Trải nghiệm số của nhân viên trong thời đại chuyển đổi số

Trải nghiệm số của nhân viên trong thời đại chuyển đổi số là một khía cạnh không thể thiếu trong sự phát triển và thành công của các tổ chức ngày nay. Chuyển đổi số đã thay đổi cách chúng ta làm việc, giao tiếp, và quản lý thông tin. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của trải nghiệm số của nhân viên trong bối cảnh hiện đại, và cách các tổ chức có thể tối ưu hóa nó để tạo nên môi trường làm việc hiệu quả.

Trải nghiệm số của nhân viên là gì?

Trải nghiệm số của nhân viên là cách mà những người làm việc trong công ty tương tác với công nghệ trong quá trình làm việc. Nhân viên thời đại hiện nay đang ngày càng sử dụng nhiều ứng dụng công nghệ để thực hiện công việc, trò chuyện với đồng nghiệp và tiếp cận các thông tin quan trọng.

Tuy nhiên, trải nghiệm số nhân viên không chỉ là việc ứng dụng công nghệ trong học tập mà còn là khiến việc sử dụng công nghệ trở nên dễ dàng và thú vị hơn cho nhân viên. Hãy tưởng tượng nếu bạn phải sử dụng một chiếc máy tính cũ kỹ, chậm chạp mà mỗi lần muốn làm gì đó đều mất rất nhiều thời gian. Điều đó chắc chắn không tạo nên trải nghiệm làm việc tốt. 

Do đó, các công ty cố gắng tạo ra trải nghiệm số nhân viên mà làm cho công việc trở nên dễ dàng, hiệu quả và thậm chí là thú vị. Điều này có thể bao gồm việc triển khai các phần mềm dễ sử dụng trong công việc, sử dụng chatbot và thậm chí cả việc áp dụng yếu tố trò chơi (gamification) để làm cho công việc trở nên thú vị hơn.

Tóm lại, trải nghiệm số nhân viên là về việc sử dụng công nghệ một cách thông minh và thân thiện với người dùng để làm cho công việc thường ngày trở nên thú vị và hiệu quả.

Đọc thêm: 5 nguyên tắc “vàng” để phát triển Trải nghiệm nhân viên

4 lợi ích của việc cải thiện trải nghiệm số của nhân viên

1. Tăng cường hiệu suất

Một trong những lợi ích rõ ràng của việc cải thiện trải nghiệm số nhân viên là tạo điều kiện cho họ hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời giảm căng thẳng và áp lực công việc. Công nghệ dễ sử dụng và quy trình làm việc hiệu quả giúp loại bỏ những rào cản không cần thiết trong công việc hàng ngày.

Theo một nghiên cứu của The Workforce Institute, 70% nhân viên đã báo cáo rằng công nghệ lỗi thời đã có tác động tiêu cực đến năng suất làm việc của họ. Khi công ty đầu tư vào trải nghiệm số của nhân viên, họ đang xây dựng một môi trường làm việc tích cực hơn, thúc đẩy hiệu suất làm việc và tạo ra một vị trí làm việc hấp dẫn hơn cho nhân viên.

2. Tạo điều kiện hợp tác đội nhóm tốt hơn

Sự hợp tác là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức. Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, các công ty thúc đẩy làm việc cộng tác có khả năng cao gấp năm lần trong việc đạt hiệu suất cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, để thúc đẩy sự hợp tác, cần có công nghệ và nền tảng phù hợp.

Việc cải thiện trải nghiệm số nhân viên có thể giúp tạo điều kiện cho sự hợp tác tốt hơn giữa các thành viên trong tổ chức. Bằng cách cung cấp các công cụ và nền tảng dễ sử dụng cho việc giao tiếp và chia sẻ thông tin, các công ty có thể giúp nhân viên kết nối và cộng tác dễ dàng hơn, bất kể vị trí hoặc vai trò của họ. Điều này cũng giúp loại bỏ các rào cản địa lý và thời gian, cho phép nhân viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả hơn bất kể họ đang ở đâu.

Theo Deloitte, 70% công ty đã cho biết các công cụ hợp tác số hóa đã giúp họ duy trì hoặc cải thiện năng suất của tổ chức. Điều này cho thấy mức độ quan trọng của việc cải thiện trải nghiệm số nhân viên để thúc đẩy sự hợp tác và hiệu suất trong công việc hàng ngày.

