Tip để quá trình phỏng vấn online diễn ra suôn sẻ

Bạn đang chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn online và muốn đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ? Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những gợi ý từ những người am hiểu để giúp bạn tổ chức một cuộc phỏng vấn online hiệu quả và dễ dàng. Từ việc chuẩn bị trước đến cách thể hiện sự lịch sự và cách xử lý các tình huống bất ngờ, chúng ta sẽ bàn luận về tất cả những yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng bạn và ứng viên có được trải nghiệm tốt nhất trong cuộc phỏng vấn online.

Nghiên cứu trước mô tả công việc và văn hoá công ty

Trước khi tiến hành phỏng vấn, việc xem xét kỹ mô tả công việc và văn hóa của công ty là một bước quan trọng để đảm bảo rằng quy trình phỏng vấn được thực hiện một cách hiệu quả. Việc điều chỉnh các câu hỏi phỏng vấn dựa trên mô tả công việc cụ thể và văn hóa tổng thể của công ty có thể giúp bạn xây dựng những câu hỏi sâu sắc và mang tính chi tiết hơn, qua đó tạo cơ hội để bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về cách ứng viên tương thích với các giá trị của công ty bạn.

Việc lựa chọn những nhân viên phù hợp với các giá trị cốt lõi của công ty là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng và củng cố văn hóa công ty. Những người làm việc tương thích với giá trị của công ty có thể đóng góp tích cực đến chất lượng của văn hóa công ty và đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều háo hức đến làm việc và chung tay đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.

Đọc thêm: 8 loại hình văn hoá doanh nghiệp: Công ty bạn mang văn hóa nào?

Các câu hỏi phỏng vấn như “Bạn sẽ đánh giá thành công của mình trong năm đầu tiên dựa trên tiêu chí nào?” hoặc “Trong tất cả các dự án hoặc thành tựu, bạn tự hào nhất về cái gì?” không chỉ giúp bạn đánh giá khả năng và kinh nghiệm của ứng viên, mà còn mang lại cơ hội để hiểu rõ hơn về bản chất và đam mê của họ.

Mô tả công việc cẩn thận và chính xác có vai trò quan trọng trong việc xác định kỳ vọng cụ thể từ ứng viên mới. Điều này giúp cả người phỏng vấn và ứng viên có cái nhìn rõ ràng hơn về nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí công việc. Đừng quên cung cấp mô tả công việc cho ứng viên trước cuộc phỏng vấn ban đầu, giúp họ có thời gian chuẩn bị và hiểu rõ hơn về vị trí mà họ đang ứng tuyển.

Đưa ra hướng dẫn chi tiết về quy trình phỏng vấn

Từ góc độ của người tham gia phỏng vấn, việc phỏng vấn online có thể làm họ cảm thấy hơi lo lắng, đặc biệt là khi họ thường quen với việc phỏng vấn trực tiếp. Trong tình huống này, việc cung cấp nhiều thông tin trước có thể giúp làm giảm nỗi lo âu của họ và giúp họ chuẩn bị tốt hơn. Người tham gia phỏng vấn sẽ rất cần những thông tin này.

Đặc biệt, hãy chia sẻ các quy trình mà cuộc phỏng vấn sắp diễn ra, để giảm bớt sự mơ hồ và thụ động của ứng viên về cách thức phỏng vấn. Ngoài thông tin cơ bản như thời gian và ngày phỏng vấn, bạn cũng nên chia sẻ:

• Các chi tiết kỹ thuật về cuộc họp (như nền tảng, số ID cuộc họp, mật khẩu, cách tải xuống, v.v.).
• Xem xét liệu người tham gia sẽ sử dụng điện thoại hay video để phỏng vấn.
• Thời gian dự kiến cho cuộc phỏng vấn có kéo dài trong khoảng thời gian đã hẹn không.

Ngoài ra, bạn cũng cần nói rõ ai sẽ tham gia cuộc phỏng vấn và họ sẽ nói về điều cụ thể gì. Hãy chia sẻ thông tin về các thành phần nhân sự trong công ty sẽ tham gia phỏng vấn, vị trí của họ trong công ty, và họ sẽ đánh giá những gì ở ứng viên.

Phỏng vấn Video khi có thể  

Hãy tưởng tượng bạn đang chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn online – một cuộc trò chuyện online để tìm người phù hợp cho công việc. Trong trường hợp này, việc sử dụng công nghệ video có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng.

Có một số ứng dụng và công cụ cho phép bạn họp qua video, như Zoom, Skype và Microsoft Teams. Nhờ những công cụ này, việc thực hiện các cuộc phỏng vấn online trở nên dễ dàng hơn và tiện lợi cho cả bạn và ứng viên.

