Phương pháp quản trị bằng mục tiêu OKRs

Phương pháp quản trị bằng mục tiêu OKRs (Objectives and Key Results) là một công cụ quản lý hiệu quả đang được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện đại. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá về phương pháp quản trị bằng mục tiêu OKRs (Objectives and Key Results) – một công cụ quản lý mạnh mẽ được sử dụng rộng rãi trong nhiều công ty.

OKRs là gì?

OKRs là một phương pháp quản trị bằng mục tiêu (Objectives) và các Kết quả chính (Key Results), được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp hàng đầu như Google. Nó tạo ra một cách đơn giản và hiệu quả để tạo sự liên kết và tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.

Mục tiêu (Objectives) là nơi mà bạn muốn đến, một trạng thái mong muốn trong tương lai. Các Kết quả chính (Key Results) là những chỉ số đo lường cụ thể để đánh giá mức độ hoàn thành của mục tiêu. Chúng giúp xác định tiến trình và đạt được kết quả mong muốn.

John Doerr, tác giả cuốn sách Measure What Matters, đã có đóng góp lớn trong việc phổ biến OKRs trên toàn cầu. Ông đã giới thiệu OKRs tới Google và phương pháp này đã giúp Google phát triển mạnh mẽ như hiện tại. John Doerr đã đưa ra một công thức đơn giản cho OKRs: “I will (Objective) as measured by (Key Results)” (Tôi sẽ đạt được Mục tiêu được đo bằng Các kết quả chính).

Thông thường, mỗi tổ chức hoặc cá nhân trong một chu kỳ thời gian nhất định sẽ đặt từ 3-5 Mục tiêu (O) và với mỗi Mục tiêu đó sẽ có từ 3-5 Kết quả chính (KRs) để đo lường và đạt được.

Lợi ích khi sử dụng phương pháp OKRs

Phương pháp quản trị bằng mục tiêu OKRs (Objectives and Key Results) mang lại năm lợi ích chính theo viết tắt F.A.C.T.S, như đã được John Doerr, người đã đóng góp lớn trong việc phổ biến OKRs, nêu ra.

Focus (Tập trung)

Tập trung là lợi ích đầu tiên của phương pháp OKRs. Khi thiết lập OKRs, bạn bị hạn chế về số lượng. Tốt nhất là chỉ nên có tối đa 3 Mục tiêu (Objectives), mỗi mục tiêu không nên có quá 5 Kết quả chính (Key Results). Việc giới hạn số lượng này buộc bạn phải tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất và đưa ra sự lựa chọn.

Mỗi chu kỳ OKRs nên bắt đầu bằng câu hỏi: “Trong 3/6/12 tháng tới, điều gì là quan trọng nhất?” Điều này giúp xác định các ưu tiên hàng đầu và tập trung vào những mục tiêu có tầm quan trọng cao nhất trong thời gian đó.

Cách giới hạn này làm cho OKRs khác biệt so với các hệ thống thiết lập mục tiêu khác, bởi vì nó cung cấp cho chúng ta những lựa chọn thực sự để tạo ra sự khác biệt đáng kể.

Hơn nữa, việc minh bạch các Mục tiêu, bao gồm cả Mục tiêu cấp cao (của CEO), giúp toàn bộ tổ chức hiểu rõ về những ưu tiên quan trọng nhất mà công ty đang hướng tới. Điều này truyền đạt thông điệp rõ ràng và cho phép mọi cá nhân điều chỉnh Mục tiêu của họ để hướng về Mục tiêu của tổ chức. Điều này tạo ra sự đồng thuận và tập trung toàn bộ nỗ lực của tổ chức vào những mục tiêu chung.

Alignment – Căn chỉnh

Căn chỉnh (Alignment) là một lợi ích quan trọng của phương pháp OKRs. Mỗi cá nhân trong tổ chức đặt OKRs của mình với mục tiêu cuối cùng là hoàn thành các OKRs cấp cao hơn (ví dụ: OKRs của giám đốc, trưởng nhóm, v.v.). Mọi hoạt động hàng ngày của từng cá nhân đều tập trung vào việc đạt được OKRs của họ. Kết quả là, mọi công việc trở nên có ý nghĩa và không có công việc nào dư thừa.

