Xây dựng văn hóa giao tiếp trong doanh nghiệp

Văn hóa giao tiếp là vũ khí bí mật mà công ty nào cũng cần sở hữu. Bất kể lĩnh vực làm việc hay ngành nghề, hãy cân nhắc việc tìm hiểu về cách giao tiếp ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức. Việc hiểu rõ về văn hóa giao tiếp tại nơi làm việc và xem xét các gợi ý hữu ích để thúc đẩy nó có thể giúp bạn xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và năng suất. Trong bài viết này, chúng tôi mô tả cách xây dựng một văn hóa giao tiếp tại nơi làm việc, thảo luận về những lợi ích, và trình bày một số gợi ý để thúc đẩy một văn hóa giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc.

Lợi ích của văn hoá giao tiếp tại doanh nghiệp

1. Tăng cường hợp tác

Các công ty có văn hóa giao tiếp xuất sắc hỗ trợ và khuyến khích sự hợp tác giữa các đội ngũ và phòng ban khác nhau. Sự hợp tác là quan trọng để đạt được mục tiêu kinh doanh chung và có lợi thế cạnh tranh trong thị trường. Khi nhân viên cảm thấy thoải mái trong việc giao tiếp, họ có thể đề xuất ý tưởng mới, đưa ra gợi ý, chiến lược, và phản hồi để hỗ trợ công ty. Họ cũng có thể hợp tác để tích hợp những chiến lược mới vào các hoạt động của công ty. Văn hóa giao tiếp tích cực tại nơi làm việc cũng khuyến khích chia sẻ kiến thức giữa nhân viên, giúp thúc đẩy sự đổi mới và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh.

2. Tăng tỉ lệ giữ chân nhân viên

Văn hóa giao tiếp trong tổ chức có thể ảnh hưởng đáng kể đến sự cam kết và giữ chân nhân viên, vì các tổ chức đầu tư vào giao tiếp nội bộ thường có nhân viên chăm chỉ. Những ứng viên tìm kiếm việc làm cũng thường xem xét về văn hóa giao tiếp tại nơi làm việc trước khi chấp nhận một đề nghị việc làm. Một văn hóa giao tiếp tích cực và môi trường làm việc có thể giúp thu hút nhân tài mới đến công ty và hỗ trợ sự phát triển kinh doanh.

3. Nâng cao Trải nghiệm của Nhân Viên

Thường xuyên giao tiếp tích cực tại nơi làm việc thường cải thiện trải nghiệm của nhân viên làm việc trong công ty đó. Những nhân viên luôn được thông tin về tin tức quan trọng của công ty có thể cảm thấy mình là một phần của tổ chức, khuyến khích họ trở nên năng suất hơn. Những nhân viên thường xuyên kết nối với đồng nghiệp và quản lý có khả năng hứng khởi từ tích cực của người khác, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc của họ.

Đọc thêm: 5 nguyên tắc “vàng” để phát triển Trải nghiệm nhân viên

4. Khuyến khích sự đồng thuận trong tổ chức

Đồng thuận nhân viên với chiến lược và mục tiêu kinh doanh có thể quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức. Văn hóa giao tiếp của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc đồng thuận hiệu quả các nhiệm vụ của nhân viên với mục tiêu tổ chức. Khi một công ty truyền đạt một cách hiệu quả về kế hoạch và mục tiêu dài hạn, nhân viên có thể hiểu rõ hơn về vai trò của mình và đóng góp cần thiết để đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng.

Phương pháp xây dựng văn hóa giao tiếp tại nơi làm việc

1. Thường xuyên thảo luận với nhân viên

Bạn có thể thảo luận với nhân viên theo cách linh hoạt để xác định và đáp ứng nhu cầu của họ một cách hiệu quả hơn. Hãy xem xét việc thực hiện giao tiếp đều đặn theo các cách phù hợp với thói quen và nhu cầu của nhân viên. Ví dụ, nếu một số thành viên trong nhóm không truy cập thông tin qua tin nhắn, bạn có thể tìm kiếm các kênh khác mà họ sử dụng thường xuyên hoặc hỏi về phương tiện giao tiếp mà họ ưa thích để truyền đạt thông điệp một cách thành công. Khi bạn thảo luận và giao tiếp với nhân viên theo cách phù hợp nhất với họ, văn hóa giao tiếp tại nơi làm việc có thể điều chỉnh hiệu quả.

2. Ưu tiên giao tiếp nội bộ

Giao tiếp nội bộ đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa giao tiếp tại nơi làm việc. Các tổ chức nổi tiếng trên nhiều lĩnh vực thường áp dụng giao tiếp hiệu quả để vượt qua những thách thức trong quá trình thay đổi và đảm bảo một bầu không khí tích cực tại nơi làm việc. Hãy xem xét việc chia sẻ thông tin đều đặn về các thay đổi trong chính sách hoặc hoạt động nội bộ để đem lại sự ổn định. Trong trường hợp chuyển đổi sang môi trường làm việc từ xa, việc thực hành giao tiếp hiệu quả có thể diễn ra trong quá trình giới thiệu cho nhân viên mới và trong các buổi học hoặc đào tạo liên tục.

Đọc thêm: Làm thế nào để duy trì văn hóa doanh nghiệp trong môi trường làm việc từ xa?

3. Lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhân viên

Ngoài việc ưu tiên và chia sẻ thông tin trong công ty, bạn cũng có thể thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên. Bạn có thể yêu cầu phản hồi và lắng nghe ý kiến của nhân viên để tạo ra một văn hóa giao tiếp tại nơi làm việc. Bằng cách hỏi ý kiến nhân viên về trải nghiệm làm việc, bạn có thể hiểu được nhu cầu của họ từ công ty. Hãy xem xét việc cung cấp các nguồn lực cần thiết để đảm bảo một môi trường làm việc hiệu quả và đầy đủ hài lòng. Những thông tin thu được cũng có thể giúp bạn xây dựng nên bản sắc tích cực mà nhân viên mong đợi.

Đọc thêm: Văn hoá phản hồi – Chìa khoá thành công cho doanh nghiệp

4. Sử dụng công nghệ

Việc tìm ra thời điểm và các kênh phù hợp để giao tiếp với nhân viên có thể là một thách thức. Công nghệ hiện đại cung cấp nhiều tính năng, mẫu, và công cụ giao tiếp nội bộ giúp rút ngắn quá trình truyền đạt thông tin. Nó cũng làm tăng cường kết nối giữa văn hóa làm việc và chất lượng giao tiếp. Các tổ chức hiệu quả thường đầu tư vào công nghệ mới hoặc các kênh truyền thông số để nâng cao chất lượng giao tiếp trong tổ chức.

Đọc thêm: Trải nghiệm số của nhân viên trong thời đại chuyển đổi số

5. Cân bằng giữa quy củ và thoải mái

Tìm ra sự cân bằng hợp lý giữa sự nghiêm túc và sự thoải mái trong cách giao tiếp của công ty có thể rất quan trọng để khuyến khích một văn hóa giao tiếp tích cực. Khi xây dựng sự cân bằng này, cố gắng truyền đạt một cách uy tín và nhất quán. Bạn cũng có thể tương tác với lãnh đạo và bộ phận truyền thông nội bộ. Trong khi duy trì các tiêu chuẩn, quy tắc chính thức, hãy thử thêm vào những hoạt động thoải mái và vui nhộn để khuyến khích sự tham gia của nhân viên. Ví dụ, bạn có thể tổ chức các buổi họp trưa hoặc khuyến khích việc mặc trang phục thoải mái vào các ngày Thứ Sáu hàng tuần.

6. Tham gia cùng quản lý công ty

Giao tiếp của lãnh đạo là một khía cạnh quan trọng của việc xây dựng một văn hóa giao tiếp tích cực. Các nhà lãnh đạo của công ty như quản lý, giám sát, hoặc trưởng nhóm tương tác một cách hiệu quả với tổ chức. Họ thường xuyên liên lạc với quản lý cấp cao và truyền đạt thông tin đến những nhân viên mà họ lãnh đạo. Những nhà lãnh đạo và nhóm truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một văn hóa giao tiếp tích cực tại nơi làm việc.

7. Truyền đạt thông tin phù hợp

Truyền đạt thông tin một cách hợp lý là quan trọng để tránh tình trạng quá tải thông tin cho người nhận. Mặc dù việc gửi thông điệp thường xuyên là quan trọng để duy trì hiệu suất kinh doanh, nhưng hãy cân nhắc giảm lượng thông tin chỉ đến những thông điệp quan trọng và liên quan đến công việc của nhân viên. Bạn có thể cá nhân hóa email hoặc chia sẻ thông tin quan trọng mà tất cả nhân viên cần biết để đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh. Cũng đảm bảo rằng nội dung bạn tạo ra và phân phối là phù hợp với đối tượng của mình và có khả năng kích thích sự tham gia.

8. Ghi nhận và khen thưởng cho những đóng góp quan trọng

Bạn có thể khuyến khích một văn hóa giao tiếp tích cực bằng cách ghi nhận và thưởng cho những đóng góp quan trọng của nhân viên đối với công ty. Các nhóm nhân sự, quản lý và các nhà điều hành của công ty đều có thể đóng góp vào việc ghi nhận nhân viên. Bạn có thể khuyến khích nhân viên bằng cách chia sẻ công khai các thành tích, cột mốc mà họ đã đạt được trong các cuộc họp, kỷ niệm những thành công của nhân viên trong bản tin hàng tuần hoặc hàng tháng, hoặc qua email dành riêng cho từng bộ phận. Việc khen ngợi thường xuyên có thể giúp nhân viên biết rằng họ đang làm việc tốt và ảnh hưởng đến sự nỗ lực của đội nhóm. Những nhân viên khác cũng có thể chú ý đến sự ghi nhận và cảm thấy được động viên để đóng góp một cách đáng kể và nâng cao hiệu suất làm việc.

Đọc thêm: Ghi nhận nhân viên – Tầm quan trọng và cách thực hiện đúng

Kết luận

Nhắc đến một doanh nghiệp phát triển và thành công, không thể không nhắc đến việc xây dựng một văn hóa giao tiếp tích cực. Đây không chỉ là một yếu tố quan trọng để tạo nên môi trường làm việc trở nên thoải mái và sôi nổi, mà còn đóng vai trò lớn trong việc thúc đẩy sự hợp tác, đổi mới, và tăng cường động lực cho toàn bộ đội ngũ nhân viên.Tham khảo khóa học “Cài đặt văn hoá doanh nghiệp” của ACEX để biết thêm các mô hình, quy trình làm văn hoá doanh nghiệp nhằm  xây dựng tổ chức hiệu suất cao.