Tại sao quản lý cấp trung là vị trí áp lực và đâu là cách giải quyết

Vai trò của một quản lý cấp trung trong một tổ chức thường đòi hỏi họ phải đối mặt với nhiều thách thức và áp lực. Họ phải làm việc để gắn kết giữa nhóm làm việc và ban lãnh đạo cấp cao, đồng thời đảm bảo rằng công việc diễn ra một cách hiệu quả và nhóm của họ đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, công việc quản lý cấp trung không phải lúc nào cũng dễ dàng, và có thể đưa họ vào tình huống căng thẳng và áp lực đáng kể.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào những thách thức mà quản lý cấp trung thường phải đối mặt và đề xuất các cách giải quyết để họ có thể vượt qua những khó khăn này và phát triển mạnh mẽ trong vai trò quản lý của họ. Hãy cùng tìm hiểu cách để trở thành một quản lý cấp trung xuất sắc và đối phó với áp lực một cách hiệu quả.

Nhiệm vụ của quản lý cấp trung là gì

Các quản lý cấp trung có vai trò quan trọng trong việc kết nối giữa nhân viên cá nhân và lãnh đạo cấp cao bằng cách giao tiếp và truyền đạt thông tin. Đặc biệt, trong bối cảnh các công ty đang cố gắng linh hoạt và thích nghi nhanh chóng, những người quản lý cấp trung trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Quản lý cấp trung đảm đang nhiều vai trò khác nhau. Từ việc tiến hành các đợt đánh giá nhân viên đến việc quản lý ngân sách nhóm – quản lý cấp trung tham gia vào mọi khía cạnh của công việc hàng ngày của nhóm của họ. Ưu tiên cụ thể có thể khác nhau tùy theo công ty. Tuy nhiên, dưới đây là một số trách nhiệm mà một quản lý cấp trung sẽ có lẽ phải đảm nhận.

1. Truyền đạt thông tin từ phía công ty: Nhiều công ty thực hiện cách tiếp cận từ trên xuống trong việc truyền đạt thông tin. Cấu trúc này đặt quản lý cấp trung ở vị trí quan trọng khi thông báo về các thay đổi của công ty cho nhóm của họ. Công ty có thể được mua lại, thu nhỏ hoặc điều chỉnh tầm nhìn của mình. Mỗi ví dụ này đều là nhiệm vụ mà một quản lý cấp trung có thể phải chịu trách nhiệm trong việc thông báo cho nhóm của họ.
2. Đặt ra và hoàn thành mục tiêu của nhóm: Một quản lý cấp trung thường sẽ nhận được mục tiêu từ lãnh đạo cấp cao. Và họ cần phải đóng góp vào mục tiêu tổng thể của tổ chức. Một quản lý cấp trung cũng phải đảm nhận việc đặt ra các mục tiêu cho nhóm của họ. Đây có thể là các mục tiêu kinh doanh và mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân. Và, vì quản lý cấp trung là những người có liên quan đến các mục tiêu này, họ cũng phải chịu trách nhiệm hỗ trợ nhóm trong việc đạt được chúng.
3. Đưa ra phản hồi cho nhân viên: Quản lý cấp trung thường thiết lập quy trình phản hồi. Ngoài các cuộc họp 1-1 thường xuyên, các quản lý cũng thiết lập cuộc đánh giá hiệu suất hàng năm. Họ sẽ xem xét hiệu suất, sự hài lòng và mục tiêu của nhân viên trong những cuộc họp này.
4. Hỗ trợ sự phát triển của nhân viên: Liên quan chặt chẽ đến việc đưa ra phản hồi cho nhân viên, các quản lý cấp trung cũng hỗ trợ sự phát triển của nhân viên. Hỗ trợ này có thể là việc đào tạo nhân viên mới hoặc những người muốn học các kỹ năng mới.
5. Thay đổi cơ cấu tổ chức trong nhóm của họ: Tuyển dụng và sa thải nhân viên là một phần khác của công việc của quản lý cấp trung. Họ giúp xem xét mô tả công việc và thường tham gia vào quá trình phỏng vấn nhân viên mới. Họ cũng có thể phải tiến hành các cuộc trò chuyện đặc biệt với nhân viên hoạt động kém hiệu suất.
6. Lập kế hoạch ngân sách: Khi lập kế hoạch ngân sách, một quản lý cấp trung thường xem xét các công cụ của nhóm và các chi phí khác trực tiếp liên quan đến nhóm của họ. Mặc dù liên quan, nhưng một quản lý cấp trung thường không chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch ngân sách cho toàn bộ tổ chức.
7. Giám sát các hoạt động hàng ngày trong nhóm của họ: Quản lý cấp trung là người đứng đầu nhóm của họ để đảm bảo mỗi cá nhân đều hoàn thành tốt công việc của họ.

