Trải nghiệm ứng viên: Làm các việc nhỏ “đúng cách” có thể tạo khác biệt lớn

Trải nghiệm ứng viên là một trong số các thách thức đối với doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp SME/doanh nghiệp có ngân sách và nguồn lực hạn hẹp. Trong bài này, chúng ta cùng tìm hiểu kỹ hơn một chút về việc: làm Trải nghiệm ứng viên hoặc nói rộng ra là Trải nghiệm nhân viên thì có phải là cuộc chơi tốn kém công của, hoặc phải có nguồn lực nhiều mới làm được hay không nhé!

Thống kê cho thấy, tới khoảng 72% người tìm việc chia sẻ những trải nghiệm tiêu cực của mình với quá trình tuyển dụng của công ty nào đó lên các nền tảng mạng xã hội, với bạn bè, đồng nghiệp của họ… và điều đó tạo ra các hệ luỵ xấu cho thương hiệu nhà tuyển dụng. Tiếng lành đồn xa, tiếng dữ lại đồn xa và nhanh hơn như lửa gặp gió. Các loại “điều ong tiếng ve” do trải nghiệm ứng viên tệ vô hình trung gây quan ngại không nhỏ cho các nhân tài khi tiếp cận quá trình tuyển dụng của công ty “bị vết”. Gần đây, bạn có thể thấy trên LinkedIn có những người tìm việc gọi thẳng tên nhà tuyển dụng theo kiểu “Tôi cần tìm việc, nhưng riêng công ty ABC thì hãy né tôi ra” vì các trải nghiệm tồi tệ mà bạn ấy đã gặp phải.

Ở vai trò là Nhà tuyển dụng, thường ai cũng mong mỏi tạo ra được Trải nghiệm tốt cho ứng viên như một lẽ tự nhiên. Mong muốn là một chuyện, làm được và làm tốt quả thực không dễ dàng. Nhưng khó ở đâu? Có phải là “tại công ty thay đổi nhu cầu, công ty ít ngân sách, tại tôi không có quyền hạn gì để thay đổ” hay không?

Trước tiên, chúng ta cùng điểm qua xem một số các trải nghiệm tệ, phổ biến mà ứng viên hay chia sẻ nhiều nhất là gì nhé:

• “Hội chứng hố đen” – Có tới 75% người tìm việc phàn nàn rằng họ không nhận được phản hồi gì từ nhà tuyển dụng sau khi gửi hồ sơ ứng tuyển. Nhiều nhà tuyển dụng làm ngơ luôn nếu họ thấy CV của ứng viên chưa phù hợp với tiêu chí tuyển dụng, hoặc vì “bận quá” nên chỉ có thời gian dành cho các CV nào lọt qua vòng “gửi xe”. Vụ “hố đen” theo kiểu lặng thinh không tin tức gì còn gặp phải ở các vòng sau nữa.
• Tiếp theo, nhiều người tìm việc rất mất thời gian và nỗ lực “mò kim đáy bể” khi tìm hiểu thông tin về công ty, về vị trí tuyển dụng. Trung bình một người tìm việc mất khoảng 3 – 4 giờ/ngày để tìm hiểu thông tin về tuyển dụng.
• Quy trình, thủ tục tuyển dụng loằng ngoằng, rắc rối, khó hiểu và quá mất thời gian cũng khiến nhiều nhân tài “bỏ deal” ngay ở vòng gửi xe vì.. chán và ngại. 
• Tới vụ vào bàn phỏng vấn, rất nhiều nhà tuyển dụng mất điểm trong mắt ứng viên do trải nghiệm tiêu cực ở khâu này. Từ việc sắp xếp phỏng vấn, trao đổi công việc với phỏng vấn viên, các phản hồi sau đó….. Không ít trường hợp sau khi dự phỏng vấn ở xong thì ứng viên đâm ra ghét công ty mà họ vốn có thiện cảm trước đó – đều “nhờ công” của phỏng vấn viên cả!
• Đoạn thảo luận về Offer cũng là quãng mà các trải nghiệm tệ được dịp xuất chiêu. Các vấn đề như “tiền-hậu bất nhất”, trong bàn phỏng vấn hoặc khi thảo luận một đằng, offer một nẻo; Đòi hỏi các loại thông tin, hồ sơ rất “trời ơi” khiến ứng viên mất nhiều thời gian và cảm thấy bị phiền; Cách trao đổi, ứng xử, hỗ trợ ứng viên.. được làm hời hợt, thiếu chuyên nghiệp; Kiểm tra thông tin tham chiếu theo kiểu rất “cảnh sát điều tra”…

