Quản lý cấp cơ sở là một khía cạnh quan trọng trong một tổ chức, đảm bảo rằng các hoạt động hàng ngày được điều hành một cách hiệu quả và có sự phối hợp giữa các cấp cơ sở. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về chức năng chính, vai trò và kỹ năng cần có của một nhà quản lý cấp cơ sở để đảm bảo sự thành công trong vai trò này.
Các bài viết mới nhất
Quản lý cấp cơ sở là ai?
Nhà quản lý cấp cơ sở trong tiếng Anh là First line managers, là những người quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong doanh nghiệp. Họ là những nhà quản trị thực thi những công việc rất cụ thể.
Quản lý cấp cơ sở thường có các chức danh như: tổ trưởng, trưởng nhóm, trường ca…
Vai trò và chức năng của quản lý cấp cơ sở

Nhà quản lý cấp cơ sở có nhiều chức năng quan trọng trong việc điều hành và quản lý hoạt động hàng ngày của cấp cơ sở. Dưới đây là một số chức năng chính mà nhà quản lý cấp cơ sở thường đảm nhận:
Phân công công việc và nhiệm vụ
Một trong những chức năng quan trọng của nhà quản lý cấp cơ sở là phân công công việc và nhiệm vụ cho nhân viên trong cấp cơ sở. Điều này đảm bảo rằng mỗi người có nhiệm vụ rõ ràng và được định hướng đúng để đạt được mục tiêu tổ chức. Quá trình phân công công việc bao gồm:
- Đánh giá năng lực và kỹ năng của nhân viên để phù hợp với công việc
- Xác định mục tiêu và kỳ vọng của công việc.
- Chia sẻ thông tin chi tiết về công việc, bao gồm mục tiêu, tiến độ và các yếu tố liên quan.
- Phân chia công việc một cách công bằng và hiệu quả dựa trên khả năng và khả năng của từng nhân viên.
Giám sát, hướng dẫn và chỉ dẫn
Nhà quản lý cấp cơ sở có trách nhiệm giám sát, hướng dẫn và chỉ dẫn nhân viên trong cấp cơ sở để đảm bảo công việc được thực hiện đúng cách và đạt được kết quả mong muốn. Các hoạt động trong phần này bao gồm:
- Giám sát tiến độ công việc và đảm bảo sự tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn.
- Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho nhân viên khi gặp khó khăn hoặc cần sự hỗ trợ.
- Đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên và cung cấp phản hồi để cải thiện và phát triển.
Chịu trách nhiệm về chất lượng, số lượng sản xuất
Trách nhiệm của nhà quản lý cấp cơ sở là đảm bảo chất lượng và số lượng sản xuất đáp ứng tiêu chuẩn và yêu cầu của tổ chức. Các hoạt động liên quan bao gồm:
- Thực hiện kiểm soát chất lượng và kiểm tra để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
- Giám sát quy trình sản xuất và đảm bảo tuân thủ quy trình và tiêu chuẩn.
- Đưa ra biện pháp cải thiện nếu cần thiết để tăng cường chất lượng và hiệu tức sản xuất.
- Định rõ các chỉ số và tiêu chí đo lường chất lượng và số lượng sản xuất.
- Theo dõi và đánh giá hiệu suất sản xuất, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra các biện pháp khắc phục.
Duy trì mối quan hệ tích cực
Một chức năng quan trọng của nhà quản lý cấp cơ sở là duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên trong cấp cơ sở. Điều này giúp xây dựng một môi trường làm việc đáng tin cậy và động viên nhân viên để đạt được mục tiêu tổ chức. Các hoạt động trong phần này bao gồm:
- Xây dựng môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, khuyến khích sự phát triển cá nhân và động viên nhân viên.
- Lắng nghe và quan tâm đến ý kiến, góp ý và nhu cầu của nhân viên.
- Tạo điều kiện để nhân viên cảm thấy được công nhận và đánh giá công bằng.
“Cầu nối” giữa nhân viên và các cấp quản lý cao hơn

