điều này dẫn đến sự lúng túng, khả năng đánh mất sự tập trung và không thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Tuy nhiên, bằng cách ưu tiên và xác định thứ tự công việc, nhà quản lý có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành một cách hiệu quả.
Hiệu quả làm việc được nâng cao

Khi công việc được sắp xếp hợp lý, nhà quản lý có thể tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Bằng cách ưu tiên và xác định mức độ quan trọng của công việc, nhà quản lý có thể đảm bảo rằng công việc quan trọng nhất được hoàn thành đúng thời hạn và đạt được kết quả mong muốn. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng nguồn lực và thời gian được sử dụng một cách hiệu quả.
Dễ dàng giải quyết vấn đề phát sinh
Khi công việc được sắp xếp hợp lý, nhà quản lý có thể dễ dàng xác định và ưu tiên các vấn đề phát sinh. Bằng cách định rõ thứ tự ưu tiên và tập trung vào công việc quan trọng nhất, nhà quản lý có thể giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp tránh tình trạng vấn đề lan rộng và có thể xử lý chúng một cách kịp thời.
Có thêm thời gian cho bản thân
Sắp xếp công việc hợp lý giúp nhà quản lý quản lý thời gian một cách thông minh. Bằng cách ưu tiên và tập trung vào công việc quan trọng, nhà quản lý có thể giành thời gian cho bản thân, nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Điều này giúp giảm căng thẳng và stress, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cá nhân và tăng cường sự hài lòng trong công việc.
Tập trung làm việc tốt hơn
Khi công việc được sắp xếp hợp lý, nhà quản lý có thể tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ hiện tại. Điều này giúp tăng cường sự tập trung và năng suất làm việc. Bằng cách loại bỏ các công việc không quan trọng hoặc ưu tiên chúng theo thứ tự đúng, nhà quản lý có thể làm việc một cách hiệu quả và đạt được kết quả cao hơn.
Được nhân viên cấp dưới và sếp cấp trên đánh giá cao
Kỹ năng sắp xếp công việc cho thấy sự tổ chức và khả năng lãnh đạo của nhà quản lý. Khi công việc được tổ chức và hoàn thành một cách có trật tự, nhân viên cấp dưới và sếp cấp trên sẽ đánh giá cao khả năng quản lý của nhà quản lý. Điều này có thể dẫn đến sự tín nhiệm và tôn trọng từ đồng nghiệp và sự thăng tiến trong sự nghiệp.
Đảm bảo sự linh hoạt và ứng phó với sự thay đổi
Khi công việc được sắp xếp hợp lý, nhà quản lý dễ dàng nhận biết và ứng phó kịp thời với sự thay đổi. Bằng cách có sự linh hoạt trong lập kế hoạch và sắp xếp công việc, nhà quản lý có thể thích ứng với tình huống mới và đảm bảo rằng công việc vẫn được hoàn thành đúng thời hạn và theo yêu cầu thay đổi. Điều này tạo ra sự linh hoạt và khả năng ứng phó, giúp tổ chức thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.
Các phương pháp sắp xếp công việc
Tạo một Master List rồi chia nhỏ ra thành mục tiêu từng tháng, từng tuần, từng ngày

Phương pháp này là một cách tiếp cận hiệu quả để tổ chức công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng cấp độ thời gian khác nhau.
Cách áp dụng phương pháp Master List như sau:
Đầu tiên, bạn bắt đầu bằng việc tạo ra một Master List, tức là một danh sách tổng hợp tất cả các công việc mà bạn đang làm và cần làm trong tương lai gần. Bạn có thể sử dụng một văn bản, một ứng dụng hoặc một mảnh giấy để ghi lại mọi công việc.
Sau đó, bạn chia nhỏ Master List thành các mục tiêu theo thời gian, bắt đầu từ mục tiêu hàng tháng. Từ danh sách tổng hợp, bạn rút ra những mục tiêu quan trọng và cần hoàn thành trong thời gian một tháng. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những gì cần được hoàn thành trong một khung thời gian dài hơn.
Tiếp theo, bạn chia mục tiêu hàng tháng thành các mục tiêu hàng tuần. Bằng cách phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn, bạn có thể tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất của tuần đó. Điều này giúp bạn tổ chức công việc và tăng khả năng hoàn thành các nhiệm vụ theo đúng thời gian.
Cuối cùng, bạn chia mục tiêu hàng tuần thành các mục tiêu hàng ngày. Trước khi bắt đầu mỗi ngày, bạn lựa chọn những nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách hàng tuần và xác định mục tiêu cho ngày đó. Bằng cách tập trung vào từng nhiệm vụ một và hoàn thành chúng một cách tuần tự, bạn có thể duy trì sự tập trung và hiệu suất làm việc cao.
Phương pháp này giúp bạn có một cấu trúc tổ chức công việc rõ ràng và tiến độ đúng hẹn. Nó giúp bạn xác định và ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và thời gian, từ đó tăng khả năng hoàn thành các nhiệm vụ trong thời gian cho phép và đạt được kết quả mong đợi. Bên cạnh đó, việc chia nhỏ công việc và tạo mục tiêu cụ thể cho từng cấp độ thời gian giúp bạn duy trì sự tập trung và kiểm soát công việc một cách hiệu quả.
Dùng Ma trận Eisenhower để phân biệt những việc “khẩn cấp” và những việc “quan trọng”

