Trao quyền không có gì khó – Bắt đầu với 5 hành động này

Trao quyền là chìa khóa để thúc đẩy sự phát triển của đội nhóm và tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Lãnh đạo hiệu quả không phải lúc nào cũng đòi hỏi việc kiểm soát mọi khía cạnh của công việc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nắm vững quyền kiểm soát và không dám bước ra khỏi vùng an toàn của họ.

Vậy làm thế nào để bắt đầu trao quyền một cách đúng đắn? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu 5 hành động cụ thể, đơn giản nhưng mạnh mẽ, để bạn có thể bắt đầu thực hiện ngay lập tức. Hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể thể hiện lãnh đạo trao quyền và tạo ra một môi trường làm việc đầy động lực và khuyến khích phát triển.

Tại sao có nhiều lãnh đạo gặp khó khăn trong việc trao quyền?

Một số lãnh đạo có khả năng tự nhiên trong việc trao quyền cho đội ngũ của họ, nhưng không phải lúc nào điều này cũng dễ dàng. Để hiểu được vì sao lãnh đạo trao quyền có thể gặp khó khăn, chúng ta cần xem xét những yếu tố sau:

• Nhân viên chưa đủ kỹ năng: Một trong những yếu tố chính là sự thiếu tin tưởng vào khả năng của nhân viên. Nếu bạn không tin rằng những người trong đội của bạn có đủ kỹ năng, kinh nghiệm hoặc tự tin để nắm bắt cơ hội, bạn có thể cảm thấy do dự khi cố gắng trao quyền cho họ. Một phần việc của lãnh đạo trao quyền là việc khích lệ và động viên nhân viên phát triển tài năng của họ. Tuy nhiên, nếu bạn không thấy họ có khả năng thực hiện được, điều này có thể làm bạn ngần ngại trong việc trao quyền.
• Những thành viên trong đội thụ động: Một lãnh đạo trao quyền thường cần có động lực và sự chủ động nhất định từ phía nhân viên. Nếu bạn dẫn dắt những người không cảm thấy thoải mái hoặc thiếu động lực để tự tích cực hành động, việc trao quyền cho họ có thể trở nên khó khăn. Điều này đặt ra câu hỏi về cách bạn có thể khuyến khích và thúc đẩy nhân viên để họ tham gia tích cực hơn.
• Sợ thất bại: Một số lãnh đạo có sự lo lắng về việc mắc lỗi và sai lầm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Khi họ sợ thất bại, họ có thể chọn kiểm soát chặt chẽ hơn và không cho phép nhân viên tự quản lý công việc của họ. Điều này dẫn đến sự kiểm soát quá mức và không tạo điều kiện để nhân viên thể hiện khả năng sáng tạo và sáng tạo của họ.
• Sự bất an: Lãnh đạo tự tin thường không cảm thấy đe dọa bởi những thành viên trong đội có kỹ năng và khả năng cao. Tuy nhiên, những lãnh đạo không tự tin có thể cảm thấy bị đe dọa và lo lắng về sự tiềm năng của những người trong đội. Điều này có thể khiến họ không muốn trao quyền cho nhân viên của họ, và họ có thể tìm cách kiểm soát hoặc giữ lại quyền quyết định.

Những yếu tố trên có thể tạo ra các rào cản đối với lãnh đạo trong việc thực hiện phong cách lãnh đạo trao quyền. Tuy nhiên, quan trọng là nhận ra rằng có nhiều lợi ích mạnh mẽ có thể xảy ra khi lãnh đạo áp dụng phương pháp này, bao gồm phát triển tài năng, tăng động lực, sự sáng tạo và hiệu suất đối với đội ngũ của họ.

Lãnh đạo trao quyền có lợi ích gì đối với đội nhóm?

