Tầm quan trọng của offboarding trong trải nghiệm nhân viên

Offboarding là quá trình quản lý nhân viên khi họ rời bỏ công ty. Mặc dù thường ít được nhắc đến so với quá trình onboarding (tiếp nhận nhân viên mới), offboarding chính là bước cuối cùng của một chuỗi trải nghiệm làm việc tại công ty. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tầm quan trọng của offboarding trong trải nghiệm nhân viên, quy trình offboarding hiệu quả và chuyên nghiệp.

Offboarding là gì?

Offboarding là quá trình quản lý và chuẩn bị cho nhân viên khi họ rời bỏ công ty hoặc chuyển sang vị trí công việc khác. Nó bao gồm tất cả các hoạt động và quy trình liên quan đến việc kết thúc một quan hệ làm việc, thu hồi tài sản công ty, chuyển giao thông tin và nhiệm vụ, và thực hiện các bước cuối cùng để đảm bảo việc ra đi của nhân viên diễn ra một cách thuận lợi, chuyên nghiệp và tôn trọng.

Quá trình offboarding thường bao gồm việc hủy bỏ quyền truy cập vào hệ thống và dữ liệu của công ty, thu hồi thiết bị công nghệ và tài liệu, điều chỉnh các hợp đồng lao động, đảm bảo thanh toán cuối cùng và các quyền lợi hợp lý cho nhân viên ra đi. Ngoài ra, offboarding cũng có thể bao gồm việc thu thập phản hồi từ nhân viên về trải nghiệm làm việc tại công ty và cung cấp hướng dẫn về sự nghiệp và tìm kiếm việc làm mới.

Tổ chức có một quy trình offboarding chuyên nghiệp và hiệu quả giúp tăng cường trải nghiệm nhân viên và góp phần xây dựng một văn hóa công ty tích cực và tôn trọng.

Tầm quan trọng của offboarding

Tầm quan trọng của offboarding không chỉ giới hạn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ cơ bản khi nhân viên ra đi. Nó mang đến nhiều lợi ích đáng kể và có ảnh hưởng sâu sắc đến cả nhân viên ra đi và tổ chức. 

Tạo ấn tượng tốt và duy trì hình ảnh đáng tin cậy của công ty

Một quá trình offboarding tốt giúp nhân viên ra đi với một cảm giác tích cực về công ty. Điều này không chỉ tạo dựng hình ảnh tốt trong cộng đồng nhân viên hiện tại và cựu nhân viên, mà còn ảnh hưởng đến cách công ty được coi là một nơi làm việc đáng tin cậy và tôn trọng. Cựu nhân viên có thể chia sẻ trải nghiệm của mình với người khác, và nếu họ cảm thấy không được tôn trọng trong quá trình offboarding, điều này có thể gây tổn hại đến danh tiếng và hình ảnh công ty.

Ngược lại, một quá trình offboarding tốt giúp tạo dựng lòng trung thành từ nhân viên cũ và tiềm năng, thu hút nhân viên tài năng và xây dựng mối quan hệ tích cực với cộng đồng nhân viên.

Bảo mật thông tin và ngăn chặn rủi ro bảo mật

Một yếu tố quan trọng của offboarding là đảm bảo việc xóa bỏ quyền truy cập của nhân viên ra đi vào các hệ thống, chương trình và dữ liệu quan trọng của công ty. Điều này bảo vệ thông tin và ngăn chặn rủi ro từ việc lợi dụng thông tin do nhân viên ra đi có thể gây ra.

Offboarding đảm bảo rằng tất cả quyền truy cập và thông tin nhạy cảm của nhân viên bị thu hồi hoặc xóa bỏ một cách an toàn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành công nghệ, tài chính và y tế, nơi bảo mật dữ liệu là một ưu tiên hàng đầu.

Chia tay nhân viên một cách tích cực

Một quá trình offboarding tử tế và chuyên nghiệp giúp chia tay nhân viên một cách tích cực và tôn trọng. Việc tổ chức buổi tiệc chia tay hoặc gửi thư cảm ơn cho nhân viên ra đi không chỉ là cách thể hiện lòng tri ân mà còn giúp họ cảm thấy quan trọng và được quan tâm. Cung cấp tư vấn về sự nghiệp và hỗ trợ trong việc tìm kiếm công việc mới là một yếu tố quan trọng trong việc chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của công ty.

