Trong phần trước của nhóm bài viết về “Top các kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản trị cấp cơ sở,” chúng ta đã khám phá những khía cạnh quan trọng của vai trò quản lý cấp cơ sở bao gồm kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng giao tiếp. Bây giờ, chúng ta sẽ tiếp tục hành trình này với ba kỹ năng quan trọng khác mà một nhà quản trị cấp cơ sở cần phải sở hữu để thành công.
Các bài viết mới nhất
- Phong cách lãnh đạo nổi bật của Đặng Lê Nguyên Vũ: Hành trình gây dựng đế chế cà phê Trung Nguyên
- Phong cách lãnh đạo của Jeff Bezos: 7 khác biệt tạo nên thành công cho Amazon
- Khám phá 5 cấp độ của khả năng lãnh đạo
- Sứ mệnh và Tầm nhìn: Điểm sáng trong Phong cách lãnh đạo của Jack Ma
- Phong cách lãnh đạo tự do: Chìa khoá cho quản lý linh hoạt và đổi mới
Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách đặt kỳ vọng rõ ràng để định hình mục tiêu và kế hoạch làm việc, khả năng thích nghi để đối phó với những thay đổi nhanh chóng trong môi trường công việc, và cách quản lý thời gian một cách thông minh để tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Hãy cùng nhau khám phá những cách thức để phát triển những kỹ năng quan trọng này và trở thành một nhà quản trị cấp cơ sở xuất sắc.
Đặt kỳ vọng rõ ràng
Luanne Tierney, CMO tại Betterworks, đã chia sẻ: “Nếu không có kỳ vọng cụ thể, nhân viên có thể bị bối rối về tầm ảnh hưởng của họ và do đó có thể trở nên thiếu động lực.” Một trong những trách nhiệm quan trọng của bất kỳ người quản lý nào là thiết lập những kỳ vọng rõ ràng đối với những người làm việc dưới quyền họ. Những người biết rõ mình phải làm gì thường tự động làm việc chăm chỉ hơn, có động lực mạnh mẽ hơn và thường là những người hiệu suất cao.
Cách đặt kỳ vọng một cách hiệu quả trong quản lý
Việc đặt kỳ vọng cho nhân viên là một khía cạnh quan trọng của vai trò quản lý và có thể ảnh hưởng lớn đến sự hiệu quả và thành công của tổ chức. Khi nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của họ và mục tiêu tổ chức, họ thường trở nên đầy động lực, tự chủ và đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty. Dưới đây là một số cách chi tiết và dài hơn để bạn có thể đặt kỳ vọng một cách hiệu quả:
1. Tập trung vào mục tiêu cụ thể
Mục tiêu là điểm xuất phát quan trọng trong việc đặt kỳ vọng. Bạn cần xác định rõ mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên, đặc biệt là những mục tiêu liên quan đến nhiệm vụ hàng ngày và mục tiêu dài hạn của tổ chức. Đảm bảo rằng mục tiêu này được trình bày một cách rõ ràng, đo lường được và có tính khả thi. Hãy thường xuyên thảo luận với nhân viên về tiến trình đối với các mục tiêu này để đảm bảo cả bạn và họ đang hướng tới cùng mục tiêu chung.
2. Đặt kỳ vọng về thời gian
Xác định thời hạn cụ thể cho các nhiệm vụ và dự án là một phần quan trọng để đặt kỳ vọng một cách hiệu quả. Việc không xác định rõ thời hạn có thể dẫn đến áp lực không cần thiết và không khả thi đối với nhân viên. Hãy nêu rõ các hạn chót để giúp họ quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng các thời hạn này hợp lý và khả thi.
3. Cung cấp phản hồi tích cực và xây dựng
Phản hồi là một phần quan trọng trong việc đặt kỳ vọng. Nhân viên cần biết họ đang làm việc tốt và cần cải thiện điều gì. Hãy luôn cung cấp phản hồi tích cực sau khi công việc hoàn thành. Điều này giúp họ biết cách phát triển và động viên họ tiếp tục nỗ lực. Hãy nhớ rằng phản hồi tích cực không chỉ là việc khen ngợi, mà còn là việc xác định rõ điểm mạnh và yếu để họ có thể cải thiện.