3. Tiếp cận chương trình đào tạo phát triển chuyên môn tốt hơn

Nghiên cứu đã chứng minh rằng các doanh nghiệp đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên thường có thu nhập trung bình trên mỗi nhân viên cao hơn đến 218% so với những doanh nghiệp không chú trọng đến việc này.

Việc cải thiện trải nghiệm số của nhân viên mang lại sự tiện lợi trong việc tiếp cận các cơ hội phát triển chuyên môn, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và phát triển sự nghiệp. Bằng cách cung cấp các nền tảng học tập dễ sử dụng, các doanh nghiệp có thể giúp nhân viên phát triển chuyên môn và đạt được thành công trong vai trò của họ.

Đọc thêm: 5 case study về đào tạo và phát triển nhân sự

4. Tăng mức độ giữ chân nhân viên

Bằng cách cung cấp các công cụ và nền tảng dễ sử dụng và hiệu quả, các doanh nghiệp có thể giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và động viên, từ đó khiến mức độ tương tác và giữ chân nhân viên cao hơn.

Theo Gartner, các doanh nghiệp tập trung mạnh mẽ vào trải nghiệm số của nhân viên thường giữ chân nhân viên với tỷ lệ gấp ba lần so với các doanh nghiệp khác. Điều này cho thấy sự quan trọng của việc xây dựng một môi trường làm việc thúc đẩy sự tương tác và giữ chân nhân viên trong tổ chức.

Phương pháp tạo nên trải nghiệm nhân viên số tích cực

Xác định mục tiêu rõ ràng

Việc xác định mục tiêu cho trải nghiệm số của nhân viên là một phần quan trọng bởi vì nó giúp các công ty thống nhất nỗ lực và nguồn lực của họ để đạt được mục đích chung. Các mục tiêu rõ ràng cũng giúp đo lường tiến trình và xác định các khía cạnh cần cải thiện. Dưới đây là một số mục tiêu tiềm năng cho Trải nghiệm số của Nhân viên:

• Tăng cường sự tương tác và mức độ gắn kết của nhân viên lên X%: Một trong những mục tiêu quan trọng là tạo điều kiện để nhân viên tương tác tốt hơn với công ty và giữ chân họ trong doanh nghiệp. Điều này có thể đo bằng việc tăng tỷ lệ nhân viên tham gia các hoạt động nội bộ, thúc đẩy sự kết nối và sáng tạo.
• Cải thiện năng suất và hiệu suất hàng năm: Mục tiêu này tập trung vào việc tạo ra môi trường làm việc số tối ưu để nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn và cải thiện hiệu suất từng năm. Nó có thể bao gồm việc cải tiến quy trình làm việc, tối ưu hóa công cụ làm việc, và giảm thiểu các phiền toái trong công việc.
• Tối ưu hóa luồng công việc và quy trình: Mục tiêu này đặt trọng điểm vào việc đơn giản hóa và hiệu quả hóa quy trình làm việc. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các ứng dụng và công nghệ tiên tiến để tối ưu hóa quy trình, giảm bớt thủ tục, và làm cho công việc trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn.
• Cung cấp cơ hội phát triển chuyên môn: Mục tiêu này liên quan đến việc cung cấp cho nhân viên các cơ hội học tập và phát triển kỹ năng để họ có thể tiến xa trong sự nghiệp. Điều này có thể bao gồm việc tạo ra các nền tảng học tập trực tuyến, khuyến khích tham gia vào các khóa đào tạo, và thiết lập lộ trình rõ ràng cho sự phát triển cá nhân của từng nhân viên

Tìm kiếm các công cụ số phù hợp cho nhân viên của bạn

Việc chọn lựa đúng công cụ sẽ có ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, mức độ gắn kết và sự hài lòng của nhân viên đối với với môi trường làm việc. Ngoài ra, chúng cũng giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc các công việc hàng ngày. Dưới đây là vài gợi ý về cách tìm kiếm các công cụ phù hợp:

• Xác định nhu cầu: Đầu tiên, bạn cần hiểu rõ nhu cầu cụ thể của tổ chức và từng nhóm công việc, cũng như nhu cầu riêng của từng nhân viên. Điều này sẽ giúp bạn xác định các loại công cụ cần thiết và ưu tiên những gì. 
• Nghiên cứu và đánh giá: Sau khi biết được nhu cầu, bạn cần tiến hành nghiên cứu và đánh giá các công cụ và công nghệ có sẵn để xem cái nào phù hợp nhất với tổ chức của bạn. Hãy xem xét các yếu tố như giá cả, tính dễ sử dụng, tích hợp với hệ thống hiện có, và các vấn đề như quy trình sửa chữa và bảo hành.
• Lắng nghe ý kiến nhân viên: Đừng quên thu thập ý kiến và đóng góp từ nhân viên. Họ sẽ sử dụng những công cụ này, nên ý kiến của họ rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo rằng các công cụ được chọn đáp ứng nhu cầu của họ và dễ sử dụng.