Hướng dẫn để cải thiện kỹ năng:

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc trao quyền cho đội ngũ là tạo ra cơ hội cho sự phát triển kỹ năng. Khi lãnh đạo trao quyền, họ thường giao trách nhiệm và quyền tự quyết cao hơn cho các thành viên trong đội. Điều này thể hiện sự tin tưởng của lãnh đạo vào khả năng của đội, và cảm giác này thúc đẩy đội viên cảm thấy quý trọng và cần thiết. Những người cảm thấy được trao quyền thường động viên và quyết tâm hơn, thậm chí chú ý đến chất lượng công việc hơn. Sự tăng cường trách nhiệm có thể giúp họ nhận ra rằng chất lượng công việc phụ thuộc vào họ, điều này thúc đẩy họ làm việc một cách tự quyết định và chất lượng hơn.

Đọc thêm: Tại sao nhà quản lý cần trao quyền cho nhân viên

Xây dựng sự tự tin

Lãnh đạo trao quyền cũng góp phần xây dựng sự tự tin của đội viên. Sự thật là khi lãnh đạo trao quyền, họ thể hiện sự tin tưởng vào khả năng và năng lực của đội viên. Điều này thúc đẩy sự tự tin và sự hứng thú trong công việc. Đội viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của đội ngũ và họ có sự ủng hộ từ lãnh đạo.

Phát triển kỹ năng và kinh nghiệm

Nếu lãnh đạo trao quyền một cách hiệu quả, cơ hội trao quyền có thể đòi hỏi đội viên phải thực hiện nhiệm vụ mới và có trách nhiệm lớn hơn. Điều này không chỉ giúp họ phát triển kỹ năng mới mà còn tích lũy thêm kinh nghiệm quý báu. Những kỹ năng và kinh nghiệm này có thể thúc đẩy sự phát triển cá nhân và giúp họ tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp của mình.

Nhìn chung, lãnh đạo trao quyền không chỉ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn thúc đẩy sự phát triển và thành công của cả đội và cá nhân mỗi thành viên trong đội.

5 hành động cần làm để bắt đầu trao quyền cho nhân viên

1. Nhờ một thành viên trong đội đại diện bạn

Trong vai trò của lãnh đạo, thường xuyên chúng ta cần tham dự các cuộc họp quan trọng với các nhà lãnh đạo cấp cao hơn hoặc đồng nghiệp để báo cáo về tiến trình công việc, phát triển chiến lược, hoặc đánh giá hiệu suất. Nhưng đôi khi, bạn có thể cân nhắc giao một thành viên trong đội của mình để đại diện bạn trong một trong những cuộc họp quan trọng này.

Tại sao lại làm như vậy? Điều này có thể đem lại nhiều lợi ích thú vị. Trước hết, đây là một cách mạnh mẽ thể hiện sự tin tưởng và sự phát triển nội lực của đội viên. Để giao quyền trách nhiệm và quyền tự quyết ở mức cao hơn cho thành viên trong đội, đồng nghĩa với việc bạn tin tưởng họ có khả năng đại diện bạn một cách xuất sắc. Việc này có thể thúc đẩy sự hứng thú và cam kết của họ đối với công việc, và đôi khi thậm chí giúp họ tập trung vào việc làm việc tốt nhất có thể.

Việc cho một thành viên trong đội đại diện bạn cũng có thể tạo cơ hội cho họ học hỏi từ các nhà lãnh đạo hoặc đồng nghiệp cấp cao hơn mà họ thường không có cơ hội tiếp cận. Điều này có thể thúc đẩy sự phát triển và mở rộng tầm nhìn nghề nghiệp của họ.

Tuy nhiên, nên nhớ rằng việc này nên được thực hiện một cách cân nhắc và lựa chọn. Nếu bạn liên tục thực hiện việc này, có thể gây ấn tượng cho người khác rằng bạn đang trốn tránh trách nhiệm. Do đó, nên thực hiện việc giao quyền đại diện một cách có lựa chọn, chỉ khi bạn bận rộn, vắng mặt hoặc trùng lịch.

Nếu bạn quyết định nhờ một thành viên trong đội đại diện, đừng quên dành thời gian để hỗ trợ họ chuẩn bị cho cuộc họp, và thông báo cho những người khác trong cuộc họp về sự sắp xếp này. Điều này có thể giúp loại bỏ bất tiện và làm cho cuộc họp diễn ra một cách mượt mà hơn, đặc biệt khi mọi người đã biết rằng một thành viên trong đội của bạn sẽ đại diện bạn.