Ma trận Eisenhower là một công cụ hữu ích để phân biệt và ưu tiên công việc dựa trên mức độ “khẩn cấp” và “quan trọng”. Được phát triển bởi cựu Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower, ma trận này chia không gian làm việc thành 4 ô vuông nhỏ, mỗi ô đại diện cho một loại công việc cụ thể.
Cách áp dụng ma trận Eisenhower như sau:
Việc “Khẩn cấp và Quan trọng” (Urgent and Important): Trong ô này, bạn đặt những công việc mà cần được xử lý ngay lập tức và có đóng góp quan trọng cho mục tiêu và nhiệm vụ lớn hơn. Đây là những công việc cần sự tập trung cao và ưu tiên hàng đầu.
Việc “Quan trọng nhưng không Khẩn cấp” (Important but Not Urgent): Ở ô này, bạn đặt những công việc có ý nghĩa lớn và đóng góp vào mục tiêu và nhiệm vụ dài hạn của bạn, nhưng không yêu cầu sự xử lý ngay lập tức. Đây là những công việc cần được lên kế hoạch và dành thời gian chất lượng để thực hiện.
Việc “Khẩn cấp nhưng không Quan trọng” (Urgent but Not Important): Ở ô này, bạn đặt những công việc có yêu cầu khẩn cấp nhưng không có đóng góp quan trọng đến mục tiêu và nhiệm vụ lớn hơn. Đây là những công việc có thể được giao cho người khác hoặc giải quyết một cách nhanh chóng để giải phóng thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
Việc “Không Quan trọng và không Khẩn cấp” (Not Important and Not Urgent): Ở ô này, bạn đặt những công việc không có giá trị quan trọng và không yêu cầu xử lý ngay lập tức. Đây là những công việc có thể bị loại bỏ hoặc hoãn lại mà không ảnh hưởng đáng kể đến mục tiêu và nhiệm vụ của bạn.
Bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower, bạn có thể có cái nhìn tổng quan về tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của từng công việc, từ đó ưu tiên và phân chia thời gian và nguồn lực một cách thông minh và hiệu quả. Điều này giúp bạn tránh lãng phí thời gian và tập trung vào những công việc quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất.
Tập trung vào những việc thật sự quan trọng bằng Phương pháp Ivy Lee

Phương pháp Ivy Lee là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả để tập trung vào những việc thực sự quan trọng trong công việc hàng ngày. Được sáng tạo bởi chuyên gia tư vấn về hiệu suất làm việc Ivy Lee hơn 100 năm trước, phương pháp này giúp bạn xác định và ưu tiên công việc một cách tỉnh táo và hiệu quả.
Cách thực hiện phương pháp Ivy Lee như sau:
Cuối mỗi ngày làm việc, viết ra 6 việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Hãy đảm bảo rằng số lượng công việc không vượt quá 6, để đảm bảo sự tập trung và khả năng hoàn thành cao hơn.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho 6 việc này dựa trên mức độ quan trọng thực sự của chúng. Xác định công việc quan trọng nhất và xếp nó ở vị trí hàng đầu, sau đó tiếp theo là công việc quan trọng thứ hai, và tiếp tục như vậy cho đến công việc quan trọng thứ sáu.
Khi bắt đầu ngày làm việc mới, tập trung hoàn thành công việc ưu tiên đầu tiên trong danh sách. Dành hết năng lượng và thời gian cho công việc này cho đến khi hoàn thành hoặc đạt được tiến độ đáng kể.
Sau khi hoàn thành công việc đầu tiên, chuyển sang công việc ưu tiên thứ hai và tiếp tục quá trình này cho đến khi hoàn thành tất cả các công việc trong danh sách. Nếu có công việc chưa hoàn thành, hãy chuyển nó sang danh sách công việc cho ngày tiếp theo.
Lặp lại quá trình trên mỗi ngày làm việc mới. Mỗi ngày, viết lại danh sách 6 công việc quan trọng nhất dựa trên ưu tiên và tiếp tục tuân thủ quy trình này.
Phương pháp Ivy Lee giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và giải quyết chúng một cách tuần tự. Bằng cách giới hạn số lượng công việc và ưu tiên theo mức độ quan trọng, phương pháp này giúp bạn tránh sự phân tán và tập trung vào những việc có ảnh hưởng lớn đến thành công công việc của bạn.
Phương pháp ABCDE để sắp xếp những công việc có mức độ ưu tiên gần giống nhau

