5 nguyên tắc “vàng” để phát triển Trải nghiệm nhân viên

Nhân viên là trái tim và linh hồn của bất kỳ tổ chức nào. Sự gắn kết và hài lòng, cùng năng suất công việc tích cực của họ là chìa khoá quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Để làm được những điều trên, các tổ chức cần có Trải nghiệm nhân viên (EX) xuất sắc.

Khái niệm về Trải nghiệm nhân viên không chỉ là sếp tốt và văn phòng đẹp; nó bao gồm tất cả các tương tác, mối quan hệ và trải nghiệm mà một nhân viên có được trong suốt hành trình của họ trong một tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 05 nguyên tắc mà các tổ chức có thể áp dụng để phát triển trải nghiệm tích cực cho nhân viên.

1. Bám sát quy trình

Phát triển Trải nghiệm nhân viên tích cực đòi hỏi một cách tiếp cận cấu trúc. Điều quan trọng là phải có một quy trình rõ ràng và vạch ra các bước cần thực hiện để tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên. Quá trình này nên được thiết kế với mục tiêu cuối cùng là tạo ra một môi trường thúc đẩy sự gắn kết, hài lòng và năng suất của nhân viên.

Để phát triển quy trình trải nghiệm nhân viên hiệu quả, điều quan trọng là phải có sự tham gia của tất cả các bên liên quan, bao gồm quản lý, lãnh đạo và nhân sự. Mỗi bên liên quan cần hiểu rõ vai trò của họ trong quy trình và hành động của họ đóng góp như thế nào vào mục tiêu tổng thể. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều được liên kết và làm việc hướng tới một mục tiêu chung.

Quy trình cũng phải đủ linh hoạt để đáp ứng kịp thời những phản hồi từ nhân viên. Các cơ chế khảo sát và phản hồi nên được thực hiện thường xuyên để thu thập thông tin đầu vào từ nhân viên về những gì họ thích và không thích về môi trường làm việc hiện tại. Phản hồi này sau đó có thể được sử dụng để thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với quy trình nhằm cải thiện trải nghiệm tổng thể của nhân viên.

2. Bắt đầu từ việc nhỏ (Start-small)

Tạo Trải nghiệm nhân viên tích cực có thể không cần những cử chỉ hành động hoành tráng. Đôi khi, chính những điều nhỏ nhặt lại quan trọng nhất. Những thay đổi đơn giản (ví dụ như có đồ ăn nhẹ miễn phí giữa buổi chiều, khu vực dành riêng để thư giãn, giải trí hoặc tổ chức các hoạt động xây dựng đội nhóm…) có thể giúp nâng cao tinh thần và sự gắn kết của nhân viên một cách hiệu quả và lâu dài.

Start-small cũng cho phép các tổ chức thử nghiệm và đánh giá hiệu quả của một số sáng kiến, ý tưởng nhất định. Việc điều chỉnh các sáng kiến nhỏ sẽ dễ dàng hơn là loại bỏ các sáng kiến quy mô lớn đã được thực hiện mà không có thử nghiệm phù hợp.

Có những công ty nhận thấy rằng vấn đề lớn nhất của họ nằm ở khâu thu hút tuyển dụng thì họ tập trung vào cải tiến trải nghiệm nhân viên trước. Có những công ty nhận ra vấn đề của họ đang nằm ở phần đào tạo hội nhập thì họ sẽ tập trung cải tiến phần đó nhằm tạo ra một “quick win” – tạo ra thành quả ngay. Bắt đầu từ việc nhỏ có thể tạo ra “quick win”, từ đó có thể dễ dàng hơn trong việc lôi kéo sự tham gia của những người xung quanh.

Để thực hiện nâng cấp Trải nghiệm nhân viên (hay bất kỳ những công việc nào khác liên quan đến phát triển văn hoá doanh nghiệp), sự đồng thuận từ ban lãnh đạo là một yếu tố rất quan trọng. Nếu team của bạn chưa có được sự ủng hộ ngay lập tức vì những nguyên nhân khách quan, hãy bắt đầu từ việc nhỏ.

Các sáng kiến nhỏ cũng có xu hướng tiết kiệm chi phí hơn, điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) với nguồn lực hạn chế. Bằng cách bắt đầu với những sáng kiến nhỏ, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tạo ra trải nghiệm nhân viên tích cực mà không phải lo nghĩ nhiều về vấn đề chi phí, nguồn lực.

3. Làm điều quen thuộc

Thường thường, khi chúng ta “chạm” vào một khái niệm mới thì chúng ta học rất nhiều, đọc rất nhiều, và sau đó chúng ta có xu hướng muốn làm rất nhiều thứ “to đùng”. Và để giải quyết hoặc làm những thứ “siêu to khổng lồ” đó thì có thể chúng ta sẽ phải xây dựng luôn bộ công cụ mới, hay thậm chí là mua luôn phần mềm từ một bên thứ ba. Vậy là vô tình, chúng ta tự nhiên tạo ta một thách thức lớn hơn. Nói cách khác, chúng ta giải quyết vấn đề bằng cách tạo ra vấn đề.