2. Tin tưởng và tạo cơ hội: Bạn không phải người kiểm tra chất lượng công việc 

Trong quá trình thực hiện lãnh đạo trao quyền, có lúc bạn cần phải học cách không can thiệp. Điều này thể hiện qua việc bạn không phải là người kiểm tra cuối cùng trước khi một sản phẩm hoặc tài liệu được công bố hoặc gửi đi.

Trong một số trường hợp, đây có thể là một biện pháp mạnh mẽ để thể hiện sự tin tưởng vào đội ngũ của bạn. Thay vì bạn tự mình kiểm tra, bạn để người khác trong đội hoàn thiện công việc. Điều này đòi hỏi một mức độ cao hơn về trách nhiệm từ phía họ. Trước khi bạn thực hiện chiến lược này, quan trọng là bạn thông báo trước cho thành viên trong đội của bạn về quyết định này. Nếu không, họ có thể bất ngờ và không thoải mái khi họ phát hiện họ đang hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Việc không can thiệp như vậy có thể thúc đẩy sự tự quản lý trong đội. Nó cũng giúp tiết kiệm thời gian của bạn để tập trung vào các nhiệm vụ khác quan trọng hơn. Bằng cách làm như vậy, bạn tạo cơ hội cho thành viên trong đội nâng cao kỹ năng kiểm soát và trách nhiệm của họ.

3. Khuyến khích thành viên trong đội đề xuất phương án cải thiện hiệu suất

Thành viên trong đội thường tỏ ra đầy nhiệt huyết và có nhiều ý kiến về các phương pháp cải thiện hiệu suất công việc. Điều này thực sự là điều tuyệt vời, nhưng thường, nhiệm vụ chọn ý tưởng cải tiến và sau đó thực hiện nó là vai trò của lãnh đạo.

Đọc thêm: 6 nhóm hành động quan trọng để cài đặt văn hoá hiệu suất cao

Thay vì làm như vậy, hãy xem xét việc ủng hộ các ý tưởng cải tiến của một thành viên trong đội và để họ tự quản lý việc thực hiện nó. Điều này không chỉ là một biện pháp thể hiện sự tin tưởng vào khả năng và ý tưởng của thành viên trong đội, mà còn giúp họ phát triển kỹ năng quản lý dự án và chịu trách nhiệm.

Khi bạn quyết định ủng hộ ý tưởng cải tiến của họ, bạn đang tạo ra một cơ hội để họ phát triển trong phương diện cá nhân và sự nghiệp. Họ sẽ có cơ hội quản lý dự án, làm việc với các thành viên trong đội, và đảm bảo rằng ý tưởng cải tiến được triển khai thành công.

Một lợi ích khác của việc này là khi thành viên trong đội đã hoàn thành dự án cải tiến, họ có thêm một thành tích quý báu có thể thêm vào CV của họ, tạo cơ hội cho sự phát triển nghề nghiệp của họ trong tương lai.

Cuối cùng, việc ủng hộ thành viên trong đội quản lý dự án cải tiến của riêng họ là một cách tuyệt vời để thúc đẩy sự phát triển cá nhân và sự chủ động trong đội ngũ của bạn, giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực và sáng tạo.

4. Hỏi ý kiến các thành viên trong đội

Một đội ngũ thường có những thành viên với nhiều ý tưởng và quan điểm khác nhau, và sự đa dạng này thường là tiền đề cho sự phát triển và sáng tạo. Trong khi lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và định hình hướng đi của đội, việc lắng nghe ý kiến của các thành viên trong đội có thể tạo ra một sự cân bằng quan trọng giữa sự lãnh đạo và sự tham gia của cả đội.