Nhà quản lý cấp cơ sở đóng vai trò là “cầu nối” giữa nhân viên và các cấp quản lý cao hơn trong tổ chức. Các hoạt động trong phần này bao gồm:
- Truyền đạt thông tin từ cấp quản lý cao hơn xuống cấp cơ sở và ngược lại.
- Đưa ra ý kiến, góp ý và thông tin từ nhân viên lên cấp quản lý cao hơn.
- Đảm bảo rằng thông điệp và thông tin được truyền đạt một cách chính xác và hiệu quả.
Giải quyết những vấn đề tiêu cực
Trong vai trò của một nhà quản lý cấp cơ sở, việc giải quyết những vấn đề và xung đột là không thể tránh được. Các hoạt động trong phần này bao gồm:
- Xác định và đánh giá các vấn đề và xung đột trong cấp cơ sở.
- Tìm kiếm giải pháp thích hợp và xử lý vấn đề một cách công bằng và hiệu quả.
- Đặt lợi ích chung lên hàng đầu và tạo sự hài lòng cho tất cả các bên liên quan trong quá trình giải quyết vấn đề.
Đào tạo
Nhà quản lý cấp cơ sở cần nhận thức về tầm quan trọng của đào tạo và phát triển nhân viên trong cấp cơ sở. Các hoạt động trong phần này bao gồm:
- Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cho nhân viên trong cấp cơ sở.
- Thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo phù hợp để nâng cao kỹ năng và năng lực làm việc của nhân viên.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo và điều chỉnh nếu cần thiết.
Sắp xếp, điều phối vật liệu, máy móc, công cụ cần thiết
Nhà quản lý cấp cơ sở có trách nhiệm sắp xếp và điều phối vật liệu, máy móc và công cụ cần thiết để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và hiệu quả. Các hoạt động trong phần này bao gồm:
- Xác định và đánh giá các yêu cầu về vật liệu, máy móc và công cụ cho hoạt động của cấp cơ sở.
- Lập kế hoạch và sắp xếp việc cung cấp và sử dụng vật liệu, máy móc và công cụ.
- Đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ một cách hợp lý và đúng thời gian.
Báo cáo hiệu suất của nhóm

Nhà quản lý cấp cơ sở có trách nhiệm báo cáo về hiệu suất và kết quả của nhóm hoặc cấp cơ sở mà họ quản lý. Các hoạt động trong phần này bao gồm:
- Theo dõi và đo lường hiệu suất của nhóm hoặc cấp cơ sở.
- Xác định và đánh giá các chỉ số hiệu suất quan trọng và tiến độ công việc.
- Lập báo cáo về hiệu suất và kết quả của nhóm và cung cấp thông tin cho cấp quản lý cao hơn.
Đảm bảo kỷ luật của nhóm
Nhà quản lý cấp cơ sở đảm bảo tuân thủ các quy tắc và quy định của tổ chức trong cấp cơ sở. Các hoạt động trong phần này bao gồm:
- Thiết lập và thực thi các quy tắc và quy định của tổ chức trong cấp cơ sở.
- Đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn lao động, quyền lợi lao động và các quy định pháp luật liên quan.
- Xử lý các vi phạm và vi phạm kỷ luật trong cấp cơ sở và áp dụng các biện pháp kỷ luật nếu cần thiết.
Thúc đẩy và tạo động lực
Nhà quản lý cấp cơ sở có nhiệm vụ thúc đẩy và tạo động lực cho nhân viên trong cấp cơ sở. Các hoạt động trong phần này bao gồm:
- Tạo ra một môi trường làm việc khích lệ và động viên nhân viên để họ đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức.
- Cung cấp sự công nhận và đánh giá công bằng cho thành tích và đóng góp của nhân viên.
- Xây dựng và thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực và động lực bằng cách tổ chức các hoạt động team-building, đào tạo và phát triển cá nhân.
Nhà quản lý cấp cơ sở đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp
Các hoạt động trong phần này bao gồm:
- Đại diện và là đại sứ của doanh nghiệp tại cấp cơ sở.
- Thể hiện giá trị, văn hóa và tiêu chuẩn của doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày.
- Xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy với khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác.
- Đảm bảo sự tận tụy và chăm sóc đến khách hàng, đối tác và nhân viên để tạo dựng hình ảnh tích cực và đáng tin cậy của doanh nghiệp.
Kỹ năng thiết yếu của nhà quản lý cấp cơ sở
Quản lý thời gian và cân đối ưu tiên khi đa nhiệm và thiếu hụt nguồn lực
Nhà quản lý cấp cơ sở thường đối mặt với nhiều nhiệm vụ và thiếu hụt nguồn lực. Kỹ năng quản lý thời gian giúp họ ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, phân chia thời gian một cách hợp lý và tận dụng hiệu quả nguồn lực có sẵn. Bằng cách quản lý thời gian tốt, nhà quản lý cấp cơ sở có thể đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng cao.
Kỹ năng giao tiếp

Trong vai trò quản lý, giao tiếp là yếu tố quan trọng để thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên và các bên liên quan. Nhà quản lý cấp cơ sở cần biết lắng nghe hiểu và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và mạch lạc. Kỹ năng giao tiếp giúp họ truyền đạt mục tiêu, yêu cầu và phản hồi một cách chính xác, tránh hiểu lầm và xây dựng sự tin tưởng và sự hợp tác trong nhóm làm việc.
Kỹ năng họp và báo cáo kết quả
Họp và báo cáo kết quả là phần không thể thiếu trong công việc của nhà quản lý cấp cơ sở. Kỹ năng họp giúp nhà quản lý cấp cơ sở tham gia vào cuộc họp một cách hiệu quả, đảm bảo mọi người tham gia đều có cơ hội trình bày ý kiến, thông tin và giải quyết vấn đề. Kỹ năng báo cáo kết quả giúp họ trình bày thông tin về tiến độ công việc, kết quả đạt được và vấn đề đối mặt một cách rõ ràng và logic. Bằng cách họp và báo cáo hiệu quả, nhà quản lý cấp cơ sở xây dựng sự thông tin và sự hiểu biết chung trong tổ chức.
Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc
Lập kế hoạch và tổ chức là kỹ năng cần thiết để nhà quản lý cấp cơ sở xác định mục tiêu, lên lịch hoạt động và phân chia nguồn lực một cách hợp lý để đạt được kết quả mong muốn. Kỹ năng lập kế hoạch giúp nhà quản lý cấp cơ sở có cái nhìn tổng quan về công việc và biết được các bước cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
Từ đó, họ có thể lên lịch hoạt động, xác định thời gian và nguồn lực cần thiết. Kỹ năng tổ chức giúp nhà quản lý cấp cơ sở sắp xếp và phân phối công việc, tài nguyên và nhân lực một cách hiệu quả, đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời hạn và đạt chất lượng.
Kỹ năng giao việc và hướng dẫn công việc