Một lợi ích quan trọng của việc sử dụng video trong phỏng vấn là bạn có thể thấy mặt người ứng tuyển trực tiếp. Thay vì chỉ nghe giọng của họ, bạn còn có thể quan sát cử chỉ và biểu đạt của họ. Điều này vô cùng quan trọng vì hầu hết giao tiếp giữa con người không chỉ dựa vào từ ngữ mà ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm đều giúp chúng ta hiểu rõ hơn điều mà người đối diện muốn truyền tải.

Việc phỏng vấn thực chất là một quá trình tương tác và trao đổi thông tin, và bạn không thể bỏ qua dữ liệu lấy được từ quá trình quan sát ứng viên. Video đặc biệt hữu ích khi bạn muốn đánh giá những khía cạnh như tinh thần và khả năng giao tiếp.

Việc phỏng vấn qua video cũng tạo cơ hội tốt hơn để bạn tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp và truyền đạt cơ hội đáng giá đến những ứng viên tiềm năng. Bạn cần thể hiện những điểm mạnh của công ty mình một cách tốt nhất khi bạn đang tìm kiếm nhân tài cho tổ chức của mình.

Kiểm tra kết nối Internet 

Trong trường hợp tốt nhất thì nền tảng phỏng vấn online sẽ hoạt động suôn sẻ, không gặp vấn đề gì về kết nối. Trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn, hãy đảm bảo mọi người có thể nhìn thấy và nghe thấy nhau một cách rõ ràng. Việc kiểm tra và khắc phục sự cố ngay từ đầu có thể ngăn chặn những gián đoạn không mong muốn sau này.

Hơn nữa, hãy có kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật, đặc biệt khi điều kiện của bạn tại thời điểm đó không cho phép và bạn nghĩ rằng có thể xảy ra sự cố. Điều này giúp bạn không để người phỏng vấn hoang mang và giữ cho cuộc phỏng vấn suôn sẻ.

Ví dụ, bạn có thể nói: “Hiện tại tôi đang đi công tác và kết nối Wi-Fi của tôi không ổn định. Nếu chúng ta mất kết nối, liệu có thể tôi gọi bạn để hoàn thành cuộc trò chuyện không?” Hoặc “Webcam trong phòng làm việc tại nhà của tôi gặp sự cố gần đây. Nếu vấn đề này lại xảy ra trong hôm nay, chúng ta có thể thử kết nối lại qua điện thoại được không?”

Tận dụng chức năng chia sẻ màn hình

Sử dụng hình ảnh là một cách tuyệt vời để làm cho cuộc phỏng vấn trở nên đỡ nhàm chán hơn và giúp làm rõ các mục tiêu, trách nhiệm hoặc thông tin về công ty. Trong quá trình phỏng vấn online, chức năng chia sẻ màn hình trên nền tảng họp trực tuyến là một công cụ mạnh mẽ, giúp bạn và người phỏng vấn cùng nhau xem các nội dung hình ảnh hỗ trợ cho cuộc trò chuyện.

Ví dụ, bạn có thể chia sẻ màn hình biểu đồ cấu trúc tổ chức của tổ chức bạn, giúp người phỏng vấn hiểu rõ hơn về vị trí của họ trong hệ thống. Hoặc bạn có thể trình bày biểu đồ về các ưu tiên chiến lược của công ty, giúp người phỏng vấn có cái nhìn sâu hơn về hướng đi chung của tổ chức.

Tuy nhiên, bạn cần sử dụng tính năng chia sẻ màn hình một cách có chừng mực Đảm bảo rằng việc chia sẻ màn hình không làm giảm sự tương tác qua ánh mắt và cử chỉ cơ thể. Hãy dừng chia sẻ khi không còn cần thiết để tránh làm mất tập trung và tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện trở nên tự nhiên hơn.

Tập trung tối đa vào cuộc phỏng vấn

Chúng ta thường xuyên rơi vào thói quen làm nhiều việc cùng một lúc trên màn hình. Từ việc trả lời tin nhắn trong cuộc họp đến kiểm tra email và mở các ứng dụng khác nhau, mọi người thường gặp khó khăn trong việc tập trung vào một hoạt động duy nhất.

Thói quen này có thể gây ra vấn đề trong cuộc phỏng vấn online. Khi phỏng vấn qua video, có thể bạn sẽ cảm thấy muốn kiểm tra hộp thư đến hoặc làm những việc khác trong lúc phỏng vấn đang diễn ra.

Khi bạn đang phỏng vấn, hãy cố gắng loại bỏ những xao lãng có thể xảy ra và tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện. Điều này có nghĩa là bạn nên tắt hộp thư đến, đặt trạng thái chat của bạn thành “tắt thông báo”, và chuyển điện thoại sang chế độ “không làm phiền”.

Việc tập trung này sẽ giúp bạn nhận biết những chi tiết quan trọng mà bạn có thể đã bỏ sót nếu bạn bị xao lãng. Đồng thời, nó cũng giúp bạn tạo ấn tượng tốt hơn với người phỏng vấn. Điều này rất quan trọng trong mọi cuộc phỏng vấn thành công, dù đó là phỏng vấn online hay không. Cuối cùng, bạn không muốn người ứng tuyển cảm thấy rằng bạn không quan tâm đến họ hoặc cơ hội mà bạn đang thảo luận.

