“Quy tắc 1%” – hay khái niệm “Tiến bộ luỹ thừa” đã được áp dụng thành công trong nhiều lĩnh vực, từ thể thao đến kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách bạn có thể áp dụng Quy tắc 1% vào vai trò quản lý của mình để tạo ra những tiến bộ đáng kể. Chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể về việc áp dụng Quy tắc này trong việc quản lý các ưu tiên, cải thiện hiệu suất, đào tạo và nhiều khía cạnh khác của công việc quản lý. Hãy cùng tìm hiểu cách cải thiện từng chút một có thể dẫn đến những thay đổi lớn trong công việc quản lý của bạn.
Các bài viết mới nhất
- Quản lý hiệu suất liên tục để tối ưu hiệu quả nhân viên
- Phong cách lãnh đạo nổi bật của Đặng Lê Nguyên Vũ: Hành trình gây dựng đế chế cà phê Trung Nguyên
- Phong cách lãnh đạo của Jeff Bezos: 7 khác biệt tạo nên thành công cho Amazon
- Khám phá 5 cấp độ của khả năng lãnh đạo
- Sứ mệnh và Tầm nhìn: Điểm sáng trong Phong cách lãnh đạo của Jack Ma
Quy tắc 1% là gì?
Có lẽ bạn đã nghe về Quy tắc Cải thiện 1%, một quy tắc được Tổng giám đốc của British Cycling, Sir Dave Brailsford, áp dụng khi ông ứng dụng lý thuyết về cải thiện biên trong môn đua xe đạp của đội tuyển Vương quốc Anh, và nhờ phương pháp này, họ đã đạt được nhiều huy chương vàng trong sự nghiệp. Brailsford đã nói, “Nếu bạn phân nhỏ tất cả những yếu tố cần thiết trong việc đạp xe, và sau đó cải thiện từng yếu tố ấy 1%, khi bạn tổng hợp lại, bạn sẽ thấy sự tiến bộ đáng kể.”
Đây chính là khái niệm “tiến bộ luỹ thừa” – một triết lý về sự tiến bộ và tích hợp những cải thiện nhỏ mà khuyến khích mọi người luôn tìm kiếm cơ hội cải thiện từng chi tiết nhỏ trong mọi việc họ thực hiện. Dù có sự chỉ trích và tuyên bố rằng còn nhiều yếu tố khác cũng đã góp phần vào thành công của đội tuyển đua xe đạp Anh trong trường hợp này, đây vẫn là một khái niệm hữu ích và một công cụ mà các nhà lãnh đạo có thể suy ngẫm và thử nghiệm.
Nếu chúng ta xem xét dưới góc nhìn của lãnh đạo. Thay vì tập trung vào sự cải thiện lớn và đột phá, Quy tắc Tiến bộ tịnh tiến 1% đề xuất rằng chúng ta nên tập trung vào việc cải thiện từng khía cạnh nhỏ, từng bước nhỏ trong quá trình làm việc và quản lý.
Nói một cách khác, hãy tách mọi mục tiêu, hoạt động và quy trình ra thành các thành phần nhỏ hơn và sau đó tìm cách tối ưu hóa từng phần đó một cách tận tâm. Cách tiếp cận này gọi là “tiến bộ luỹ thừa” vì nó tạo ra sự tích hợp dần dần của những sự cải thiện nhỏ, và khi kết hợp lại, chúng sẽ tạo ra sự tiến bộ lớn.
Một số phương diện mà Quy tắc 1% có thể áp dụng trong công việc lãnh đạo và quản lý của bạn.
Quản lý nhân viên có hiệu suất kém
Khi một thành viên trong đội làm việc của bạn không đạt được mức hiệu suất mà họ hoặc bạn cần trong một khía cạnh cụ thể, có thể tìm cách cải thiện từng phần nhỏ để nâng cao hiệu suất. Sau đó, theo sau quá trình này bằng việc cung cấp nhiều phản hồi tích cực và động viên khi họ có cải thiện, duy trì đà tiến bộ bằng việc tập trung vào những sự cải thiện 1% diễn ra nhanh chóng (hàng ngày hoặc hàng tuần) để giải quyết vấn đề hiệu suất theo tốc độ cần thiết.