Nhìn vào đây thì chúng ta có thể thấy, trải nghiệm tệ rất nhiều khi không phải đến từ điều gì to tát, và cũng không hề nằm ngoài tầm với để giải quyết được của những người làm tuyển dụng. Chúng ta hoàn toàn có thể cải tiến được và/hoặc chí ít là tránh các lỗi lầm tạo ra trải nghiệm tệ.

Một số “tips”, cách thức dễ làm để cải tiến Trải nghiệm ứng viên

• Đơn giản hoá quy trình và thủ tục ứng tuyển. Giảm bớt các bước hoặc gộp bước nếu cần. Một số công ty đã rút ngắn quá trình tuyển dụng còn 2 vòng, thậm chí 1 vòng tuỳ vị trí, làm cho việc ứng tuyển thuận tiện và dễ dàng hơn. Khi bạn định yêu cầu ứng viên điền 1 mẫu ứng tuyển nào đó, bạn hãy tự mình thử trải nghiệm mẫu đó trước và đánh giá xem: có trường thông tin nào bị thừa không, mất nhiều thời gian làm không, có chỗ nào khó hiểu không… Đặt mình vào vị trí của người ứng tuyển, bạn sẽ hiểu mình cần cải tiến gì.
• Trao đổi thông tin rõ ràng, thường xuyên và đầy đủ với ứng viên ở mọi bước trong quá trình tuyển dụng, bao gồm: Làm rõ về công việc, các bước tuyển dụng, các phản hồi về kết quả từng vòng, đặc biệt là ngay cả khi ứng viên dừng lại ở bất kỳ bước nào.
• Chia sẻ về Văn hoá công ty một cách sinh động, đúng đắn, không tô hồng nhưng cũng đừng vẽ màu xám. 
• Tạo dựng trải nghiệm tích cực với quá trình phỏng vấn. Từ các việc nhỏ như chỉ chỗ gửi xe, hướng dẫn lối vào, để ứng viên ngồi chờ ở đâu, phòng phỏng vấn nên đặt chỗ nào, mời một ly nước mát khi trời nóng…, rất nhiều thứ tuy nhỏ nhưng nếu bạn để ý và thấu cảm với “insight” của ứng viên, bạn sẽ tìm ra được vô vàn điều có thể cải thiện, thậm chí tạo trải nghiệm “wow”. 

Đừng quên một điều quan trọng: Vai trò của phỏng vấn viên/hiring manager rất quan trọng trong tạo trải nghiệm tốt ở bước này. Phỏng vấn viên hành xử thiếu chuyên nghiệp, thiếu kỹ năng, cảm tính, mập mờ trong chia sẻ thông tin… đều có thể đánh tụt cảm xúc của ứng viên xuống mức tiêu cực hoặc rất tệ.

Để kiến tạo, cải tiến trải nghiệm nhân viên tích cực và trở nên xuất sắc thì rất nhiều khi các hành động nhỏ, đơn giản lại tạo ra các khác biệt lớn. Vì vậy, điều chúng ta cần làm đó là hãy tiếp cận đúng phương pháp: hiểu mình, hiểu người, bắt đầu từ điều nhỏ và khả thi nhất, luôn chú ý cải tiến liên tục và đừng quên việc thu hút, khích lệ sự tham gia của nhiều người khác nhau trong tổ chức, đặc biệt là các “hiring manager” vào quá trình này.