Tạo cảm giác quen thuộc tại nơi làm việc có thể giúp tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên. Nhân viên có xu hướng cảm thấy thoải mái và gắn kết hơn khi họ ở trong một môi trường mà họ quen thuộc. Điều này có thể đạt được bằng cách cung cấp một chương trình giới thiệu toàn diện bao gồm lịch sử, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của công ty. Nó cũng có thể liên quan đến việc giới thiệu nhân viên với đồng nghiệp, người quản lý và các thành viên trong nhóm của họ, cũng như cho họ xem xung quanh văn phòng hoặc nơi làm việc.

Cũng không nên cố gắng tạo ra những thứ cồng kềnh, có vẻ “nguy hiểm”, vì nhiều khả năng chúng sẽ tốn kém và không mang lại hiệu quả, vô hình trung mang lại trải nghiệm tồi tệ cho những người xung quanh, và khiến họ mất niềm tin vào quá trình tạo ra những trải nghiệm nhân viên tuyệt vời. Thay vì làm những thứ mới và khiến mọi người mất thêm thời gian thích nghi, chúng ta nên cung cấp các công cụ và nguồn lực quen thuộc (và có thể đổi mới nếu cần thiết) để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

4. Tạo ra các “Quick win”

Tạo ra những chiến thắng nhanh chóng là một cách hiệu quả để tạo động lực và xây dựng sự nhiệt tình xung quanh trải nghiệm của nhân viên. Chiến thắng nhanh chóng là những sáng kiến có thể được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời có tác động tích cực ngay lập tức đến trải nghiệm của nhân viên.

Ví dụ về những chiến thắng nhanh chóng bao gồm giới thiệu giờ làm việc linh hoạt, cung cấp khả năng tiếp cận các cơ hội đào tạo và phát triển hoặc cải thiện môi trường văn phòng. Những sáng kiến này tương đối dễ thực hiện và chúng có thể có tác động ngay lập tức đến trải nghiệm của nhân viên.

Chiến thắng nhanh chóng cũng giúp xây dựng động lực và sự nhiệt tình xung quanh trải nghiệm của nhân viên. Khi nhân viên thấy rằng phản hồi của họ đang được lắng nghe và hành động, họ có nhiều khả năng sẽ gắn kết với tổ chức và đóng góp tích cực cho trải nghiệm của nhân viên.

5. Quản lý, Lãnh đạo, Nhân sự… – Tất cả cùng tham gia

Phát triển trải nghiệm nhân viên tích cực đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bên liên quan. Mỗi bên liên quan đều có vai trò trong việc tạo ra một môi trường thúc đẩy sự gắn kết, hài lòng và năng suất của nhân viên.

Quản lý đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên. Các nhà quản lý chịu trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên được cung cấp các nguồn lực, đào tạo và hỗ trợ cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Họ cũng chịu trách nhiệm đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và cung cấp phản hồi thường xuyên cho nhân viên. Những người quản lý dễ tiếp cận, hỗ trợ và thúc đẩy văn hóa làm việc tích cực có thể đi một chặng đường dài trong việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên.

Lãnh đạo cũng rất quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên. Các nhà lãnh đạo nên làm gương, thể hiện các giá trị và hành vi quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Họ cũng nên tích cực tham gia vào quá trình trải nghiệm của nhân viên, cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn cho các nhà quản lý và nhân sự.

Về phần nhân sự, họ chịu trách nhiệm thực hiện các chính sách và quy trình nhân sự nhằm thúc đẩy sự gắn kết, hài lòng và năng suất của nhân viên. Nhân sự cũng tích cực tham gia vào việc thu thập phản hồi của nhân viên và thực hiện các sáng kiến nhằm cải thiện trải nghiệm của nhân viên.

Kết luận

Tóm lại, việc tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên đòi hỏi một cách tiếp cận có cấu trúc liên quan đến tất cả các bên liên quan, bao gồm quản lý, lãnh đạo và nhân sự. Năm nguyên tắc được thảo luận trong bài viết này bao gồm: Bám sát quy trình, Start-small, Làm điều quen thuộc, Tạo ra các “chiến thắng nhanh chóng”Quick win” và Có sự tham gia của tất cả các bên liên quan – có thể giúp các tổ chức phát triển trải nghiệm nhân viên tích cực một cách hiệu quả.

Nếu bạn đang mong muốn tìm hiểu về trải nghiệm nhân viên để thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp, tham khảo khóa học Thiết kế và triển khai hành trình Trải nghiệm nhân viên xuất sắc của ACEX.