Ứng dụng phương pháp PDCA trong quản lý/quản trị

Quản lý là một khía cạnh quan trọng trong mọi doanh nghiệp, và để đạt được hiệu suất cao, việc áp dụng các phương pháp hiệu quả là không thể tránh khỏi. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về ứng dụng của Phương pháp PDCA (Plan-Do-Check-Act) trong quản lý và quản trị doanh nghiệp.

1. Chu trình PDCA là gì?

PDCA, hay còn gọi là Plan-Do-Check-Act, xuất phát từ công trình nghiên cứu của tiến sĩ Walter Shewhart. Tuy nhiên, sự nổi tiếng và ứng dụng rộng rãi của PDCA được đưa ra nhờ vào tiến sĩ Edward Deming. Hệ thống PDCA được tạo ra với sự đơn giản và tính liên tục, làm nổi bật bởi bốn giai đoạn chính: Plan (Lập kế hoạch), Do (Thực hiện), Check (Kiểm tra), và Act (Hành động).

Phương pháp khoa học PDCA không chỉ hữu ích cho doanh nghiệp lớn mà còn cho các tổ chức nhỏ, cá nhân, và thậm chí cả các cải cách quốc gia. Việc lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá, rồi thay đổi mang lại sự cải tiến liên tục, là chìa khóa cho một quá trình hoạt động hiệu quả và bền vững.

2. Các giai đoạn của chu trình PDCA

a. Plan (Lập kế hoạch)

Trong quá trình quản lý và triển khai các dự án, giai đoạn Plan (Lập kế hoạch) của chu trình PDCA đóng vai trò quan trọng, giúp xác định hướng đi và tạo nền tảng cho sự thành công trong tương lai. Đây không chỉ là bước đơn thuần để đặt ra một kế hoạch, mà còn là quá trình chiến lược hóa, phát triển mục tiêu cụ thể và xây dựng cơ sở cho các bước tiếp theo.

• Xác định mục tiêu chi tiết: Trong giai đoạn này, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần xác định mục tiêu một cách chung chung mà còn tập trung vào việc xác định mục tiêu chi tiết và cụ thể. Mục tiêu này không chỉ giúp định hình hành động mà còn tạo ra một hướng rõ ràng cho toàn bộ quá trình. Việc xác định mục tiêu cụ thể giúp đặt ra các tiêu chí đo lường và đánh giá hiệu suất một cách chặt chẽ.
• Lập kế hoạch chiến lược: Lập kế hoạch không chỉ là việc đặt ra một danh sách công việc cần thực hiện, mà còn bao gồm việc xây dựng chiến lược toàn diện để đạt được mục tiêu đã đề ra. Chiến lược này bao gồm các bước cụ thể, nguồn lực cần thiết, và quy trình để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của kế hoạch.
• Thu thập thông tin và phân tích: Bước quan trọng tiếp theo là việc thu thập thông tin. Doanh nghiệp cần tích hợp các nguồn thông tin khác nhau để đảm bảo rằng kế hoạch được xây dựng trên cơ sở hiểu biết sâu sắc về tình hình thị trường, môi trường kinh doanh và nguồn lực nội và ngoại bộ. Phân tích thông tin này giúp hiểu rõ hơn về những thách thức và cơ hội có thể phát sinh.
• Xác định chiến lược thích hợp: Việc xác định chiến lược thích hợp là quyết định cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ di chuyển theo hướng đúng. Sự linh hoạt và đổi mới là chìa khóa để xây dựng một chiến lược linh hoạt có thể thích ứng với biến động của thị trường.
• Tạo cơ sở cho sự liên tục và linh hoạt: Tất cả những công việc thực hiện trong giai đoạn Plan không chỉ là để đảm bảo rằng kế hoạch được đặt ra một cách chi tiết, mà còn để xây dựng cơ sở cho sự liên tục và linh hoạt. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với biến động và thậm chí tận dụng những cơ hội bất ngờ xuất hiện trong quá trình triển khai.