Lịch sự, quy củ nhưng vẫn linh hoạt khi cần

Khi bạn đại diện cho công ty trong cuộc phỏng vấn, hãy thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp trong cuộc gọi video. Dù thường ngày bạn trò chuyện thoải mái với đồng nghiệp, nhưng trong cuộc phỏng vấn, hãy cố gắng nghiêm túc một chút.

Không cần phải thay đổi hoàn toàn thái độ và phong cách, chỉ cần điều chỉnh vài điểm nhỏ thôi. Dưới đây là một số điểm bạn có thể xem xét:

• Đến cuộc họp đúng giờ thay vì đến trễ.
• Mặc đồ phù hợp với mức độ chuyên nghiệp của công ty và để người phỏng vấn cảm nhận rằng bạn đang nghiêm túc với cuộc gặp. Không cần phải quá nghiêm túc, nhưng cũng không nên mặc quần áo ở nhà bình thường.
• Đảm bảo ánh sáng tốt. Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy kiểm tra xem ánh sáng có chiếu quá chói vào mặt bạn không, hoặc bạn có bị đèn phía sau tạo bóng đổ không.
• Cố gắng chọn một nơi yên tĩnh để tránh làm mất tập trung trong cuộc phỏng vấn.

Tuy nhiên, đừng lo lắng nếu ánh sáng không hoàn hảo hoặc nếu con cái bạn tạo ra tiếng ồn. Hãy cùng thông cảm cho nhau. Khi làm việc online thường có những tình huống không mong muốn. Nếu thú cưng của ai đó xuất hiện trong khung hình, hãy tạm dừng để hỏi han và sau đó tiếp tục cuộc trò chuyện. Khi đó ứng viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều.

Liên hệ sau phỏng vấn

Sau cuộc phỏng vấn, hãy nhớ liên hệ với ứng viên, bất kể bạn có ý định đi tiếp với họ hay không. Điều này cho thấy bạn trân trọng thời gian và công sức mà họ đã bỏ ra, và cũng giúp bạn thu thập ý kiến phản hồi về quá trình phỏng vấn để cải thiện trong tương lai.

Hãy liên hệ với ứng viên, ngay cả khi bạn chưa đưa ra quyết định cuối cùng về việc mời họ vào vị trí. Trong tin nhắn trao đổi, cho biết rằng bạn sẽ tiếp tục phỏng vấn cho đến một ngày cụ thể và bạn sẽ liên lạc lại trong một khoảng thời gian nhất định. Tin nhắn này sẽ giúp ứng viên hiểu rõ và có thể lên kế hoạch cho tương lai trong việc tìm việc.

Nếu bạn quyết định không chọn ứng viên này, hãy chia sẻ phản hồi giúp họ cải thiện trong tương lai. Hãy trung thực, tế nhị và đưa ra góp ý mang tính xây dựng, tập trung vào những kỹ năng cứng và mềm họ có thể nâng cao trong cuộc phỏng vấn tiếp theo. Hãy tránh đưa ra nhận xét mang tính cá nhân hoặc phân biệt đối xử. Nếu có thể, bạn cũng có thể nói rằng có ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí này. Dù thế nào, đừng quên cảm ơn họ vì thời gian và sự quan tâm mà họ đã dành cho công ty của bạn.

Nhiều quản lý tuyển dụng tạo một mẫu phản hồi để chia sẻ với ứng viên. Điều này giúp họ chia sẻ ý kiến về quá trình tuyển dụng và cung cấp thông tin giúp cải thiện trải nghiệm ứng viên và quá trình phỏng vấn online trong tương lai.

Đọc thêm: Trải nghiệm ứng viên: Làm các việc nhỏ “đúng cách” có thể tạo khác biệt lớn

Kết luận

Việc tổ chức cuộc phỏng vấn trực tuyến đang trở thành một trào lưu của quy trình tuyển dụng. Bằng cách làm theo những gợi ý và lời khuyên từ những người có kinh nghiệm, bạn có thể tạo ra một trải nghiệm phỏng vấn mượt mà và hiệu quả cho cả bạn và ứng viên. Từ việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc phỏng vấn đến việc thể hiện sự lịch sự và linh hoạt trong việc xử lý các tình huống, bạn sẽ có được mọi công cụ cần thiết để tạo ra những cuộc phỏng vấn trực tuyến đáng nhớ. Chúc bạn thành công trong việc tổ chức những cuộc phỏng vấn tuyển dụng tốt nhất và tìm ra những ứng viên tài năng cho công ty. 

Nếu bạn đang mong muốn tìm hiểu về trải nghiệm nhân viên để thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp, tham khảo khóa học Thiết kế và triển khai hành trình Trải nghiệm nhân viên xuất sắc của ACEX.