Phương pháp ABCDE của Brian Tracy là một phương pháp sắp xếp và ưu tiên công việc dựa trên mức độ ưu tiên và quan trọng của chúng. Đây là cách tiếp cận để xếp hạng và phân loại các công việc có mức độ ưu tiên gần giống nhau thành các cấp bậc khác nhau.
Cách thực hiện phương pháp ABCDE như sau:
Gán cho mỗi công việc trong danh sách một chữ cái từ A đến E, trong đó A là độ ưu tiên cao nhất và E là độ ưu tiên thấp nhất. Đây là việc xác định sự quan trọng tương đối của mỗi công việc trong danh sách.
Trong những công việc được đánh A, gán một số con số thể hiện thứ tự ưu tiên của chúng. Ví dụ: A1 là công việc quan trọng nhất cần hoàn thành đầu tiên, A2 là công việc quan trọng thứ hai, và tiếp tục như vậy.
Tiếp theo, đến các công việc được đánh B, không cần xếp thứ tự ưu tiên chi tiết, mà chỉ đặt chúng trong danh sách theo thứ tự xuất hiện.
Công việc được đánh C, D, E có mức độ ưu tiên thấp hơn, nên bạn có thể xếp chúng theo thứ tự xuất hiện hoặc nhóm chúng lại với các công việc tương tự.
Phương pháp này giúp bạn xếp hạng và phân chia công việc theo mức độ quan trọng và ưu tiên của chúng. Bằng cách gán chữ cái và số cho từng công việc, bạn có thể biết được mức độ ưu tiên của từng công việc so với nhau. Điều này giúp bạn tổ chức công việc một cách rõ ràng và tập trung vào những việc quan trọng nhất trước, đồng thời giải quyết những công việc ít quan trọng hơn sau đó.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng phương pháp này chỉ là một hướng dẫn chung và bạn có thể điều chỉnh và tùy chỉnh nó để phù hợp với tình huống và phong cách làm việc của bạn. Quan trọng nhất là bạn hiểu và áp dụng phương pháp để tăng khả năng ưu tiên và quản lý công việc một cách hiệu quả.
Khởi động một ngày bằng cách ăn “con ếch sống” trước

Cách khởi động một ngày bằng cách ăn “con ếch sống” trước là một phương pháp đưa ra bởi nhiều chuyên gia về hiệu suất làm việc và đã được nhắc đến bởi Mark Twain. Ý nghĩa của cụm từ này là hoàn thành công việc khó nhất, quan trọng nhất ngay từ đầu ngày làm việc.
Bằng cách tập trung vào công việc quan trọng nhất đầu tiên, bạn đặt mục tiêu và tiến đến việc hoàn thành nhiệm vụ khó nhằn ngay từ đầu.
Điều này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
Tạo động lực và cảm hứng: Hoàn thành một công việc quan trọng và khó nhằn ngay từ đầu sẽ tạo ra cảm giác thành tựu và động lực để tiếp tục làm việc trong ngày. Nó giúp bạn bắt đầu ngày với sự tự tin và năng lượng tích cực.
Giải quyết việc quan trọng sớm: Bằng cách hoàn thành công việc quan trọng nhất ngay từ đầu, bạn đảm bảo rằng công việc có giá trị cao được xử lý và không bị trì hoãn. Điều này giúp bạn tránh áp lực và cảm giác bị đè bởi công việc quan trọng khiến bạn phải vội vàng hoặc làm việc trong thời gian hạn chế.
Tập trung vào việc quan trọng: Bằng cách ưu tiên công việc quan trọng nhất ngay từ đầu, bạn có thể tập trung hơn vào nhiệm vụ quan trọng mà không bị phân tán bởi những công việc khác.
Tạo không gian cho sự phát triển: Sau khi hoàn thành công việc quan trọng nhất, bạn có thể dành thời gian cho những công việc khác và sử dụng năng lượng còn lại để phát triển và đạt được nhiều mục tiêu khác.
Điều quan trọng là bạn phải xác định công việc quan trọng nhất và khởi đầu ngày với việc hoàn thành nó. Điều này đòi hỏi sự tổ chức và quản lý thời gian tốt.
Cắt bỏ những mục tiêu “vừa đủ” bằng Phương pháp 2 danh sách của Warren Buffett

