05 lời khuyên vàng cho những nhà quản lý mới

Nếu bạn mới được thăng chức trở thành nhà quản lý mới hoặc đang chuẩn bị bước chân vào cương vị quản lý, hãy chuẩn bị tinh thần cho một cuộc hành trình đầy hứa hẹn và thách thức. Vị trí quản lý không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà còn yêu cầu bạn phát triển và thể hiện những kỹ năng đặc biệt. Đây thực sự là một thử thách đầy mạo hiểm, nhưng cũng là một cơ hội để bạn phát triển bản thân và tạo dấu ấn trong sự nghiệp.

Bài viết này sẽ dẫn bạn qua 5 lời khuyên vàng giúp bạn xây dựng nền móng vững chắc cho sự nghiệp quản lý của mình. Những lời khuyên này không chỉ đơn thuần là lý thuyết mà còn dựa trên những kinh nghiệm thực tế của các nhà quản lý thành công. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những bước quan trọng để bạn có thể tỏa sáng trong vai trò quản lý mới.

Xây dựng văn hóa phản hồi ngay từ đầu

Xây dựng văn hoá phản hồi từ đầu là một yếu tố then chốt để trở thành một người quản lý xuất sắc. Thường thì, những người mới bước chân vào vai trò quản lý thường nghĩ rằng họ chỉ cần đánh giá và lắng nghe ý kiến từ nhóm làm việc của họ một lần mỗi năm trong cuộc họp đánh giá hàng năm. Tuy nhiên, để thực sự trở thành một người quản lý hiệu quả và xây dựng một môi trường làm việc tích cực, bạn cần phải tạo ra tinh thần phản hồi liên tục và mở cửa cho ý kiến phản hồi bất cứ lúc nào.

Trong một bài viết của tác giả Ursula Kraslova có tiêu đề “Hỏi Chuyên Gia: Những Kỹ Năng Gì Tôi Cần Để Trở Thành Một Người Quản Lý Xuất Sắc?”, cô chia sẻ một số gợi ý về cách xây dựng và duy trì văn hoá phản hồi trong môi trường làm việc.

Hãy thiết lập các cuộc họp cá nhân định kỳ (có thể là hàng tuần hoặc hai tuần một lần) với từng thành viên trong nhóm của bạn. Trong những cuộc họp này, hãy tạo một không gian thoải mái để nhân viên có thể chia sẻ ý kiến và đánh giá công việc của họ một cách thẳng thắn.

Kraslova đề xuất một số câu hỏi cụ thể bạn có thể sử dụng để trò chuyện với nhân viên của mình:

• Tôi đã rõ ràng trong việc thiết lập mục tiêu chưa?
• Tôi đã để bạn có đủ thời gian để hoàn thành công việc của bạn chưa?
• Phong cách giao tiếp của tôi có phù hợp với bạn không?
• Bạn cần gì từ tôi hoặc từ công ty để vượt qua những trở ngại bạn đang gặp phải?

Tạo ra một môi trường nơi mọi người được nói và được lắng nghe là cách quan trọng để xây dựng một văn hóa làm việc tích cực cho cả người quản lý và đội nhóm.

Đọc thêm: Văn hoá phản hồi – Chìa khoá thành công cho doanh nghiệp

Xây dựng sự tin tưởng như một mối quan hệ hai chiều

Khi bạn mới bắt đầu làm quản lý, điều quan trọng bạn cần nhớ là các thành viên trong đội nhóm được tuyển dụng vì họ có năng lực nhất định. Việc không tin tưởng họ có thể khiến họ cảm thấy bạn không công nhận những kỹ năng chuyên môn của họ.

Điều này không có nghĩa là bạn chỉ cần giao nhiệm vụ cho thành viên trong nhóm và sau đó biến mất. Thay vào đó, Kraslova cho biết, sau khi bạn đã đề ra kỳ vọng và mục tiêu cho một dự án, bạn cần tin tưởng họ thực hiện công việc và hãy xuất hiện khi họ cần sự giúp đỡ từ bạn – thay vì luôn luôn kiểm tra và kiểm soát công việc của họ.

Nếu bạn muốn thể hiện sự tin tưởng vào nhân viên của bạn và phát triển một mối quan hệ tôn trọng lẫn nhau. Bạn cần xây dựng một môi trường nơi mọi người cảm thấy đủ tự tin để thử và sai, học từ thất bại để phát triển. Điều này giúp họ trở nên độc lập và có ý chí phấn đấu hơn trong công việc của họ, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.

Tạo ra các hoạt động nhóm để xây dựng sự tin tưởng với đồng nghiệp

Trong môi trường làm việc Hybrid, những người quản lý mới có thể phải đối mặt với thách thức khá khó khăn: dẫn dắt một nhóm mà bạn chưa bao giờ gặp mặt trực tiếp. Điều này có nghĩa là bạn cần xây dựng sự tin tưởng và mối quan hệ gắn kết giữa những người ở các địa điểm và múi giờ khác nhau.

