Tìm hiểu 4 cách hạn chế tác động của Turnover với đội nhóm

Mọi công ty đều mong muốn xây dựng một đội nhóm vững mạnh và ổn định, nhưng thực tế Turnover là điều không tránh khỏi. Với sự rời đi của thành viên quan trọng, bạn có thể đối mặt với những thách thức không mong muốn. Tuy nhiên, hãy chủ động chuẩn bị những phương pháp nhằm đối diện với tác động tiêu cực của sự thay đổi trong nhân sự. Chúng ta có thể áp dụng các biện pháp này để hạn chế tác động của Turnover đến đội nhóm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu về 4 cách hữu ích để đối phó với tình trạng turnover và duy trì sự ổn định và hiệu suất của đội nhóm.

Tại sao Turnover là tất yếu trong tổ chức?

Sự ra đi của nhân viên có thể xảy ra vì nhiều lý do khác nhau. Điều này có thể bao gồm những lý do tích cực, như khi họ tìm thấy một cơ hội tốt hơn mà tổ chức của bạn không thể cung cấp, nhưng cũng có thể là do các vấn đề tiêu cực.

Trong trường hợp tích cực, một số nhân viên có thể quyết định rời đi để theo đuổi sự nghiệp hoặc cơ hội mới mà tổ chức hiện tại của họ không thể cung cấp. Điều này có thể là do định hướng cá nhân và chuyên môn của họ. Trong tình huống này, sự ra đi của họ có thể được coi là một phần tự nhiên trong quá trình phát triển và không thể tránh khỏi.

Tuy nhiên, cũng có những lý do tiêu cực khiến nhân viên rời bỏ tổ chức. Có thể họ không hài lòng với môi trường làm việc, mối quan hệ với đồng nghiệp hoặc lãnh đạo, hoặc họ cảm thấy không được đánh giá đúng mức. Hiệu suất làm việc kém cũng có thể là nguyên nhân khiến một số người bị sa thải hoặc tự ý ra đi.

Ngoài ra, các sự thay đổi trong tổ chức, như tái cơ cấu, cũng có thể dẫn đến việc loại bỏ một số nhân viên. Điều này thường xảy ra khi tổ chức phải tiến hành cắt giảm nhân sự để tối ưu hóa hoạt động hoặc điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Cuối cùng, một số lãnh đạo cũng phải đối mặt với việc quản lý những nhân viên tạm thời, những người chỉ được thuê làm việc trong một mùa hoặc trong một khoảng thời gian giới hạn. Đặc biệt là với ngành F&B. Điều này đặt ra một thách thức đặc biệt, bởi vì những nhân viên thời vụ này cần phải hòa nhập và hoạt động hiệu quả ngay từ đầu. Khi họ ra đi, tổ chức cần phải nhanh chóng đào tạo và phát triển nhân lực mới để duy trì sự liên tục trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

Đọc thêm: Cách thức tạo động lực cho nhân viên ngành F&B

4 cách hạn chế tác động của Turnover

#1. Ghi chép lại mọi công việc của đội nhóm

Dù có vẻ như điều này rất đơn giản, thực tế là nhiều đội ngũ gặp khó khăn lớn trong việc này. Có những tình huống khi một nhân viên ra đi và cô ấy là người duy nhất biết cách quản lý một hệ thống cụ thể. Để giảm thiểu tác động của sự ra đi của nhân viên đến hoạt động của đội ngũ, chúng ta cần phải bắt đầu việc ghi chép các thông tin quan trọng.