Đọc thêm: Phản hồi hiệu quả để nâng cao năng lực nhân viên
4. Trao quyền
Đặt trách nhiệm cho nhân viên bằng cách xác định rõ nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể cho họ. Hãy cho họ quyền tự quyết định trong cách họ hoàn thành công việc. Điều này thúc đẩy động lực vì họ cảm thấy có quyền quyết định trong công việc của mình và tự chủ trong việc đạt được mục tiêu. Để đảm bảo họ đảm nhận trách nhiệm, hãy thiết lập mục tiêu chung và xác định các mốc thời gian để họ có thể tự đánh giá tiến trình làm việc của mình.
5. Duy trì trao đổi thông tin và cập nhật tiến độ
Môi trường làm việc và mục tiêu của tổ chức có thể thay đổi theo thời gian. Vì vậy, việc đảm bảo rằng kỳ vọng luôn phù hợp với mục tiêu tổ chức là rất quan trọng. Hãy thường xuyên cập nhật kỳ vọng và đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp với hướng đi của tổ chức.
Khả năng thích nghi
Trong thời đại hiện đại, sự thay đổi liên tục và nhanh chóng đã trở thành một phần không thể thiếu của môi trường kinh doanh. Và một trong những phẩm chất quan trọng mà một người quản lý cấp cơ sở cần phải sở hữu là khả năng thích nghi. Tính thích nghi không chỉ đơn thuần là khả năng linh hoạt, mà nó còn bao gồm một loạt các kỹ năng và phẩm chất cần thiết để đối mặt với những thách thức và tình huống thay đổi.
CEO của Amazon, Jeff Bezos, đã từng nói rằng ông yêu cầu các quản lý của mình phải “kiên định với tầm nhìn và linh hoạt với chi tiết.” Điều này đề cao việc duy trì mục tiêu lớn của tổ chức trong khi vẫn sẵn sàng thích nghi với các chi tiết và tình huống cụ thể. Tính thích nghi trong vai trò người quản lý không chỉ đơn thuần là một phẩm chất cá nhân mà còn bao gồm một loạt các kỹ năng và phẩm chất cụ thể:
1. Thích nghi trong tư duy
Điều này liên quan đến khả năng duyệt qua và sử dụng đồng thời nhiều kịch bản và cách tiếp cận khác nhau. Một người quản lý thích nghi phải có khả năng đánh giá và xử lý đồng thời nhiều vấn đề và nhiệm vụ, đặc biệt trong bối cảnh thay đổi liên tục.
2. Thích nghi trong tâm lý
Trí tuệ cảm xúc là một yếu tố quan trọng của tính thích nghi. Những người có khả năng nhận biết và quản lý cảm xúc của họ có thể ứng phó tốt hơn với sự thay đổi và khó khăn. Họ có khả năng kiểm soát phản ứng cảm xúc của mình và của nhóm làm việc khi một tình huống khó xảy ra. Điều này bao gồm sự thoải mái trong việc đối mặt với sự thay đổi, đón nhận phản hồi tiêu cực, và quản lý các tình huống xung đột.
Đọc thêm: Trí tuệ cảm xúc – Yếu tố quyết định nhà lãnh đạo thành công
3. Thích nghi về tính cách
Tính thích nghi trong tính cách không đồng nghĩa với việc thay đổi bản thân, mà nó đòi hỏi khả năng nhận biết và ứng phó với sự thay đổi trong môi trường và với những người xung quanh. Một người quản lý thích nghi về tính cách có khả năng nhìn nhận tình huống dưới nhiều góc độ khác nhau và có khả năng tư duy và hành động một cách toàn diện. Họ không bị giới hạn bởi một phong cách quản lý cố định, mà có khả năng thay đổi và điều chỉnh phong cách quản lý của mình dựa trên ngữ cảnh cụ thể.