Giai đoạn Plan không chỉ là khâu lập kế hoạch đơn thuần, mà là quá trình chiến lược hóa, đặt ra mục tiêu chi tiết và xây dựng cơ sở cho sự thành công liên tục. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp có kế hoạch rõ ràng mà còn đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của mọi hành động trong chu trình PDCA.

b. Do (Thực hiện)

Giai đoạn Thực hiện trong chu trình PDCA không chỉ đơn giản là việc triển khai kế hoạch đã lập ra, mà còn đòi hỏi sự linh hoạt, hiệu suất và sự quản lý tận dụng tối đa các nguồn lực. Đây là giai đoạn mà công việc cụ thể và hành động được thực hiện để chuyển đổi kế hoạch từ một ý tưởng thành hiện thực.

• Triển khai kế hoạch theo lịch trình: Trong giai đoạn Thực hiện, sự triển khai của kế hoạch được thực hiện một cách có tổ chức và theo đúng lịch trình đã đề ra trước đó. Sự tổ chức chặt chẽ ở đây là quan trọng để đảm bảo rằng mọi bước tiến diễn ra đúng theo kế hoạch và không có sự trễ trệ.
• Linh hoạt trong thực hiện: Mặc dù lập kế hoạch là quan trọng, nhưng sự linh hoạt cũng đóng một vai trò quan trọng trong giai đoạn này. Thị trường và môi trường kinh doanh có thể thay đổi, và doanh nghiệp cần phải thích ứng để đảm bảo rằng họ không chỉ thực hiện theo kế hoạch mà còn tận dụng những cơ hội xuất hiện trong quá trình thực hiện.
• Hiệu suất là chìa khoá: Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, hiệu suất là yếu tố chính trong giai đoạn Thực hiện. Việc tự động hóa các quy trình, quản lý tốt nguồn nhân lực, và sử dụng công nghệ hiện đại là những yếu tố quyết định để đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện một cách hiệu quả và đúng hạn.
• Đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch: Để đảm bảo rằng công việc thực sự diễn ra theo đúng kế hoạch, quá trình theo dõi và đánh giá liên tục là cần thiết. Các chỉ số hiệu suất, bảng điều khiển dự án và hệ thống báo cáo giúp doanh nghiệp theo dõi tiến trình và phát hiện ngay lập tức bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh.
• Quản lý tài nguyên: Sự hiệu quả trong giai đoạn Thực hiện không chỉ đến từ việc thực hiện đúng kế hoạch mà còn từ việc quản lý tài nguyên một cách thông minh. Điều này bao gồm việc phân bổ nguồn nhân lực, quản lý chi phí, và tận dụng tối đa các tài nguyên có sẵn.
• Nâng cao hợp tác: Sự hợp tác trong nhóm là một yếu tố không thể thiếu để đảm bảo rằng mọi thành viên đều hướng về mục tiêu chung. Việc giao tiếp hiệu quả và sự đồng lòng trong nhóm đội ngũ là chìa khóa để thực hiện mọi công việc một cách hiệu quả.

Giai đoạn Thực hiện không chỉ là việc thực hiện một danh sách công việc mà còn đòi hỏi sự linh hoạt, hiệu suất và quản lý thông minh của tất cả các nguồn lực. Chìa khóa để thành công trong giai đoạn này là sự tổ chức, linh hoạt và sự quản lý tốt, đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện đúng theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đã đề ra.

c. Check (Kiểm tra)

Giai đoạn Check trong chu trình PDCA không chỉ là một bước kiểm tra kết quả mà còn là quá trình đánh giá sâu sắc, xác định những chênh lệch và yếu điểm để từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Đây là bước quyết định có tính chiến lược, đóng góp vào quá trình liên tục cải tiến của doanh nghiệp.