Vậy những thông tin nào cần được ghi chép? Dưới đây là một số ví dụ:

• Quy trình thực hiện các công việc thường ngày: Các quy trình mà đội nhóm của bạn sử dụng để thực hiện công việc hàng ngày đều rất quan trọng. Điều này có thể liên quan đến cách phục vụ khách hàng, tạo ra sản phẩm hoặc cung cấp bất kỳ dịch vụ nào quan trọng khác. Các quy trình này có thể được ghi chép một cách đơn giản bằng cách sử dụng bảng biểu, biểu đồ.
• Quy trình thực hiện phức tạp: Các quy trình thường được ghi chép ở mức độ tương đối cao, để chỉ ra các bước cơ bản để thực hiện một công việc. Tuy nhiên, các quy trình thực hiện sẽ chi tiết hơn nhiều, cung cấp hướng dẫn từng bước cụ thể. Bạn không cần tạo quy trình thực hiện cho mọi thứ, nhưng bạn nên làm điều này khi công việc cần phải được lặp lại và khi một số bước cụ thể quan trọng để đạt được kết quả mong muốn.
• Tài liệu tổng quan: Đôi khi, duy trì một bộ tài liệu mô tả hoạt động và cấu trúc tổ chức của đội nhóm có thể rất hữu ích. Ghi chép quy trình thực hiện là tốt, nhưng việc cung cấp tài liệu ở mức cao hơn có thể giúp người mới hiểu rõ hơn về tổ chức.

Tại sao chúng ta cần phải làm điều này? Khi một người mới gia nhập tổ chức, họ có thể nhận được mọi thông tin được ghi chép lại bởi người tiền nhiệm. Điều này giúp tránh việc phải nhờ các thành viên hiện tại truyền đạt thông tin, dẫn đến nguy cơ bỏ sót một số bước hoặc quên mất các chi tiết quan trọng trong quá trình hướng dẫn.

#2. Xác định rõ vai trò của từng thành viên

Khi bạn gia nhập một đội làm việc mới, thường sẽ có sự phân chia công việc và vai trò khá đa dạng trong đội. Điều này có thể gây ra sự nhầm lẫn và không rõ ràng về việc mỗi người trong đội làm gì. Để tạo sự hiệu quả và sự rõ ràng trong làm việc, việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm trong đội là một phần quan trọng.

Công cụ RACI matrix (ma trận RACI) có thể rất hữu ích trong việc làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong đội. RACI là viết tắt của các từ sau:

• R (Responsible – Người Thực Hiện): Đây là người hoặc nhóm người thực sự thực hiện công việc. Họ là người thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
• A (Accountable – Người Chịu Trách Nhiệm): Đây là người duy nhất chịu trách nhiệm cuối cùng cho công việc. Thường thì đây là người quản lý hoặc người đứng đầu đội (có thể là bạn). Họ không chỉ chịu trách nhiệm cho kết quả mà còn phải phê duyệt hoặc ký duyệt công việc.
• C (Consulted – Người Cố Vấn): Đây là người hoặc những người nên được tham khảo ý kiến trước khi công việc được thực hiện. Những người này có thể không phải là người trong đội của bạn, nhưng thông tin hoặc ý kiến của họ giúp ích quan trọng trong quá trình làm việc.
• I (Informed – Người Được Thông Báo): Đây là người hoặc nhóm người cần được thông báo về kết quả hoặc tiến trình công việc. Tuy nhiên, họ không có quyền can thiệp vào cách công việc được thực hiện.

Bạn có thể tạo ra một bảng ma trận theo ví dụ dưới đây:

Việc sử dụng ma trận RACI giúp đảm bảo mọi người trong đội hiểu rõ vai trò của họ và đóng góp vào công việc của đội một cách hiệu quả, đồng thời tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong quá trình làm việc.

#3. Quản lý việc thay đổi cơ cấu nhân sự bằng cách đẩy mạnh đa kỹ năng cho đội ngũ

Một trong những vấn đề quan trọng mà nhiều đội gặp phải là quá phụ thuộc vào một số cá nhân nhất định. Điều này có nghĩa là có một người duy nhất trong đội có kỹ năng hoặc kinh nghiệm quan trọng để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Khi người này quyết định rời đi, điều này có thể gây ra những vấn đề lớn và tạo ra một khoản thiệt hại đáng kể cho dự án hoặc tổ chức.