Một chia tay tích cực và tôn trọng giúp duy trì một mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên ra đi và mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai. Nhân viên ra đi có thể trở thành đối tác, khách hàng hoặc nguồn giới thiệu tương lai, và một quá trình offboarding tốt có thể giúp duy trì mối quan hệ tích cực và hợp tác lâu dài.

Thu thập phản hồi và cải thiện

Quá trình offboarding cung cấp một cơ hội để thu thập phản hồi từ nhân viên ra đi về trải nghiệm làm việc tại công ty. Họ có thể cung cấp thông tin quý giá về điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức, văn hóa công ty, quy trình làm việc và quan hệ giữa đồng nghiệp.

Phản hồi từ nhân viên ra đi có thể giúp công ty cải thiện và nâng cao chất lượng môi trường làm việc, quy trình nhân sự và chính sách. Điều này đóng góp vào sự phát triển liên tục và sự tiến bộ của tổ chức, giúp xây dựng một nền văn hóa học hỏi và tạo điều kiện tốt cho nhân viên hiện tại và tương lai.

Bảo vệ hình ảnh công ty

Một quá trình offboarding chuyên nghiệp giúp bảo vệ hình ảnh và danh tiếng của công ty. Khi một nhân viên ra đi mà không có một trải nghiệm tốt, có thể có khả năng họ chia sẻ trải nghiệm tiêu cực này với người khác hoặc trên các nền tảng mạng xã hội, gây tổn hại đến danh tiếng và hình ảnh công ty.

Ngược lại, một quá trình offboarding chất lượng giúp đảm bảo rằng nhân viên ra đi có cảm giác thoải mái và hài lòng với công ty, từ đó giữ vững hình ảnh tích cực của công ty trong cộng đồng. Điều này có thể tạo ra lợi ích dài hạn bằng cách thu hút nhân viên tài năng, khách hàng và đối tác mới.

Quy trình offboarding hiệu quả, chuyên nghiệp

Giai đoạn 1: Giải quyết yêu cầu nghỉ việc

Trong giai đoạn này, nhân viên thông báo về ý định nghỉ việc và tiến hành các thủ tục liên quan. Điều quan trọng là thiết lập một quy trình mạnh mẽ để xử lý yêu cầu nghỉ việc của nhân viên một cách công bằng và đáng tin cậy. Các bước cần thực hiện bao gồm:

Tạo hồ sơ chấm dứt hợp đồng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động để nhân viên có thể ký xác nhận. Hồ sơ này bao gồm các văn bản chính thức như đơn xin nghỉ việc của nhân viên, hợp đồng lao động, và các thông tin liên quan khác. Điều này đảm bảo rằng việc nghỉ việc của nhân viên được xác nhận và ghi nhận một cách chính xác.

Chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn sau nghỉ việc

Một phần quan trọng của quy trình nghỉ việc là tổ chức buổi phỏng vấn sau nghỉ việc. Trong buổi gặp mặt này, nhân viên ra đi và đại diện của công ty sẽ thảo luận về trải nghiệm làm việc của nhân viên và nhận phản hồi về công ty. Ngoài ra, có thể tổ chức một buổi liên hoan chia tay để tôn vinh nhân viên ra đi và chia sẻ những kỷ niệm tốt đẹp.

Gửi thông báo cho các bộ phận liên quan

Công ty cần thông báo cho các bộ phận liên quan về yêu cầu nghỉ việc của nhân viên. Đặc biệt, bộ phận nhân sự sẽ cần được thông báo để chuẩn bị kế hoạch đăng tuyển hoặc điều động nhân sự mới thay thế. Thông báo cần được gửi đến bộ phận quản lý, bộ phận tài chính và bất kỳ bộ phận nào liên quan đến công việc của nhân viên ra đi. Điều này đảm bảo rằng các bộ phận có đủ thông tin và kế hoạch để đáp ứng nhu cầu công việc trong tương lai.