• Kiểm tra kết quả so với mục tiêu: Sau khi giai đoạn Thực hiện đã kết thúc, việc kiểm tra là bước quan trọng để đánh giá mức độ thành công so với mục tiêu đã đề ra trước đó. Các chỉ số hiệu suất, tiêu chí đo lường và đánh giá định kỳ giúp định rõ sự chênh lệch giữa kết quả thực tế và kế hoạch.
• Xác định nguyên nhân gây chênh lệch: Nếu có bất kỳ sự chênh lệch nào phát sinh, việc quan trọng là xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Phân tích sâu sắc cần được thực hiện để tìm hiểu về các yếu tố nội và ngoại vi ảnh hưởng đến hiệu suất. Các nguyên nhân có thể bao gồm thay đổi trong môi trường kinh doanh, không chính xác trong việc triển khai kế hoạch, hoặc sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng.
• Điều chỉnh và cải tiến: Dựa trên việc xác định nguyên nhân, bước tiếp theo là thực hiện các điều chỉnh và cải tiến cần thiết. Điều này có thể bao gồm việc điều chỉnh kế hoạch ban đầu, cải thiện quy trình thực hiện, hoặc thậm chí thay đổi chiến lược tổng thể. Sự nhạy bén và đáp ứng nhanh chóng là chìa khóa để giữ cho doanh nghiệp luôn linh hoạt trong môi trường biến động.
• Đánh giá liên tục: Đánh giá không chỉ là một bước duy nhất mà còn là một quy trình liên tục. Hệ thống đánh giá liên tục giúp theo dõi sự phát triển và phát hiện các vấn đề ngay từ khi chúng mới xuất hiện. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể thích ứng nhanh chóng và giải quyết vấn đề trước khi nó trở thành một thách thức lớn.
• Tổng hợp tài năng và kinh nghiệm: Giai đoạn Check không chỉ là việc kiểm tra mà còn là cơ hội để tổng hợp tài năng và kinh nghiệm từ mọi thành viên trong tổ chức. Ý kiến đóng góp từ cộng đồng là nguồn lực quan trọng để tạo ra giải pháp sáng tạo và chủ động trong việc xác định và giải quyết vấn đề.
• Định hình: Qua quá trình đánh giá và điều chỉnh, doanh nghiệp có thể xác định được hướng dẫn tương lai. Việc này không chỉ là việc khắc phục lỗi mà còn là về nâng cao hệ thống và quy trình tổng thể để đạt được hiệu suất tối ưu trong tương lai.

Giai đoạn Check trong chu trình PDCA không chỉ là bước đánh giá kết quả mà còn là quá trình liên tục cải tiến và học hỏi. Sự nhạy bén trong việc đánh giá, xác định nguyên nhân, và thực hiện điều chỉnh là chìa khóa để đảm bảo rằng doanh nghiệp không chỉ đạt được mục tiêu mà còn duy trì và nâng cao hiệu suất liên tục.

d. Act (Hành động)

Giai đoạn cuối cùng của chu trình PDCA, Act (Hành động), là một quá trình quyết định và thực hiện các cải tiến dựa trên kết quả của giai đoạn kiểm tra. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp xác định những điểm mạnh và điểm yếu mà còn tạo ra một cơ hội để học hỏi và phát triển liên tục.

• Xác định điểm cần cải tiến: Dựa trên kết quả đánh giá ở giai đoạn kiểm tra, doanh nghiệp có thể xác định những điểm cần thiết để cải thiện. Các cải tiến có thể liên quan đến quy trình, chất lượng sản phẩm, hiệu suất nhân viên, hoặc thậm chí là chiến lược tổng thể của tổ chức.
• Hành động linh hoạt, phản hồi nhanh chóng: Sự linh hoạt là chìa khóa trong giai đoạn này. Doanh nghiệp cần có khả năng thích ứng nhanh chóng với các thay đổi và thực hiện các hành động cần thiết để cải thiện tình hình. Hệ thống phản hồi liên tục từ người lao động và khách hàng là nguồn lực quan trọng để đảm bảo rằng hành động được thực hiện mang lại giá trị thực tế.
• Điều chỉnh cho phù hợp: Các cải tiến có thể bao gồm việc điều chỉnh kế hoạch ban đầu dựa trên những học được từ quá trình thực hiện và kiểm tra. Việc này đôi khi đòi hỏi sự linh hoạt trong việc thay đổi hướng đi, thậm chí là điều chỉnh mục tiêu ban đầu để phản ánh thực tế và yêu cầu mới.
• Tận dụng năng lực nội bộ: Giai đoạn Hành động là cơ hội để tận dụng tài năng và ý kiến đóng góp từ mọi thành viên trong tổ chức. Sự hợp tác và sự sáng tạo từ đội ngũ là nguồn lực quan trọng để tạo ra những giải pháp độc đáo và hiệu quả.
• Chủ động học hỏi và phát triển: Không chỉ là việc cải thiện hiện tại, giai đoạn Act còn mở ra cơ hội để học hỏi và phát triển trong tương lai. Doanh nghiệp có thể tích lũy kiến thức từ mỗi chu kỳ PDCA để áp dụng vào các dự án và quá trình tương lai, tạo ra một hệ thống học hỏi liên tục.
• Định rõ hướng đi tiếp theo: Giai đoạn Hành động không chỉ là về việc giải quyết vấn đề hiện tại mà còn về việc định rõ hướng đi tiếp theo. Điều này bao gồm việc xác định các bước cụ thể để giữ cho tổ chức không chỉ duy trì hiệu suất mà còn tiếp tục phát triển và thích ứng với môi trường biến động.