Một cách để giải quyết vấn đề này là thúc đẩy việc nâng cao kỹ năng đa năng cho các thành viên trong đội. Điều này có nghĩa là bạn cần đảm bảo rằng không chỉ có một người duy nhất trong đội hiểu về một kỹ năng hay kiến thức cụ thể. Cách làm này có thể bao gồm việc thúc đẩy Coaching, Mentoring nội bộ, ghép cặp các thành viên trong đội với những người có kinh nghiệm cần thiết và cho họ cơ hội học hỏi và trao đổi kiến thức.

Đọc thêm: Xây dựng văn hoá Coaching và Mentoring tại doanh nghiệp

Nếu việc nâng cao kỹ năng đa năng trong đội không khả thi, bạn có thể cần xem xét việc tuyển dụng thêm những người có kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết. Điều này có thể thông qua việc tuyển dụng thành viên mới cho đội, thuê tạm thời các chuyên gia hoặc tư vấn viên ngoài.

Dù bạn thực hiện cách nào, điều quan trọng là xây dựng sự đa dạng trong đội ngũ của bạn để giảm thiểu tác động tiêu cực của sự thay đổi trong nhân sự. Việc này giúp đảm bảo rằng tổ chức hoặc dự án của bạn có khả năng đối mặt với sự thay đổi một cách linh hoạt và hiệu quả hơn, và không bao giờ phụ thuộc hoàn toàn vào một người duy nhất.

#4. Khuyến khích tinh thần linh hoạt

Thỉnh thoảng, quản lý sẽ đối mặt với các thành viên có tư duy “đây không phải việc của tôi”. Nghĩa là họ chỉ sẽ thực hiện công việc nếu nhiệm vụ đó nằm trong mô tả công việc của họ. Mặc dù đây là điều dễ hiểu, nhưng trong một số tình huống, nó lại gây khó khăn và tạo ra một bức tường gây cản trở sự hợp tác và hiệu suất làm việc.

Trong môi trường làm việc thay đổi liên tục, tính linh hoạt là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công và ổn định của đội ngũ. Điều này đặc biệt quan trọng khi đối mặt với sự thay đổi trong nhân sự, như sự rời đi của những thành viên quan trọng.

Hãy cùng xem xét một số cách để khuyến khích tính linh hoạt trong đội:

• Lãnh đạo làm gương: Lãnh đạo cần tỏ ra linh hoạt và sẵn sàng thực hiện những công việc ngoài mô tả công việc của họ để tạo sự khích lệ cho nhân viên khác. Nếu người đứng đầu không làm, tại sao những người khác phải làm?
• Xác định mức độ ưu tiên: Hãy xác định và tuân thủ các ưu tiên công việc. Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất thay vì cố gắng làm tất cả mọi thứ một lúc. Bạn cần biết đánh giá thứ tự của công việc từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn. Điều này giúp bạn có khả năng cắt bỏ những công việc ít quan trọng hơn khi sự thay đổi trong nhân sự xảy ra, để tập trung vào những công việc quan trọng nhất.

Môi trường làm việc luôn thay đổi và đầy thách thức. Tính linh hoạt và khả năng thích nghi sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn khi sự thay đổi trong nhân sự bắt đầu ảnh hưởng đến hiệu suất và sự ổn định của đội ngũ. Điều này không chỉ giúp đảm bảo sự ổn định trong hiệu quả công việc mà còn thúc đẩy tinh thần đội nhóm.

Kết luận

Tuy sự thay đổi có thể là không tránh khỏi, nhưng việc đối mặt và thích nghi với nó là điều quan trọng. Nếu bạn thực hiện các biện pháp để hạn chế tác động của turnover, bạn có thể duy trì hiệu suất cao cho đội nhóm của mình và tiến xa hơn trên con đường thành công.Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này, chúng tôi hy vọng rằng những kiến thức chúng tôi chia sẻ đã giúp bạn nắm bắt cách giải quyết một trong những thách thức quan trọng nhất trong quản lý đội nhóm. Nếu bạn cần một môi trường để học tập và chia sẻ những kiến thức thực tế trong công việc quản lý, hãy tham gia chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý của ACEX.