Giai đoạn 2: Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục cần thiết khi nhân viên nghỉ việc

Trong giai đoạn này, bộ phận nhân sự và bộ phận quản lý nhân viên nghỉ việc sẽ tiến hành chuẩn bị các văn bản và giấy tờ cần thiết liên quan đến quá trình offboarding. Mục tiêu là đảm bảo rằng mọi thông tin và tài liệu liên quan đến nhân viên ra đi được xử lý đúng thời hạn và theo quy định của công ty. Dưới đây là các bước chi tiết:

Hồ sơ chấm dứt hợp đồng nghỉ việc của nhân viên

Bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động cho nhân viên nghỉ việc ký xác nhận. Hồ sơ này bao gồm các tài liệu quan trọng như đơn xin nghỉ việc của nhân viên, hợp đồng lao động, và các thông tin liên quan khác. Bằng việc hoàn thiện hồ sơ chấm dứt hợp đồng một cách đầy đủ và chính xác, công ty đảm bảo rằng việc nghỉ việc của nhân viên được ghi nhận một cách hợp lệ.

Bản cam kết bảo mật thông tin

Bộ phận nhân sự sẽ yêu cầu nhân viên nghỉ việc ký một bản cam kết bảo mật thông tin. Bản cam kết này xác nhận rằng nhân viên sẽ giữ bí mật thông tin công ty và không tiết lộ hoặc sử dụng thông tin đó một cách trái phép sau khi ra đi. Điều này đảm bảo rằng thông tin quan trọng của công ty không bị rò rỉ hoặc lạm dụng sau khi nhân viên ra đi.

Biên bản bàn giao công việc, tài liệu, dữ liệu

Nhân viên ra đi sẽ tham gia vào quá trình bàn giao công việc, tài liệu và dữ liệu liên quan đến công việc của mình cho người kế nhiệm hoặc đồng nghiệp mới. Biên bản bàn giao này ghi lại chi tiết về những gì đã được chuyển giao, bao gồm cả thông tin về công việc, tài liệu và dữ liệu liên quan. Mục tiêu là đảm bảo rằng kiến thức và thông tin quan trọng không bị mất mát và công việc được tiếp tục một cách suôn sẻ sau khi nhân viên ra đi.

Biên bản trang thiết bị công ty

Nếu nhân viên đã sử dụng các trang thiết bị công ty như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng, thì sẽ có một biên bản ghi lại việc trang thiết bị này đã được nhân viên trả lại cho công ty. Biên bản này đảm bảo rằng công ty có bằng chứng về việc nhân viên đã trả lại các trang thiết bị công ty và không còn quyền sử dụng chúng sau khi ra đi.

Giấy tờ về công nợ, thuế, bảo hiểm

Bộ phận tài chính và bộ phận nhân sự sẽ tiến hành xử lý các giấy tờ liên quan đến công nợ, thuế và bảo hiểm của nhân viên ra đi. Điều này bao gồm việc thanh toán các khoản công nợ còn lại, điều chỉnh thuế và bảo hiểm theo quy định. Qua việc hoàn thiện các giấy tờ này, công ty đảm bảo rằng tất cả các vấn đề tài chính và pháp lý liên quan đến nhân viên ra đi được giải quyết một cách toàn diện.

Giấy mời buổi tiệc liên hoan chia tay nhân viên

Một yếu tố quan trọng của quá trình offboarding là tổ chức buổi tiệc liên hoan chia tay nhân viên. Đây là dịp để tôn vinh nhân viên ra đi và chia sẻ những kỷ niệm tốt đẹp. Bằng cách gửi giấy mời cho nhân viên ra đi và các thành viên khác trong tổ chức, công ty tạo điều kiện cho một buổi liên hoan chia tay ấm cúng và ý nghĩa.

Qua việc chuẩn bị các giấy tờ và thủ tục cần thiết, công ty đảm bảo rằng mọi khía cạnh quan trọng liên quan đến việc ra đi của nhân viên được xử lý một cách toàn diện và chuyên nghiệp. Bằng cách hoàn thiện hồ sơ chấm dứt hợp đồng, đảm bảo bảo mật thông tin, bàn giao công việc và tài liệu, xử lý giấy tờ tài chính và tổ chức buổi tiệc liên hoan chia tay, công ty tạo điều kiện cho một quá trình offboarding thuận lợi và tôn trọng.