Giai đoạn cuối cùng của chu trình PDCA, Act (Hành động), là quãng đường cuối cùng để chuyển đổi những kiến thức và đánh giá thành hành động và cải tiến. Bằng cách này, doanh nghiệp không chỉ giữ vững hiệu suất mà còn định hình một tương lai tốt đẹp hơn thông qua sự học hỏi và sự linh hoạt.

3. Đánh giá về quy trình PDCA

Ưu điểm của PDCA

Tích hợp nguyên lý quản trị cơ bản: Chu trình PDCA không chỉ là một quy trình cụ thể mà còn bao hàm nhiều nguyên lý quản trị cơ bản. Điều này giúp tạo nên một cơ sở vững chắc cho hoạch định quản trị chiến lược trong tổ chức hay doanh nghiệp. Sự tích hợp này giúp đảm bảo rằng các công đoạn quản trị được chú ý liên tục và chất lượng luôn là yếu tố kiểm soát hàng đầu.

Chất lượng là ưu tiên hàng đầu: Trong mô hình PDCA, chất lượng là một trong những yếu tố được đặt lên hàng đầu. Quá trình kiểm soát chất lượng được tích hợp một cách tự nhiên vào chu trình lặp lại, giúp đảm bảo rằng mỗi vòng của PDCA đều đóng góp vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm hay dịch vụ.

Phát hiện và sửa lỗi kịp thời: Mô hình PDCA giúp doanh nghiệp phát hiện và sửa lỗi một cách kịp thời. Qua từng vòng lặp, sai sót và vấn đề có thể được xác định, đánh giá, và điều chỉnh. Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mà còn ngăn chặn sự phát triển của vấn đề thành thách thức lớn.

Áp dụng rộng rãi trong quản trị doanh nghiệp: Mặc dù PDCA ban đầu được biết đến trong quản lý chất lượng sản xuất, nhưng nó đã chứng minh khả năng của mình trong quản trị doanh nghiệp toàn diện. Sự linh hoạt và tính toàn diện của PDCA giúp nó phù hợp cho mọi loại mục tiêu, từ cá nhân, tổ chức nhỏ lẻ đến các cuộc cải cách lớn mang tính thời đại.

Xây dựng bộ quy trình trong tổ chức: PDCA góp phần xây dựng bộ quy trình trong tổ chức. Việc thử nghiệm mô hình trong một đội nhóm nhỏ giúp định hình các công việc cần thực hiện, giải quyết vấn đề từ đơn giản đến phức tạp, và dần cải tiến và hoàn thiện. Điều này tạo ra một hệ thống quy trình vận hành tiêu chuẩn.

Mở rộng phạm vi ứng dụng một cách hiệu quả: Sau khi được xác minh hiệu quả thông qua thử nghiệm, PDCA có thể mở rộng phạm vi ứng dụng từ các phòng ban nhỏ đến toàn bộ doanh nghiệp. Việc này mang lại những kết quả đáng kể và giúp doanh nghiệp sở hữu một bộ quy trình vận hành tiêu chuẩn, tăng cường hiệu suất và chất lượng.

Nhược điểm của PDCA

Yêu cầu hoàn hảo về điều kiện lý tưởng: Do quy trình PDCA yêu cầu việc hoàn thiện các giai đoạn trong điều kiện hoàn hảo và không phát sinh biến số, điều này làm cho chu trình chỉ đạt hiệu quả tối đa khi mọi điều kiện đều lý tưởng. Khi có biến số xuất hiện, có thể ảnh hưởng đến tiến độ và làm mất đi một phần thời gian đáng kể trong quá trình triển khai.