4. Thích nghi với môi trường
Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, và một người quản lý thích nghi phải có khả năng đọc hiểu môi trường này và dự đoán sự thay đổi trong tương lai. Họ phải có khả năng nhận biết cơ hội mới và đối mặt với các rủi ro tiềm năng. Điều này đòi hỏi sự nhạy bén và khả năng xác định xu hướng và biến đổi trong thị trường và ngành công nghiệp.
Sắp xếp và Quản lý thời gian hiệu quả
Sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả là hai kỹ năng khác nhau với các yếu tố riêng biệt, tuy nhiên, một người quản lý có thể ưu tiên công việc là người có khả năng quản lý thời gian hiệu quả, vì vậy chúng cũng liên quan chặt chẽ với nhau.
Sắp xếp công việc là một kỹ năng quan trọng của bất kỳ người quản lý nào, vì đơn giản, bạn không thể làm mọi thứ cùng một lúc. Việc viết một danh sách và đảm bảo rằng các nhiệm vụ của bạn được liệt kê từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn là một cách tích cực để bắt đầu một ngày của bạn.
Ngoài ra, sau đây là một số kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả:
1. Chia nhỏ nhiệm vụ
Các nhiệm vụ lớn có thể gây ra cảm giác lo lắng hoặc áp lực, dẫn đến việc trì hoãn. Bằng cách chia công việc của bạn thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi bắt đầu dự án cụ thể.
2. Quản lý thông tin đúng cách
Là một người quản lý, điều quan trọng là bạn không thể làm mọi việc một mình và việc sử dụng đội ngũ của bạn và kỹ năng của họ là cách hiệu quả hơn để sử dụng thời gian của bạn. Điều này cũng giúp xây dựng niềm tin và trao quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn. Việc ủy thác công việc không chỉ giúp bạn giảm bớt gánh nặng cá nhân mà còn giúp bạn tận dụng tài năng và khả năng của mọi người trong tổ chức.
3. Loại bỏ sự xao nhãng khi có thể
Sự xao nhãng có ở khắp mọi nơi và có thể làm mất tập trung và làm giảm hiệu suất làm việc. Nếu bạn dễ dàng bị xao nhãng tại nơi làm việc, hãy thử tìm một nơi yên tĩnh để làm việc và tránh xa khỏi tiếng ồn. Đảm bảo các thiết bị điện tử như điện thoại hoặc máy tính được tắt hoặc nằm ngoài tầm mắt để tránh sự mất tập trung không cần thiết. Sử dụng tai nghe nếu cần thiết để tập trung vào công việc.
4. Viết kế hoạch hoặc danh sách “Todo list”
Việc có tất cả các nhiệm vụ được liệt kê trước mặt giúp làm sạch tâm trí và tạo ra một dòng chảy cho ngày làm việc của bạn. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, đánh dấu nó trong danh sách sẽ đảm bảo bạn duy trì động lực và giữ lịch trình đúng theo kế hoạch.
5. Phân chia thời gian hợp lý
Cho dù bạn sử dụng các ứng dụng Online hoặc dùng sổ tay, phân chia thời gian là một cách vô cùng hiệu quả để quản lý thời gian. Nghiên cứu cho thấy rằng việc phân chia thời gian hợp lý cho các hoạt động cần làm trong ngày có thể giúp tăng năng suất lên đến 80%.
Kết luận
Chúng tôi hy vọng rằng các bài viết trong loạt “Top các kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản trị cấp cơ sở” đã giúp bạn hiểu rõ hơn về những yếu tố quan trọng để trở thành một nhà quản trị xuất sắc. Tuy nhiên, để phát triển và củng cố những kỹ năng này, việc học hỏi và thực hành là điều cần thiết.Phát triển bản thân và trở thành một nhà quản lý cấp cơ sở xuất sắc với chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX
Khóa học cài đặt văn hóa có chủ đích, phát triển tổ chức gắn kết - hiệu suất cao