Trong bài viết của mình có tiêu đề “Biến Đội Nhóm Làm Việc Từ Xa Của Bạn Trở Thành ‘Đội Nhóm Thực Sự,'” nhà tâm lý học tổ chức David Burkus chia sẻ một số ý tưởng thú vị cho người quản lý mới để phát triển văn hóa chào đón trên các đội làm việc từ xa hoặc kết hợp:

• “Meme đầu tuần”: Yêu cầu mọi người trong nhóm của bạn chia sẻ một hình ảnh hoặc gif mô tả cuối tuần của họ. Hoạt động này có thể tạo ra một không gian thú vị để thảo luận về những sự kiện cá nhân và xây dựng mối quan hệ.
• Tôn trọng giá trị. Hãy yêu cầu từng thành viên trong nhóm của bạn viết ra các giá trị cốt lõi của họ. Sau đó, tạo ra một loạt các Background meeting dựa trên những từ đó. Trước cuộc họp tiếp theo, yêu cầu mỗi người chọn hình nền thể hiện tâm trạng của họ trong ngày đó. Điều này có thể giúp nhóm hiểu rõ hơn về giá trị cá nhân của từng thành viên.
• Ở đầu cuộc họp hàng tuần, yêu cầu từng thành viên trong nhóm chia sẻ một điều tích cực và một điều tiêu cực đã xảy ra với họ trong tuần qua. Điều này không chỉ giúp nhóm chia sẻ những trải nghiệm cá nhân mà còn thúc đẩy sự gắn kết và tương tác giữa các thành viên.

Việc tạo ra các hoạt động nhóm như vậy có thể giúp xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ và sự tin tưởng trong đội nhóm, đặc biệt khi mọi người làm việc từ xa và ít gặp mặt trực tiếp.

Đọc thêm: Các kỹ năng mà lãnh đạo hiện đại cần có trong thời đại Hybrid

Bài trừ Văn hoá đổ lỗi

Trong bài viết “Văn hoá đổ lỗi có hại và đây là cách ngăn chặn” của tác giả Michael Timms, ông chỉ ra rằng việc đổ lỗi cho người khác khi gặp vấn đề có thể làm giảm tín nhiệm cá nhân của bạn (và các thành viên trong nhóm của bạn). Khi bạn chỉ trích thay vì suy nghĩ và cân nhắc kỹ lưỡng để xác định nguyên nhân của một vấn đề, bạn tự biến mình thành nạn nhân thụ động và khuyến khích đồng nghiệp của bạn làm điều tương tự.

Nếu đội nhóm của bạn xảy ra vấn đề – như không đáp ứng deadline hoặc không đạt được KPI – đừng tự đặt mặc định rằng cá nhân nào đó là nguyên nhân. Thay vào đó, hãy tiếp cận vấn đề theo cách hệ thống để giải quyết. Điều này có nghĩa là bạn xem xét vấn đề toàn diện, không chỉ một phần.

Thay vì đặt câu hỏi “Ai là người có lỗi?”, những người lãnh đạo thực thụ sẽ đặt câu hỏi “Quá trình sai ở đâu?”

Timms dùng ví dụ này: Nếu một trong các thành viên trong nhóm của bạn tình cờ xóa một mẫu form khảo sát, đừng vội đổ lỗi cho họ. Thay vào đó, hãy khuyến khích tất cả mọi người trong nhóm xem xét nguyên nhân dẫn đến vấn đề đó. Khi thảo luận, bạn có thể nhận ra rằng không có quy định về bảo mật nào được thiết lập để bảo vệ các mẫu và tệp tin. Một giải pháp đơn giản có thể là tạo một thư mục để lưu trữ bản sao của tất cả các mẫu.

Việc thảo luận về cách ngăn ngừa sai sót – thay vì đổ lỗi cho đồng nghiệp và đồng đội giúp xây dựng niềm tin trong nhóm của bạn. 

Hãy yêu cầu sự giúp đỡ khi có thể

Cuối cùng, hãy hiểu rằng việc yêu cầu sự giúp đỡ là hoàn toàn bình thường. Theo một cuộc khảo sát về người quản lý lần đầu và các nhân viên trực tiếp của họ được tiến hành bởi Ben Laker, Vijay Pereira, Ashish Malik và Marcello Mariani trong bài viết “Những gì người quản lý lần đầu nên làm để đối phó với căng thẳng,” 65% người tham gia cho biết họ đã cảm thấy không chắc chắn hoặc lo lắng khi chuyển sang vai trò quản lý. Điều này dẫn đến tình trạng căng thẳng và làm nền tảng cho nguy cơ kiệt sức.

Vậy làm thế nào để bạn có thể đối phó với tình hình này? Đơn giản, hãy dám yêu cầu sự giúp đỡ. Dù bạn là một người quản lý mới và có thể cảm thấy áp lực phải biết mọi điều, hãy nhớ rằng không có ai cần phải biết hết mọi thứ.

Hãy tìm đến những đồng nghiệp đáng tin cậy, người hướng dẫn, hoặc thậm chí là quản lý của bạn. Đừng để áp lực ban đầu của vai trò mới biến thành căng thẳng kéo dài dẫn đến tình trạng kiệt sức. Hãy mạnh dạn nói lên và yêu cầu những điều bạn cần trước khi tình hình trở nên quá căng thẳng.

Điều này không chỉ là một việc bạn nên làm cho bản thân mình mà còn vì lợi ích của đội nhóm của bạn. Bởi khi bạn làm việc cùng với ai đó đang trong tình trạng kiệt sức, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cả đội. Việc tạo môi trường mà mọi người cảm thấy thoải mái để thử nghiệm, thất bại, học từ những sai lầm và phát triển là quan trọng để đảm bảo sự thành công của bạn và đội của bạn.

Kết luận

Với sự cam kết và ý thức về vai trò của mình, bạn có thể trở thành một người quản lý xuất sắc và tạo dấu ấn tích cực trong công việc và đội ngũ. Hãy tận dụng những lời khuyên vàng này và chuẩn bị cho hành trình của một người quản lý đầy hứng khởi trước mắt. Chúc bạn thành công trong vai trò mới của mình! Phát triển bản thân và trở thành một nhà quản trị xuất sắc với chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.