Tại sao quản lý cấp trung là một vị trí áp lực

Gần một phần năm trưởng phòng và giám sát viên được khảo sát có dấu hiệu của bệnh trầm cảm. Nghiên cứu của Gallup cũng cho thấy “các quản lý cảm thấy căng thẳng và stress hơn, cân bằng giữa công việc và cuộc sống kém hơn, và sức khỏe thể chất tồi tệ hơn so với những nhân viên bình thường trong nhóm của họ.”

Nhưng vì sao các quản lý cấp trung lại căng thẳng đến vậy? Dưới đây là một số nguyên nhân quan trọng:

Nhiệm vụ hành chính nặng nề

Bạn có thể đã thấy danh sách dài các trách nhiệm mà các quản lý cấp trung phải thực hiện. Khi vai trò của họ mở rộng và họ phải đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn, họ thường vẫn phải xử lý các công việc hành chính khác nhau. Việc đón nhân viên mới và yêu cầu các công cụ mới cho nhóm đòi hỏi thời gian. Điều này cộng thêm vào các nhiệm vụ tương tác hàng ngày mà các quản lý cấp trung phải thực hiện. Tất cả điều này có thể làm mất thời gian và năng lượng của họ, và khiến họ cảm thấy kiệt sức và không đạt được gì vào cuối ngày.

Quá nhiều cuộc họp

Các quản lý cấp trung thường phải tham gia nhiều cuộc họp. Đặc biệt, họ dành tới 35% thời gian của họ cho cuộc họp. Điều này để lại cho họ chỉ còn hơn một nửa thời gian để dành cho các nhiệm vụ khác. Hơn nữa, trong thời đại làm việc từ xa hiện nay, cảm giác mệt mỏi khi sử dụng các ứng dụng như Zoom là điều không tránh khỏi. Từ việc phải tập trung trong cuộc trò chuyện qua video, đến việc phải ngồi suốt một phần lớn ngày làm việc, không có gì lạ khiến các quản lý cấp trung cảm thấy căng thẳng.

Thiếu cơ hội phát triển cá nhân

Một số quản lý cấp trung bị kẹt ở vị trí giữa. Họ không còn là nhân viên cấp thấp nữa, nhưng họ cũng không phải là lãnh đạo cấp cao hoặc quản lý cấp cao. Tình huống này gây ra hai vấn đề: thiếu cơ hội và thiếu thời gian. Một số quản lý cấp trung không có cơ hội hoặc phát triển kỹ năng lãnh đạo cần thiết để tiến xa trong sự nghiệp của họ. Những người khác đơn giản không có thời gian để phát triển kỹ năng ngoài vai trò hiện tại của họ. Kết quả là các quản lý cấp trung bị kẹt trong vị trí căng thẳng mà không có một kế hoạch tiến lên phía trước.

Làm việc “kẹp giữa hai bên”

Cảm giác “kẹp giữa hai bên” này cũng áp dụng cho các quy trình truyền tải thông tin. Các quản lý cấp trung phải truyền đạt mục tiêu của công ty và các thay đổi chiến lược cho nhóm của họ. Nhưng đôi khi không dễ dàng để làm cho mọi người đồng lòng. Các quản lý cấp trung có thể phải đối mặt với sự phản đối từ phía các nhân viên cấp thấp hơn. Tuy nhiên, do vị trí của họ trong cấu trúc tổ chức, họ thường bị ràng buộc. Vai trò của họ giống như một người truyền đạt thông tin, vì vậy họ không thể thỏa hiệp hoặc đối mặt trực tiếp với nhân viên cấp thấp hơn.