Giai đoạn 3: Bàn giao công việc với người mới

Giai đoạn này tập trung vào quá trình chuyển giao công việc từ nhân viên ra đi cho người kế nhiệm hoặc đồng nghiệp mới. Mục tiêu là đảm bảo rằng công việc và kiến thức chuyên môn được chuyển giao một cách suôn sẻ và không gây gián đoạn quá mức. Dưới đây là các bước chi tiết trong giai đoạn này:

Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của công việc

Trước khi bàn giao công việc, cần xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của công việc mà nhân viên ra đi đang thực hiện. Điều này đảm bảo rằng công việc được chuyển giao một cách rõ ràng và đầy đủ.

Chuẩn bị tài liệu và thông tin liên quan

Bộ phận nhân sự và nhân viên ra đi nên chuẩn bị tài liệu và thông tin liên quan đến công việc để chuyển giao cho người kế nhiệm hoặc đồng nghiệp mới. Điều này có thể bao gồm các tài liệu hướng dẫn, quy trình làm việc, danh sách đối tác, thông tin liên hệ và bất kỳ tài liệu nào khác cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Thực hiện buổi họp chuyển giao công việc

Tổ chức một buổi họp trực tiếp giữa nhân viên ra đi, người kế nhiệm hoặc đồng nghiệp mới là cách hiệu quả để chuyển giao công việc. Trong buổi họp này, nhân viên ra đi nên chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và hướng dẫn liên quan đến công việc. Người kế nhiệm hoặc đồng nghiệp mới có thể đặt câu hỏi và làm rõ bất kỳ khía cạnh nào của công việc.

Hỗ trợ và định kỳ theo dõi

Sau quá trình chuyển giao công việc, quan trọng là tiếp tục cung cấp hỗ trợ và định kỳ theo dõi để đảm bảo rằng người kế nhiệm hoặc đồng nghiệp mới có thể thích nghi và thực hiện công việc một cách hiệu quả. Nhân viên ra đi có thể sẵn lòng trợ giúp trong quá trình điều chỉnh và giải quyết các thắc mắc hoặc khó khăn mà người kế nhiệm mới có thể gặp phải.

Đánh giá và cải thiện quá trình chuyển giao

Cuối cùng, sau quá trình chuyển giao công việc, quan trọng là đánh giá và cải thiện quá trình chuyển giao để tăng cường hiệu suất và hiệu quả. Công ty nên thu thập phản hồi từ cả nhân viên ra đi và người kế nhiệm hoặc đồng nghiệp mới để hiểu về các vấn đề và cải thiện tiềm năng trong quá trình chuyển giao công việc.

Bằng cách thực hiện các bước trong giai đoạn này, công ty đảm bảo rằng công việc được chuyển giao một cách suôn sẻ và không gây gián đoạn quá mức. 

Giai đoạn 4: Thực hiện phỏng vấn sau nghỉ việc

Cuộc phỏng vấn sau nghỉ việc là một cơ hội để thu thập phản hồi từ nhân viên ra đi và cải thiện quy trình làm việc của công ty. Mục tiêu là hiểu rõ hơn về trải nghiệm của nhân viên, nhận biết những khía cạnh cần cải thiện và tận dụng những thông tin này để cải tiến tổ chức. Các bước cần thực hiện bao gồm:

• Chuẩn bị một cuộc phỏng vấn cấu trúc để thu thập phản hồi và ý kiến của nhân viên ra đi.
• Hỏi về các khía cạnh như trải nghiệm làm việc, vấn đề về quản lý, chính sách và môi trường làm việc.
• Xem xét kết quả phỏng vấn và áp dụng các cải tiến vào quy trình và chính sách của công ty.

