Trong môi trường công việc, feedback được coi là một công cụ mạnh mẽ để cung cấp thông tin và hướng dẫn cho nhân viên. Tuy nhiên, để feedback có hiệu quả và tạo được sự thay đổi tích cực, việc đưa phản hồi phải được thực hiện đúng cách. Bài viết này sẽ giới thiệu vai trò của feedback trong công việc, 5 dạng feedback phổ biến trong tổ chức và cách thức đưa feedback một cách hiệu quả.
Các bài viết mới nhất
Vai trò của feedback trong công việc
Feedback là quá trình cung cấp thông tin, ý kiến, đánh giá hoặc nhận xét về hành vi, thành tích hoặc hiệu suất của một người để giúp người đó hiểu rõ hơn về mình và cải thiện trong tương lai. Đó là một công cụ quan trọng trong môi trường công việc để tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân, tăng cường hiệu suất làm việc và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
Feedback đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo điều kiện phát triển và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên trong môi trường công việc:
Cung cấp hướng dẫn và định hướng
Feedback giúp người nhận nhận biết mức độ hoàn thành công việc và những cải tiến cần thiết. Nó tạo ra một khung phản hồi về mục tiêu, tiêu chuẩn và kỳ vọng của tổ chức, giúp người nhận hiểu rõ hơn về những gì đang được chú trọng và định hướng cho công việc của mình. Điều này giúp họ tập trung nỗ lực vào những yếu tố quan trọng và xác định hướng đi cụ thể.
Khám phá và phát triển tiềm năng
Feedback giúp người nhận nhận ra những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân. Nó cung cấp thông tin và cá nhân hóa để người nhận có thể tìm hiểu về năng lực, kỹ năng và tiềm năng cá nhân. Điều này tạo cơ hội để phát triển các kỹ năng chưa hoàn thiện và khai thác tiềm năng để đạt được sự nâng cao cá nhân và sự phát triển chuyên môn.
Tạo động lực và sự cam kết
Feedback tích cực và mang tính khích lệ có thể tạo động lực và sự cam kết đối với công việc. Khi người nhận nhận thấy công sức và thành công của mình được công nhận, họ sẽ cảm thấy động viên và tự tin hơn để tiếp tục nỗ lực và đạt được kết quả tốt hơn. Feedback tích cực cũng giúp xây dựng một tinh thần làm việc tích cực và tăng sự cam kết của nhân viên đối với công việc và tổ chức.
Tăng cường tương tác và mối quan hệ
Feedback giúp tạo dựng một môi trường làm việc tương tác và đồng đội. Nó khuyến khích giao tiếp, trao đổi ý kiến và chia sẻ thông tin giữa người nhận và người đưa feedback. Điều này tạo ra một môi trường làm việc phản hồi và phát triển, nơi mọi người có thể học hỏi từ nhau, chia sẻ kinh nghiệm và tăng cường sự gắn kết trong nhóm làm việc.
Thúc đẩy sự phát triển liên tục
Feedback là một công cụ quan trọng để thúc đẩy sự phát triển và cải thiện liên tục trong công việc. Nó tạo cơ hội để người nhận nhận biết những cơ hội phát triển, những thay đổi cần thiết và những hướng đi mới. Nhờ feedback, người nhận có thể liên tục cải thiện và phát triển kỹ năng, kiến thức và hiệu suất làm việc của mình.
5 dạng feedback trong tổ chức
Phản hồi mang tính xây dựng (Constructive Feedback)
Feedback mang tính xây dựng là một dạng feedback tập trung vào việc chỉ ra những khuyết điểm hoặc hạn chế của một người, nhưng với mục tiêu duy nhất là giúp họ cải thiện chất lượng công việc và làm việc hiệu quả hơn. Khi đưa ra feedback mang tính xây dựng, chúng ta cần đảm bảo sự rõ ràng và khách quan trong việc chia sẻ. Chúng ta đề cập đến những vấn đề này với ý định tốt đẹp, thay vì chỉ để bắt lỗi hoặc trách móc người khác.
Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng bạn là người quản lý và bạn quan sát thấy rằng nhân viên A liên tục mắc phải một số lỗi trong các dự án gần đây. Với trách nhiệm quản lý, bạn quyết định phải đề cập đến vấn đề này. Bằng cách bắt đầu buổi họp bằng việc ghi nhận thành công của A, sau đó chia sẻ quan sát về những thiếu sót mà A đang gặp phải, và hỏi A về cách bạn có thể hỗ trợ anh ấy. Đây là một ví dụ cụ thể về việc đưa ra feedback mang tính xây dựng.
Phản hồi từ cấp dưới (Upward Feedback)
Phản hồi từ cấp dưới là một dạng feedback khi người quản lý hoạt động tích cực để thu thập ý kiến và đánh giá từ các nhân viên của họ. Thông qua việc yêu cầu feedback định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, người quản lý có thể thu thập ý kiến về phong cách lãnh đạo của mình, quy trình làm việc và những thay đổi mà nhân viên mong muốn để công việc trở nên hiệu quả hơn.
Việc thực hiện dạng feedback này giúp nhân viên cảm thấy họ được lắng nghe, và họ có quyền tự chủ trong công việc. Đồng thời, người quản lý cũng thu thập được thông tin quý giá để phát triển bản thân, nâng cao chất lượng công việc và xây dựng đội nhóm.
Phản hồi đánh giá, ghi nhận (Appreciation and Recognition)
Phản hồi không chỉ luôn phải tập trung vào những khía cạnh tiêu cực, chỉ ra lỗi sai của người khác. Việc liên tục ghi nhận và đánh giá cao nỗ lực của nhân viên là một yếu tố quan trọng để tạo sự gắn kết lâu dài với tổ chức. Nhân viên sẽ cảm thấy tự tin hơn và hạnh phúc hơn trong công việc, và nhận thấy rằng những nỗ lực của họ được công nhận đúng giá trị. Vì ai lại không thích được khen ngợi, đúng không?