Bằng việc tập trung vào những điểm cải thiện nhỏ, bạn có thể giúp thành viên của đội tiến bộ một cách tự nhiên và ổn định. Điều quan trọng là cả hai bạn đều phải có cùng định hướng về mục tiêu và cải thiện cần thiết, và người đó phải sẵn sàng thay đổi. Hãy áp dụng một quá trình tư vấn và đào tạo để tìm cách cải thiện từng khía cạnh của hiệu suất của họ, từng bước một.
Khi đội nhóm có mục tiêu lớn khó đạt được
Khi bạn và đội ngũ của bạn đặt ra một mục tiêu lớn và thách thức mà có vẻ hơi xa vời, đôi khi cảm giác mục tiêu đó quá lớn để đạt được. Hãy tập trung vào từng bước nhỏ, từng phần nhỏ của mục tiêu đó thay vì nhìn toàn bộ nhiệm vụ dưới góc nhìn mệt mỏi và đáng sợ. Bắt đầu bằng việc tìm hiểu những bước nhỏ, những bước tiến tiếp theo có thể giúp bạn tiến xa hơn nhanh chóng.

Mục tiêu lớn có thể được xem như một bức tranh lớn, và những bước nhỏ là những mảnh ghép tạo nên bức tranh lớn ấy. Hãy tách mục tiêu lớn thành các phần nhỏ, cụ thể. Điều này có thể bao gồm việc xác định các yếu tố cụ thể trong quá trình đạt mục tiêu mà bạn có thể tối ưu hóa hoặc cải thiện.
Có thể bạn sẽ phát hiện ra rằng mục tiêu lớn không phải lúc nào cũng phải đạt được thông qua những bước lớn. Thỉnh thoảng, việc tập trung vào những cải thiện nhỏ có thể tạo ra hiệu ứng lan truyền và giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu lớn hơn.
Hãy xem xét những bước có thể tối ưu hóa hoặc cải thiện trong quá trình theo đuổi mục tiêu. Đôi khi, một điều nhỏ bé, chẳng hạn như một sự điều chỉnh trong quy trình làm việc, hoặc việc sử dụng công nghệ mới có thể có tác động lớn hơn bạn tưởng rất nhiều. Việc này đòi hỏi sự kiên nhẫn, sự tập trung cao độ. Hãy luôn xem xét những điểm mà bạn có thể cải thiện và tối ưu hóa trong quá trình hoàn thành mục tiêu, dù chúng có vẻ nhỏ bé. Mục tiêu lớn có thể được đạt đến từng bước nhỏ, từng cải thiện nhỏ.
Khi bạn dạy kỹ năng mới cho người khác
Khi bạn đang dạy ai đó một kỹ năng mới, có một số quy tắc quan trọng mà bạn có thể áp dụng để làm cho quá trình học trở nên hiệu quả hơn.
Học một kỹ năng mới thường đầy khó khăn, bất kể độ tuổi hay kinh nghiệm. Một phần của sự khó khăn đó thường xuất phát từ việc học một kỹ năng mới đôi khi đòi hỏi sự kiên nhẫn và thời gian. Tuy nhiên, một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo người học tiến bộ và duy trì sự hứng thú là khả năng thấy sự tiến bộ trong quá trình học.
Khi người học có thể nhận biết và đo lường sự cải thiện của họ, họ thường cảm thấy tự tin hơn và sẽ tiếp tục tập trung vào những khía cạnh tích cực của quá trình học. Điều này có tác động tích cực lên sự tự tin và quyết tâm của họ.