Cắt bỏ những mục tiêu “vừa đủ” bằng Phương pháp 2 danh sách của Warren Buffett
Phương pháp “2 danh sách” của Warren Buffett là một phương pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả để cắt bỏ những mục tiêu “vừa đủ” và tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất. Phương pháp này giúp bạn tái đánh giá và ưu tiên lại danh sách mục tiêu của mình để đảm bảo rằng bạn đang đạt được những mục tiêu đáng chú ý và không lãng phí thời gian và năng lượng cho những mục tiêu không quan trọng.
Cách thực hiện phương pháp 2 danh sách như sau:
Viết ra 25 mục tiêu hàng đầu của bạn. Đây có thể là những mục tiêu cuộc sống, sự nghiệp, tài chính, hoặc bất kỳ lĩnh vực nào mà bạn muốn đạt được.
Khoanh tròn 5 mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách đó. Đây là những mục tiêu mà bạn cho rằng quan trọng nhất và muốn tập trung nỗ lực để đạt được.
Những mục tiêu không được khoanh tròn sẽ được xem là “những mục tiêu vừa đủ”. Thay vì dành thời gian và năng lượng để hoàn thành những mục tiêu này, hãy quyết định tránh xa chúng bằng mọi cách. Điều này đảm bảo rằng bạn không đầu tư quá nhiều vào những mục tiêu không quan trọng và tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất.
Phương pháp này giúp bạn tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất và loại bỏ những mục tiêu không quan trọng. Bằng cách xác định và tập trung vào những mục tiêu quan trọng, bạn có thể dành năng lượng và thời gian của mình cho những mục tiêu mang lại giá trị cao nhất và đạt được kết quả tốt hơn.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng phương pháp này chỉ là một hướng dẫn và bạn có thể tùy chỉnh và điều chỉnh nó để phù hợp với tình huống và mục tiêu của bạn. Quan trọng nhất là hiểu và áp dụng phương pháp để tăng khả năng ưu tiên và đạt được những mục tiêu quan trọng nhất trong cuộc sống và công việc của mình.
Ngụy biện chi phí chìm (đừng sửa một con thuyền thủng mà hãy đổi thuyền)

Ngụy biện chi phí chìm (sunk cost fallacy) là một hiện tượng tâm lý mà chúng ta thường gặp khi đối mặt với quyết định. Nó đề cập đến việc chúng ta tiếp tục đầu tư thêm thời gian, công sức, hoặc tài nguyên vào một lựa chọn không hiệu quả chỉ vì chúng ta đã đổ rất nhiều chi phí trước đó vào nó.
Thay vì chấp nhận thất bại và chuyển sang một lựa chọn tốt hơn, chúng ta dễ dàng bị mắc kẹt trong việc sửa chữa hoặc cải tiến một lựa chọn không thể khắc phục được. Đây là trường hợp mà chúng ta giữ lại một con thuyền thủng thay vì chấp nhận thực tế rằng nó không thể được sửa chữa và đổi sang một con thuyền mới.
Ngụy biện chi phí chìm có thể gây ra những hậu quả tiêu cực như:
Tiếp tục đầu tư vào một dự án không hiệu quả: Bằng cách tiếp tục đổ thêm tiền bạc, thời gian và năng lượng vào một dự án không thành công, chúng ta lãng phí tài nguyên quý báu mà có thể được sử dụng vào những mục tiêu khác.
Mất thời gian và công sức vô ích: Thay vì tập trung vào những cơ hội mới và tiềm năng thành công, chúng ta dành quá nhiều thời gian và công sức vào những lựa chọn không còn khả năng thành công.
Thiếu sự linh hoạt và khả năng thích nghi: Bằng cách bị mắc kẹt trong việc tiếp tục đầu tư vào lựa chọn không hiệu quả, chúng ta mất đi sự linh hoạt và khả năng thích nghi với tình huống mới và cơ hội mới.
Để vượt qua ngụy biện chi phí chìm, chúng ta cần có khả năng đánh giá lại lựa chọn và dựa vào thông tin hiện tại để đưa ra quyết định tốt hơn. Đôi khi, đổi thuyền và chọn lựa chọn mới có thể mang lại kết quả tốt hơn và tiết kiệm tài nguyên hơn so với việc tiếp tục sửa chữa một lựa chọn không hiệu quả.
Kết luận
Tổ chức công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên đúng cách là một kỹ năng quan trọng giúp nhà quản lý hoạt động một cách hiệu quả và đạt được kết quả tốt trong công việc quản lý. Với các phương pháp sắp xếp công việc như trên, bạn có thể tiếp cận công việc một cách có hệ thống, tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và linh hoạt trong việc thích ứng với thay đổi.
Cải thiện kỹ năng quản lý với khoá học Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.
Khóa học cài đặt văn hóa có chủ đích, phát triển tổ chức gắn kết - hiệu suất cao