Giai đoạn 5: Thu hồi các tài khoản nội bộ, hủy bỏ quyền truy cập, đăng nhập vào hệ thống nội bộ doanh nghiệp

Trong giai đoạn này, công ty cần thực hiện các biện pháp để đảm bảo bảo mật thông tin nội bộ và tài liệu, cũng như ngăn chặn nhân viên ra đi tiếp tục truy cập vào hệ thống và tài khoản công ty. Dưới đây là các bước chi tiết trong giai đoạn này:

Thu hồi thẻ nhân viên và quyền di chuyển

Nhân viên ra đi nên trả lại thẻ nhân viên hoặc bất kỳ thẻ, chìa khóa nào khác cho phép truy cập vào các khu vực trong công ty. Điều này đảm bảo rằng họ không còn quyền truy cập vật lý vào các phòng ban và khu vực công ty sau khi ra đi.

Thay đổi mật khẩu và khóa tài khoản

Công ty nên thực hiện việc thay đổi mật khẩu hoặc khóa tài khoản của nhân viên ra đi trên các nền tảng và ứng dụng liên quan. Điều này đảm bảo rằng họ không thể tiếp tục truy cập vào các tài khoản và hệ thống nội bộ của công ty sau khi đã ra đi. Việc thay đổi mật khẩu và khóa tài khoản là một biện pháp quan trọng để bảo vệ thông tin và dữ liệu quan trọng.

Hủy bỏ quyền truy cập vào hệ thống và tài khoản

Công ty cần hủy bỏ quyền truy cập của nhân viên ra đi vào hệ thống và tài khoản nội bộ. Điều này bao gồm việc xóa quyền truy cập vào các ứng dụng, cơ sở dữ liệu, máy chủ, và các hệ thống nội bộ khác. Điều này đảm bảo rằng họ không thể truy cập hoặc sử dụng thông tin và tài sản công ty sau khi đã ra đi.

Đổi mật khẩu tài khoản liên quan

Công ty nên đảm bảo rằng tất cả các tài khoản mà nhân viên ra đi đã được cấp quyền truy cập đều có mật khẩu mới. Điều này đảm bảo rằng người nhân viên cũ không thể tiếp tục sử dụng thông tin đăng nhập cũ để truy cập vào các tài khoản liên quan.

Xóa tên nhân viên khỏi ứng dụng quản lý nhân sự

Công ty nên xóa tên nhân viên ra đi khỏi các ứng dụng và hệ thống quản lý nhân sự nội bộ. Điều này đảm bảo rằng thông tin nhân viên không còn xuất hiện trong hệ thống quản lý và tránh sự nhầm lẫn hoặc gánh nặng trong quản lý nhân sự của công ty.

Thông báo cho khách hàng và đối tác

Công ty nên thông báo cho khách hàng và đối tác về sự thay đổi trong nhân sự để đảm bảo rằng sự hợp tác và tương tác với công ty không bị ảnh hưởng. Thông báo này có thể bao gồm thông tin về việc nhân viên ra đi và đảm bảo rằng sự chuyển giao công việc và dịch vụ vẫn được tiếp tục một cách suôn sẻ.

Giai đoạn 6: Kết thúc quy trình offboarding

Giai đoạn này đánh dấu kết thúc quy trình offboarding. Công ty cần đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ và hoạt động liên quan đã được hoàn thành và đảm bảo rằng nhân viên ra đi rời khỏi công ty một cách chính thức và toàn vẹn. Ngoài ra, công ty có thể quyết định lưu trữ hồ sơ của nhân viên ra đi và cung cấp hỗ trợ tương lai nếu cần thiết.

Quy trình offboarding được chia thành các giai đoạn để đảm bảo rằng mọi khía cạnh quan trọng liên quan đến việc ra đi của nhân viên được xử lý một cách toàn diện và chuyên nghiệp. Mỗi giai đoạn đóng góp vào việc đảm bảo rằng nhân viên ra đi có trải nghiệm tốt, công việc được chuyển giao một cách suôn sẻ, và quyền lợi và thông tin của công ty được bảo vệ.

Kết luận

Mặc dù thường được bỏ qua, offboarding đóng vai trò quan trọng trong trải nghiệm nhân viên và hình ảnh của công ty. Việc thực hiện quy trình offboarding hiệu quả và chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật, mà còn tạo dựng một ấn tượng tích cực và duy trì lòng trung thành từ nhân viên cũ và tiềm năng.

Tham khảo khoá học Thiết kế và triển khai hành trình trải nghiệm nhân viên xuất sắc của ACEX để xây dựng môi trường làm việc tích cực, tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.