Để hiểu rõ hơn về lợi ích này của OKRs, hãy xem một ví dụ:

Trong quý này, bộ phận Kinh doanh đặt mục tiêu “Đẩy mạnh doanh số bán hàng”. Để đạt được mục tiêu này, ngoài các Kết quả chính về doanh số, bộ phận Kinh doanh cần bổ sung 3 nhân sự mới.

Ngay lập tức, bộ phận Kinh doanh tiếp xúc với bộ phận Nhân sự để thương lượng về việc này, và bộ phận Nhân sự đồng ý bổ sung vào OKRs của họ. Đồng thời, bộ phận Kế toán cũng được thông báo về điều này và đã cung cấp ngân sách cần thiết để bộ phận Nhân sự tuyển dụng. Tất cả những vấn đề liên quan đã được thảo luận và thương lượng từ đầu quý, từ đó không có “rủi ro không mong muốn” xuất hiện vào cuối chu kỳ.

Thay vì tranh cãi và đổ lỗi cho nhau, bạn sẽ thấy một tinh thần hợp tác lan tỏa giữa các bộ phận trong tổ chức.

Theo Harvard Business Review, các công ty có mức độ liên kết cao giữa các nhân viên có khả năng trở thành những công ty hàng đầu trong lĩnh vực của mình.

Commitment – Cam kết 

Cam kết (Commitment) là một lợi ích quan trọng của phương pháp OKRs. Việc thực hiện theo dõi định kỳ sẽ tạo ra sự cam kết từ mỗi cá nhân đối với OKRs của họ. Mỗi người phải tạo ra những dấu hiệu rõ ràng để cho thấy họ đang làm việc với sự cam kết đối với OKRs của mình.

Vì OKRs của mỗi cá nhân liên quan đến những người khác (cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp trong các bộ phận liên quan), việc chệch hướng trở nên khó khăn. Khi có khó khăn phát sinh, những người khác sẽ biết và công việc sẽ được liên kết và điều chỉnh để giúp đỡ lẫn nhau.

Chia sẻ tiến trình của OKRs nên được thực hiện công khai hàng tháng. Bạn có thể in OKRs lên giấy và treo trên các bức tường văn phòng hoặc sử dụng phần mềm chuyên dụng cho OKRs như VNOKRs để thực hiện. Điều này tạo ra sự minh bạch và cam kết trong tổ chức, cho phép mọi người trong tổ chức được biết về tiến trình và cam kết của nhau đối với OKRs.

Sự cam kết rõ ràng và minh bạch trong việc thực hiện OKRs giúp tạo ra một môi trường làm việc năng động và đồng đội, nơi mọi người cùng hỗ trợ và khích lệ nhau để đạt được mục tiêu chung.

Theo dõi (Tracking)

Theo dõi (Tracking) là một lợi ích quan trọng của phương pháp OKRs. Khi đặt ra mục tiêu, chúng ta thường gặp phải một số loại rủi ro, bao gồm:

• Rủi ro cuối chu kỳ: Công việc không được kiểm tra thường xuyên và khi gặp thất bại gần đến kỳ hạn, chúng ta không còn đủ thời gian để khắc phục và đạt được mục tiêu.
• Rủi ro bất ngờ: Dù nhìn vào các con số, mọi thứ có vẻ suôn sẻ, nhưng các trở ngại lớn xuất hiện bất ngờ vào cuối chu kỳ, khiến mọi thứ đổ vỡ một cách nhanh chóng.
• Rủi ro chệch hướng: Công việc không được kiểm tra thường xuyên, và khi nhận ra, chúng ta nhận ra rằng đã lệch hướng từ rất lâu.