Một cách để áp dụng Quy tắc này là tạo cơ hội cho người học để tự quan sát và đánh giá sự tiến bộ của họ. Điều này có thể bằng cách hỏi họ về những điểm họ cảm thấy họ đã cải thiện hoặc bằng việc sử dụng công cụ đánh giá đơn giản để đo lường sự tiến bộ trong kỹ năng họ đang học.
Hãy khuyến khích họ để ý đến những tiến bộ nhỏ. Chẳng hạn, nếu họ học cách làm một việc mới, hãy hỏi họ nếu họ thấy mình đã làm tốt hơn so với lần trước. Thậm chí là sự cải thiện nhỏ nhất cũng đáng để ghi nhận và tôn vinh.

Tạo môi trường học tập tích cực và đánh giá và khen ngợi những cải thiện nhỏ giúp động viên người học và tạo đà để họ tiếp tục phấn đấu và học tốt hơn. Điều này còn giúp họ nhận ra rằng việc học kỹ năng mới đôi khi không phải lúc nào cũng đòi hỏi một tiến bộ lớn, và rằng sự cải thiện từng chút một là cách tốt để đạt được mục tiêu.
Khi đội nhóm của bạn đang áp lực vì công việc dồn dập
Khi bạn hoặc đội ngũ của bạn cảm thấy áp lực vì có quá nhiều công việc cần xử lý, hãy tập trung vào những ưu tiên hàng đầu, giới hạn chúng lại thành chỉ ba trong số hàng đầu, và đặt những công việc còn lại vào danh sách “tạm thời chưa làm.” Đặc biệt là bạn có thể áp dụng Quy tắc 1% cho mỗi trong ba ưu tiên này trong cuộc họp hàng tuần của đội ngũ và xem bạn có thể đạt được bao nhiêu tiến bộ.
Nếu bạn muốn đem Quy tắc 1% vào cuộc sống trong bất kỳ tình huống nào, hoặc trong việc hướng dẫn của bạn, những câu hỏi bắt đầu cuộc trò chuyện sau đây có thể giúp…
- Nếu chúng ta cải thiện 1% trong việc này hàng ngày hoặc hàng tuần, thì sẽ như thế nào? Tuần sau chúng ta sẽ cải thiện được bao nhiêu phần trăm?
- Đâu là bước dễ thực hiện nhất để cải thiện việc A?
- Nếu chúng ta so sánh với việc đi xe đạp, những thành phần của chiếc xe đạp trong tình huống này là gì? Điều gì quan trọng nhất?
- Nếu chúng ta cải thiện 1%, khi nào là thời điểm thích hợp để đánh giá? Làm thế nào để đo lường? Khi nào chúng ta sẽ sẵn sàng cho việc cải thiện 1% tiếp theo?
Những bước tiến nhỏ, thực hiện thường xuyên có thể dẫn đến những cải thiện lớn. Bạn có thể tìm cách áp dụng Quy tắc này vào các khía cạnh khác trong công việc lãnh đạo của bạn trong tuần này. Tôi cũng rất mong nghe các câu hỏi bổ sung mà bạn đã sử dụng với đội ngũ của bạn để thúc đẩy tư duy theo cách này.
Kết luận
Dù chỉ là 1%, có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể trong hiệu suất. Áp dụng Quy tắc này không chỉ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn mà còn giúp bạn và đội ngũ thấy rõ giá trị của việc cải thiện liên tục. Vì thế, hãy bắt đầu áp dụng Quy tắc 1% ở vai trò quản lý của bạn, và bạn sẽ thấy rằng những cải thiện nhỏ hàng ngày có thể dẫn đến những thay đổi lớn lao. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này, chúng tôi hy vọng rằng những kiến thức chúng tôi chia sẻ đã giúp bạn phát triển kỹ năng quản lý đội nhóm của mình. Nếu bạn cần một môi trường để học tập và chia sẻ những kiến thức thực tế trong công việc quản lý, hãy tham gia chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý của ACEX.
Khóa học cài đặt văn hóa có chủ đích, phát triển tổ chức gắn kết - hiệu suất cao