Nhà quản lý cấp cơ sở phải có khả năng giao việc một cách rõ ràng và hướng dẫn nhân viên về nhiệm vụ, mục tiêu và quy trình công việc. Kỹ năng giao việc giúp họ phân công công việc một cách công bằng và đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình. Kỹ năng hướng dẫn công việc giúp nhà quản lý cấp cơ sở cung cấp hướng dẫn chi tiết, đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện công việc. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc, đảm bảo chất lượng công việc và phát triển năng lực của nhân viên.
Kỹ năng theo dõi và kiểm soát công việc hiệu quả
Nhà quản lý cấp cơ sở cần có khả năng theo dõi và kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc. Kỹ năng theo dõi giúp họ giám sát tiến độ, đo lường hiệu suất và đánh giá kết quả. Kỹ năng kiểm soát giúp họ xác định và giải quyết các vấn đề và rủi ro, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đạt chất lượng mong muốn. Bằng cách theo dõi và kiểm soát hiệu quả, nhà quản lý cấp cơ sở có khả năng đưa ra quyết định và hành động kịp thời để điều chỉnh công việc, đảm bảo tiến độ và chất lượng.
Kỹ năng quản lý và lãnh đạo theo tình huống
Kỹ năng quản lý và lãnh đạo theo tình huống là khả năng điều chỉnh phong cách quản lý và lãnh đạo phù hợp với tình huống và nhóm nhân viên. Nhà quản lý cấp cơ sở cần có khả năng nhận diện và đáp ứng đúng các tình huống khác nhau, sử dụng phong cách lãnh đạo phù hợp để thúc đẩy sự phát triển và hiệu suất của nhân viên. Bằng cách sử dụng kỹ năng quản lý và lãnh đạo theo tình huống, nhà quản lý cấp cơ sở có khả năng xây dựng một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp từ nhân viên.
Kỹ năng tạo động lực và gắn kết nhân sự
Theo nghiên cứu của The Future Workplace and Beyond.com: 83% lãnh đạo quản trị nhân sự nhận định, sự trải nghiệm nhân viên hoặc quan trọng, hoặc rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. HRM các công ty đang đầu tư nhiều hơn trong việc đào tạo (56%), cải thiện không gian làm việc (51%) và trao nhiều phần thưởng tạo động lực, khuyến khích nhân viên hơn (47%)
Nhà quản lý cấp cơ sở phải có khả năng tạo động lực và gắn kết nhân sự, đảm bảo sự cam kết và sự phát triển của nhân viên. Kỹ năng tạo động lực giúp họ đánh thức sự đam mê và nhiệt huyết trong nhân viên, thúc đẩy họ đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức. Kỹ năng gắn kết nhân sự giúp họ xây dựng một môi trường làm việc đội nhóm, tạo niềm tin và lòng tin từ nhân viên, và thúc đẩy sự hợp tác và sự đồng lòng trong nhóm.
Kỹ năng phản hồi, feedback nhân viên
Kỹ năng phản hồi và feedback là khả năng cung cấp thông tin phản hồi một cách xây dựng và cung cấp đánh giá công bằng về hiệu suất và phát triển cá nhân của nhân viên. Nhà quản lý cấp cơ sở cần biết cung cấp phản hồi đúng lúc, cung cấp lời khuyên và hướng dẫn để nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc và phát triển kỹ năng. Kỹ năng phản hồi và feedback giúp xây dựng một môi trường làm việc hỗ trợ và động viên nhân viên
Vậy làm thế nào để rèn luyện, cải thiện những kỹ năng này? Tham khảo tại khóa học Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.
Tổng kết
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về quản lý cấp cơ sở, chức năng chính và các kỹ năng cần thiết. Quản lý cấp cơ sở là người phân công công việc, giám sát, hướng dẫn và chịu trách nhiệm về chất lượng sản xuất. Các kỹ năng quản lý thời gian, giao tiếp, lập kế hoạch, giao việc và theo dõi công việc, quản lý và lãnh đạo, tạo động lực và phản hồi đóng vai trò quan trọng. Điều này giúp nhà quản lý cấp cơ sở đạt được hiệu quả và xây dựng một đội nhóm thành công.
Khóa học cài đặt văn hóa có chủ đích, phát triển tổ chức gắn kết - hiệu suất cao