Việc theo dõi tiến độ công việc hàng tuần sẽ giúp ngăn chặn những rủi ro trên. Cập nhật điểm số OKRs hàng tuần là một cách tốt để mỗi cá nhân biết liệu họ đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu hay không, và tại sao. Điều này giúp chúng ta nắm bắt được tiến độ và hiểu rõ những yếu điểm cần khắc phục để đảm bảo mục tiêu cuối cùng được đạt được.

Kéo dài (Stretching)

Kéo dài (Stretching) là một lợi ích cuối cùng mà OKRs mang lại khi bạn đã biết cách tập trung, cam kết vào những điều quan trọng, và đã xây dựng một đội ngũ liên kết chặt chẽ và sử dụng nguồn lực một cách hợp lý.

Kéo dài đề cập đến việc đặt ra những mục tiêu thách thức, vượt xa khả năng hiện tại và mở rộng giới hạn. Khi đã có sự tập trung và cam kết, bạn và tổ chức của bạn có thể đạt được những thành tựu vượt xa những gì từng được kỳ vọng.

OKRs khuyến khích việc tạo ra những mục tiêu thách thức và sử dụng các Kết quả chính để đo lường tiến trình. Thông qua việc đặt mục tiêu tham vọng, bạn và tổ chức có thể thúc đẩy sự phát triển, khám phá tiềm năng và đạt được những thành tựu đáng kinh ngạc.

Qua việc kéo dài mục tiêu và đặt ra những thách thức mới, OKRs khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong tổ chức của bạn. Điều này giúp xây dựng một tinh thần không ngừng phấn đấu và khám phá, giúp tổ chức tiến bộ và đạt được những thành công lớn hơn trong tương lai.

Với lợi ích kéo dài của OKRs, bạn và tổ chức có thể vượt qua những giới hạn hiện tại và trở nên đáng kinh ngạc hơn bằng cách tạo ra những mục tiêu tham vọng và thách thức.

OKRs dành cho những doanh nghiệp nào

Phương pháp OKRs được áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, từ những doanh nghiệp nhỏ với quy mô chỉ vài chục nhân viên đến các tập đoàn lớn với hàng ngàn nhân viên trên khắp thế giới. Không kể quy mô, OKRs mang lại lợi ích và giá trị đối với mọi tổ chức.

Với doanh nghiệp nhỏ

Mô hình OKRs trở thành một công cụ tuyệt vời giúp tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất. Nó là sự pháp lý để thoát khỏi sự phân tán và tập trung vào những nhiệm vụ có ý nghĩa thực sự. Dưới tầm nhìn của OKRs, các doanh nghiệp nhỏ có khả năng tổ chức và quản lý hiệu quả hơn, đẩy mạnh sự phát triển và tạo ra sự khác biệt đáng kể trong thị trường cạnh tranh.

Doanh nghiệp vừa

Trong khi đó, doanh nghiệp vừa có thể tận dụng mô hình OKRs để xây dựng một ngôn ngữ chung và thống nhất. Bằng cách thiết lập mục tiêu chung và xác định rõ ràng, OKRs giúp xây dựng sự hiểu biết và thống nhất trong tổ chức. Điều này không chỉ cải thiện hiệu suất làm việc mà còn tạo ra sự cảm giác của một đội ngũ hoạt động hài hòa, cùng hướng tới mục tiêu chung.

Doanh nghiệp lớn

Các doanh nghiệp lớn cũng có lợi ích vô cùng quan trọng từ OKRs. Mô hình này giúp minh bạch hóa và loại bỏ sự phân cấp trong tổ chức, tạo sự liên kết giữa các bộ phận và nhóm làm việc từ xa. Bằng cách kết hợp các OKRs tại các cấp tổ chức khác nhau, các doanh nghiệp lớn tạo ra một cơ chế mạnh mẽ để đảm bảo sự đồng nhất trong hướng dẫn và đạt được hiệu quả toàn diện.