Ví dụ, hãy tưởng tượng rằng công ty của bạn vừa hoàn thành một chiến dịch lớn. Trong buổi họp rút kinh nghiệm, bạn gọi tên và ghi nhận cụ thể công sức của từng thành viên, cảm ơn họ vì đã hết lòng đóng góp cho dự án.
Phản hồi từ coaching (Coaching Feedback)
Phản hồi từ coaching là quá trình đặt câu hỏi để nhân viên tự phản hồi về công việc của họ trước khi tìm kiếm feedback từ người khác. Coaching Feedback giúp nhân viên nâng cao nhận thức về bản thân, tự chủ và tìm giải pháp tốt hơn cho tương lai.
Để sử dụng dạng feedback này, người quản lý hoặc những người có vai trò coach có thể thực hiện các phiên coaching ngắn sau mỗi dự án. Trong các phiên coaching này, bạn có thể đặt câu hỏi như sau:
- Bạn cảm thấy như thế nào sau khi hoàn thành dự án này?
- Bạn nhận thấy những điều bạn đã làm tốt là gì?
- Bạn nghĩ rằng có gì bạn có thể làm tốt hơn?
- Trong dự án này, bạn gặp thử thách gì?
- Làm thế nào tôi có thể hỗ trợ bạn để cải thiện công việc của mình?
Phản hồi tức thì (Real-time Feedback)
Phản hồi tức thì là dạng feedback ngắn gọn và ngay lập tức về một công việc cụ thể. Thông thường, đó có thể là lời khen ngợi, chia sẻ vui mừng hoặc đóng góp nhỏ để cải thiện công việc.
Ví dụ, giả sử nhân viên A vừa hoàn thành việc xây dựng một trang web mới cho tổ chức và đã chia sẻ nó trong nhóm chat chung của công ty. Các thành viên trong nhóm ngay lập tức có thể đưa ra feedback ghi nhận như sau: “Trang web mới rất chuyên nghiệp! Chúc mừng A” hoặc đưa ra những đóng góp nhỏ như: “Trang web mới đẹp quá. Tuy nhiên, tôi thấy nút ‘Tìm hiểu thêm’ trên trang chủ chưa hoạt động, A hãy kiểm tra lại nhé!”
Rõ ràng, trong tình huống này, nếu không có phản hồi, nhân viên A có thể cảm thấy không được quan tâm và khó hiểu về cách cấp trên và đồng nghiệp đánh giá công việc của mình.
Gợi ý để người quản lý đưa feedback hiệu quả hơn
Xác định mục tiêu rõ ràng trước khi đưa ra feedback
Trước khi đưa phản hồi, hãy xác định mục tiêu rõ ràng mà bạn muốn đạt được. Bạn có muốn cải thiện hiệu suất làm việc, khám phá khả năng tiềm ẩn, hay đề cao những hành vi tích cực? Bằng cách xác định mục tiêu, bạn sẽ có khả năng tạo ra feedback tập trung và mang tính xây dựng.
Sử dụng ngôn từ tích cực và xây dựng
Chọn những từ ngữ tích cực và xây dựng để truyền đạt feedback. Tập trung vào những điểm mạnh và thành công của người nhận, đồng thời chỉ ra những cải thiện cần thiết một cách khách quan và xây dựng. Sử dụng ngôn ngữ khích lệ và động viên để tạo động lực cho người nhận.
Lắng nghe chủ động và thể hiện sự quan tâm
Lãnh đạo cần lắng nghe chủ động khi nghe feedback từ người nhận. Hãy tạo không gian cho họ để chia sẻ suy nghĩ, cảm xúc và ý kiến của mình. Hãy thể hiện sự quan tâm và sẵn lòng lắng nghe để hiểu rõ hơn về góc nhìn và cảm nhận của người nhận về phản hồi.
Đề xuất hỗ trợ và kế hoạch phát triển
Sau khi đưa ra feedback, lãnh đạo có thể đề xuất những hỗ trợ và kế hoạch phát triển phù hợp để người nhận có thể cải thiện và phát triển. Hãy tạo ra một không gian để thảo luận về các biện pháp hỗ trợ, cung cấp sự định hướng và nguồn tài nguyên cần thiết để người nhận có thể tiến bước một cách hiệu quả trên con đường phát triển của mình.
Tôn trọng và giữ sự tử tế
Luôn duy trì sự tôn trọng và sự tử tế trong quá trình đưa feedback. Tránh chỉ trích cá nhân và đảm bảo rằng phản hồi của bạn tập trung vào công việc và hành vi, chứ không phải vào cá nhân. Tạo một môi trường an toàn và tôn trọng để người nhận nhận thức và chấp nhận phản hồi.
Kết luận
Feedback đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong công việc, mang lại nhiều lợi ích cho cả người đưa phản hồi và người nhận. Nó giúp cung cấp định hướng, khám phá và phát triển tiềm năng, tạo động lực và sự cam kết, tăng cường tương tác và mối quan hệ, cũng như thúc đẩy sự phát triển liên tục trong công việc. Bằng cách tạo một môi trường làm việc tôn trọng và động lực, feedback sẽ trở thành công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy sự phát triển và thành công của cả cá nhân và tổ chức.
Chi tiết cách thức, phương pháp cải thiện kỹ năng Feedback cho người quản lý, tham khảo khoá học Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.
Khóa học cài đặt văn hóa có chủ đích, phát triển tổ chức gắn kết - hiệu suất cao