Chịu sự ảnh hưởng của biến số: Nhược điểm khác của PDCA là khi có biến số xuất hiện, có thể tạo ảnh hưởng tiêu cực đến tiến trình làm việc. Điều này có thể làm giảm hiệu suất và làm chậm quá trình vận hành. Tuy nhiên, có thể xem xét rằng những biến số này cũng có thể giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại vấn đề và cải thiện trong các chu trình sau.

Cân đối thời gian trong mỗi giai đoạn: Một thách thức trong PDCA là cần phải cân đối thời gian trong mỗi giai đoạn. Phân tích quá mức có thể làm chậm tiến độ dự án, và quá trình này đòi hỏi sự cân nhắc đúng đắn để tránh đình trệ và thất bại trong việc duy trì động lực.

Phụ thuộc vào giai đoạn cuối cùng: Kết quả của PDCA thường phụ thuộc lớn vào giai đoạn thực hiện cuối cùng của chu trình. Điều này có nghĩa là, nếu không tập trung đúng vào giai đoạn quyết định và thực hiện, kết quả cuối cùng có thể không đạt được như mong đợi.

Chưa đáp ứng tính khẩn cấp và đổi mới: PDCA có thể không linh hoạt đối với các tình huống khẩn cấp khi cần phải đưa ra quyết định và hành động ngay lập tức. Nó cũng có thể trở nên rập khuôn và đòi hỏi sự đổi mới và tư duy sáng tạo để áp dụng một cách hiệu quả. PDCA có thể trở nên cứng nhắc và không chấp nhận sự đổi mới. Điều này có thể là một thách thức đối với những tổ chức cần sự linh hoạt và tư duy mới mẻ trong quy trình quản lý và cải tiến.

4. Lợi ích của chu trình PDCA đối với doanh nghiệp

Cải tiến quy trình hoạt động

PDCA là chu trình liên tục được thiết kế để cải tiến quy trình hoạt động. Nó đảm bảo rằng các lỗi có thể được sửa chữa và quy trình có thể thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất và độ linh hoạt của tổ chức.

Thay đổi cách quản lý

Mô hình PDCA khuyến khích sự phát triển và thay đổi đột phá, nhưng vẫn đảm bảo cải thiện chất lượng và hiệu suất. Nó không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là một công cụ hỗ trợ cho sự đổi mới và cải tiến liên tục. PDCA giúp quản lý thích ứng hiệu quả với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Quản lý chất lượng

Vòng lặp liên tục của PDCA cho phép tổ chức phân tích, đo lường, và xác định nguồn gốc của biến động từ yêu cầu của khách hàng. Điều này tạo điều kiện cho việc thực hiện các biện pháp khắc phục và cải tiến ngay lập tức, giúp duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm hay dịch vụ.

Duy trì kiểm soát dự án

Mô hình PDCA hỗ trợ người quản lý dự án trong việc duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với dự án. Quy trình này cung cấp các công cụ và phương tiện để theo dõi tiến độ, xác định vấn đề, và áp dụng các biện pháp khắc phục một cách có hệ thống.

Quản lý hiệu suất

PDCA hướng tới mô hình quản lý hiệu suất tích hợp quản lý hiệu suất và các hoạt động hàng ngày. Nó giúp cải thiện năng suất và hiệu suất tổ chức bằng cách tập trung vào những điểm mạnh và yếu của quy trình làm việc.

Gia tăng năng lực cạnh tranh trong tổ chức

Ứng dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên linh hoạt hơn, cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau. Điều này giúp đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức trước những thách thức và biến động trong môi trường kinh doanh.

Kết luận

Phương pháp PDCA không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là một triết lý giúp doanh nghiệp duy trì sự liên tục và linh hoạt trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Việc áp dụng chu trình PDCA có thể là chìa khóa cho sự thành công và bền vững của mọi doanh nghiệp.

Nếu bạn cần một môi trường để học tập và chia sẻ những kiến thức thực tế trong công việc quản lý, hãy tham gia chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý của ACEX.