Dù là doanh nghiệp đang đối mặt với những thách thức nguy cấp, đang gặp rối ren trong quản lý hoặc có tham vọng lớn trong việc phát triển, OKRs là công cụ linh hoạt và phù hợp để giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình. Điều quan trọng là sự cam kết và quyết tâm của lãnh đạo và nhân viên để áp dụng OKRs một cách hiệu quả, tạo nên sự thay đổi tích cực và thành công bền vững trong tổ chức.

Case study áp dụng phương pháp OKRs thành công

FPT

Trong năm 2019, ông Nguyễn Văn Khoa, sau khi được bổ nhiệm vào vị trí Tổng Giám đốc FPT, đã đưa ra một quyết định quan trọng để áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs tại tập đoàn này. Với hơn 36.000 nhân viên trên toàn cầu, việc áp dụng OKRs tại FPT đặt ra một thách thức lớn và mang tính cách mạng trong việc quản lý và tạo đột phá.

Ông Khoa đã chia sẻ rằng mặc dù không gặp áp lực, nhưng ông thấy rõ sự khó khăn và thách thức trong quá trình chuyển đổi. Với tầm nhìn từ các công ty nước ngoài, ông đã nhận ra tầm quan trọng của việc áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs trong việc thúc đẩy chuyển đổi số của FPT.

Với sự lãnh đạo của ông Khoa, FPT đã triển khai OKRs trên toàn bộ tổ chức, từ các bộ phận quản lý đến các nhóm làm việc cơ sở. Phương pháp này đã giúp tạo ra sự tập trung và kết nối giữa các thành viên trong tổ chức, hướng đến những mục tiêu quan trọng và xác định được các kết quả chính cần đạt được.

Áp dụng OKRs đã tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo tại FPT. Các nhân viên được khuyến khích đề xuất ý tưởng mới, thử nghiệm và đồng thời chịu trách nhiệm với mục tiêu của mình. Qua việc theo dõi và đánh giá định kỳ, FPT đã đạt được những kết quả ấn tượng trong việc cải thiện hiệu suất và đạt được những tiến bộ đáng kể trong chuyển đổi số.

Google

OKRs đã trở thành một phần không thể thiếu trong cách Google quản lý và định hướng chiến lược. John Doerr, khi làm thực tập sinh tại Intel vào năm 1975, đã nhận thấy hiệu quả cao của OKRs trong việc giúp nhân viên tập trung vào các mục tiêu. Từ đó, ông đã truyền cảm hứng và giới thiệu OKRs tới ban lãnh đạo cấp cao của Google vào năm 2000.

John Doerr đã phát triển và hoàn thiện lý thuyết về OKRs dựa trên tư duy của Andy Grove và áp dụng thành công tại Google. Sự gắn kết và cam kết của Google đối với OKRs đã thể hiện qua việc Google thiết lập OKRs theo năm và quý. Điều này cho phép các nhân viên và các nhóm làm việc tập trung vào các mục tiêu cụ thể và định hướng cho từng giai đoạn.

Google tổ chức cuộc họp toàn công ty hàng quý để chia sẻ và đánh giá OKRs. Đây là một cơ hội để các thành viên trong tổ chức cùng nhau thảo luận, đánh giá tiến trình và đảm bảo rằng mọi người đang hướng tới cùng mục tiêu chung. Việc đánh giá định kỳ giúp Google theo dõi và đo lường tiến trình, từ đó điều chỉnh và cải thiện chiến lược và hiệu suất làm việc.

Kết luận

Trên đây là một số lợi ích khi sử dụng phương pháp OKRs, những doanh nghiệp có thể áp dụng OKRs và một số case study thành công. Phương pháp này đã chứng minh được hiệu quả của nó trong việc định hướng và quản lý mục tiêu. Nếu bạn đang muốn nâng cao hiệu suất quản lý trong tổ chức của mình, hãy xem xét áp dụng phương pháp quản trị bằng mục tiêu OKRs.

Trau dồi và cải thiện những kỹ năng quản lý cần thiết khác tại chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.