Khi ra quyết định hoặc xử lý một tình huống cụ thể, việc hỏi các thành viên trong đội về ý kiến của họ có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể:

• Thu thập thêm đa dạng ý tưởng: Bằng cách lắng nghe ý kiến của đội, bạn mở ra cơ hội thu thập thêm ý tưởng và góc nhìn đa dạng, đóng góp vào quá trình đưa ra quyết định.
• Giúp thành viên hiểu rõ hơn về vai trò và nhiệm vụ của lãnh đạo: Quá trình thảo luận và lắng nghe ý kiến giúp các thành viên trong đội hiểu rõ hơn về các yếu tố mà lãnh đạo phải xem xét khi đưa ra quyết định. Điều này giúp tạo sự thấu hiểu và đồng cảm trong đội.
• Thể hiện sự tin : Bằng việc chọn quyết định dựa trên ý kiến của thành viên trong đội, bạn thể hiện sự tin tưởng và tôn trọng đối với họ. Điều này khích lệ sự tham gia và tạo ra sự đoàn kết trong đội.

Tất nhiên, việc hỏi ý kiến không đồng nghĩa với việc bạn phải chấp nhận tất cả ý kiến mà không xem xét tính khả thi. Nếu một thành viên trong đội đưa ra ý kiến không thực tế hoặc không hợp lý, thì có lẽ bạn không nên áp dụng ý kiến đó. Tuy nhiên, thường thường, bạn sẽ thấy rằng bằng việc hỏi ý kiến của các thành viên trong đội, bạn có thể thu thập được những góc nhìn mới mẻ, giải pháp sáng tạo, và bạn có thể quyết định theo đuổi hướng dẫn mà cả đội cùng ủng hộ.

5. Trao quyền một nhiệm vụ quan trọng

Việc trao quyền và trách nhiệm quan trọng cho các thành viên trong đội có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả đội và cá nhân mỗi người. Chúng ta đã biết rằng việc trao quyền có thể thúc đẩy sự phát triển và giúp những người trong đội của chúng ta phát triển kỹ năng và sự tự tin. Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải biết cách trao quyền một cách thông minh và hiệu quả.

Một điểm quan trọng là không phải nhiệm vụ nào cũng phù hợp để trao quyền. Thay vì trao quyền những nhiệm vụ tầm thường hoặc không quan trọng, hãy xem xét khả năng trao quyền một trong những trách nhiệm lãnh đạo quan trọng mà bạn đang thực hiện. Điều này một lần nữa thể hiện sự tin tưởng và sự tự tin từ phía bạn, và cũng giúp thành viên trong đội xây dựng kỹ năng lãnh đạo của họ.

Nhiệm vụ có thể liên quan đến việc thực hiện một báo cáo quan trọng, quản lý mối quan hệ với một bên liên quan quan trọng, hoặc có thể là việc để thành viên trong đội giải quyết xung đột với một khách hàng quan trọng. Điều quan trọng là bạn phải sử dụng sự đánh giá của mình để quyết định nhiệm vụ nào thực sự quan trọng và thích hợp để trao quyền.

Việc trao quyền trách nhiệm lãnh đạo quan trọng không chỉ giúp giảm bớt khối lượng công việc của bạn mà còn giúp xây dựng lòng tự tin và kỹ năng lãnh đạo cho thành viên trong đội. Nó cũng cho phép họ có cái nhìn trước về việc hoạt động trong vai trò lãnh đạo và thấy mình đóng góp đáng kể vào thành công của đội.

Kết luận

Bắt đầu với những hành động cụ thể, chắc chắn sẽ giúp bạn xây dựng một môi trường làm việc tích cực, giúp cả đội cùng trưởng thành và phát triển. Hãy trao quyền từ những hành động nhỏ nhất, để tạo nên sự thay đổi lớn lao trong vai trò lãnh đạo của bạn.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này, chúng tôi hy vọng rằng những kiến thức chúng tôi chia sẻ đã giúp bạn nắm bắt cách thực hiện một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong quản lý đội nhóm. Nếu bạn cần một môi trường để học tập và chia sẻ những kiến thức thực tế trong công việc quản lý, hãy tham gia chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý của ACEX.