Cung cấp đào tạo về những công cụ mới

Đào tạo nhân viên về các công cụ mới là một phần quan trọng trong việc đảm bảo họ sẽ sử dụng công nghệ một cách hiệu quả và linh hoạt. Dưới đây là một số gợi ý để tối ưu hóa quá trình đào tạo:

• Khiến chương trình đào tạo thú vị và hấp dẫn: Hãy sử dụng nhiều công cụ đa dạng và các hoạt động tương tác để làm cho quá trình đào tạo hấp dẫn và thú vị hơn. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng video, bài quiz, và trò chơi để tạo sự hứng khởi cho người học.
• Tập trung vào những kỹ năng cần thiết: Đảm bảo rằng đào tạo tập trung vào những kỹ năng và kiến thức cụ thể mà nhân viên cần để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả. Sử dụng các ví dụ và tình huống thực tế để giúp người học hiểu cách áp dụng công cụ và công nghệ mới trong công việc hàng ngày.
• Cung cấp sự hỗ trợ và phản hồi liên tục: Để đảm bảo rằng nhân viên thực sự nắm vững các công cụ và công nghệ mới, cung cấp sự hỗ trợ và phản hồi liên tục. Điều này có thể bao gồm ứng cử một người hướng dẫn, hỗ trợ trong quá trình học, và cung cấp quyền truy cập vào tài liệu trực tuyến và các dịch vụ hỗ trợ khác.

Đọc thêm: Mô hình Shingo – Các nguyên lý và mô hình chuyển đổi

Thu thập phản hồi từ nhân viên

Phản hồi từ nhân viên đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các tổ chức xác định những điểm cần cải thiện và đảm bảo rằng công cụ và quy trình công nghệ đáp ứng được nhu cầu của nhân viên. Bằng cách thu thập phản hồi từ nhân viên, bạn có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa trải nghiệm của họ.

Dưới đây là một số cách thu thập phản hồi từ nhân viên:

• Tiến hành khảo sát: Sử dụng khảo sát có thể là cách hiệu quả để nhanh chóng và dễ dàng thu thập phản hồi từ nhiều nhân viên. Để khảo sát hiệu quả, hãy đảm bảo rằng chúng ngắn gọn và tập trung vào các khía cạnh cụ thể. Hãy cung cấp cơ hội cho nhân viên để họ chia sẻ ý kiến riêng của họ. 
• Cuộc họp với các trưởng phòng, trưởng bộ phận: Cuộc họp với các trưởng phòng bộ phận có thể giúp bạn thu thập phản hồi sâu rộng về các chủ đề cụ thể hoặc các lĩnh vực cụ thể. Khuyến khích sự trung thực và tinh thần cởi mở bằng cách tạo một không gian chia sẻ thân mật và gần gũi.
• Gặp gỡ định kỳ: Việc gặp gỡ định kỳ với nhân viên có thể tạo cơ hội cho phản hồi liên tục và giúp xác định vấn đề sớm trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Các cuộc gặp gỡ này có thể diễn ra ở dạng cuộc trò chuyện một-một, cuộc họp nhóm, hoặc cuộc trò chuyện online.

Kết luận:

Việc đầu tư thời gian và công sức để làm tăng Trải nghiệm số của nhân viên không chỉ giúp nâng cao năng suất và hiệu suất làm việc, mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn. Điều này sẽ không chỉ thu hút các nhân viên tài năng mà còn giữ chân họ lâu dài và đóng góp vào sự thành công của tổ chức.

Nếu bạn đang mong muốn tìm hiểu về trải nghiệm nhân viên để thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp, tham khảo khóa học Thiết kế và triển khai hành trình Trải nghiệm nhân viên xuất sắc của ACEX