Làm thế nào để phát triển ở vị trí quản lý cấp trung

Trò chuyện với đội nhóm của mình thường xuyên

Điều này quan trọng vì nó giúp xây dựng mối quan hệ làm việc hiệu quả. Bằng cách thường xuyên gặp gỡ, bạn có cơ hội thảo luận về cách bạn làm việc cùng nhau, thiết lập mục tiêu chung và thậm chí thảo luận về cách cải thiện hiệu suất làm việc. Điều này cung cấp cho đội ngũ sự rõ ràng và tạo niềm tin.

Đọc thêm: Giao tiếp hiệu quả nơi công sở bằng cách Ứng dụng mô hình DISC

Hỗ trợ thành viên trong nhóm

Việc khuyến khích đồng nghiệp tự tìm giải pháp cho các thách thức là một phần quan trọng của vai trò quản lý cấp trung. Thay vì cung cấp ngay lời khuyên, bạn có thể đặt câu hỏi như “Bạn nghĩ bạn nên làm gì?” Điều này giúp họ phát triển kỹ năng ra quyết định và tự tin hơn trong việc đối mặt với khó khăn.

Quan tâm đến cả nhiệm vụ và mối quan hệ

Cân bằng giữa nhiệm vụ và mối quan hệ là một yếu tố quan trọng trong vai trò của quản lý cấp trung. Trong quá trình tập trung vào hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu, bạn không nên lãng quên giữ gìn và xây dựng mối quan hệ với đội ngũ. Mối quan hệ mạnh mẽ có thể giúp tạo sự đồng lòng và sự hỗ trợ trong nhóm.

Giúp đồng nghiệp vượt qua khó khăn

Điều này đòi hỏi bạn nhìn nhận công việc của mình không chỉ từ góc độ của từng cá nhân mà còn từ góc độ hệ thống. Hãy xem xét cách bạn có thể cải thiện quy trình làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ nhóm, và giúp họ tương tác một cách hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể khuyến khích sự hợp tác và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm.

Tìm một người hướng dẫn

Một trong những khía cạnh ít được nhắc đến của vai trò quản lý cấp trung là cảm giác cô đơn và áp lực. Bạn thường phải đối mặt với áp lực từ cả hai hướng: từ đội ngũ bạn quản lý và từ quản lý cấp cao. Có một người hướng dẫn ngoại trừ có thể giúp bạn có góc nhìn bên ngoài, đánh giá khía cạnh tư duy và giúp bạn xử lý tình huống một cách hiệu quả hơn.

Trở thành nhà tuyển dụng giỏi

Tuyển dụng là một phần quan trọng của công việc quản lý cấp trung. Mỗi lần bạn tuyển dụng một người mới, bạn đang định hình tương lai của công việc và tương tác trong nhóm của mình. Hãy đặt thời gian để xác định kỹ năng, giá trị, và phong cách làm việc mà bạn muốn thấy trong các ứng viên. Thiết kế quy trình phỏng vấn để đảm bảo rằng họ phù hợp với nhóm và mục tiêu của bạn.

Đọc thêm: Trải nghiệm ứng viên: Làm các việc nhỏ “đúng cách” có thể tạo khác biệt lớn

Tôn trọng khả năng làm việc của nhóm

Để bảo vệ sức khỏe và tinh thần của đội ngũ, bạn cần đảm bảo rằng bạn không đặt quá nhiều áp lực lên họ. Trước khi chấp nhận thêm dự án hoặc nhiệm vụ mới, hãy xem xét tài nguyên và khả năng thực hiện của nhóm. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc không quá tải, và đội ngũ có đủ thời gian và năng lực để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

Dành thời gian học hỏi

Việc học hỏi liên tục là một phần quan trọng của việc phát triển trong vai trò quản lý cấp trung. Bạn cần dành thời gian để cải thiện kỹ năng quản lý, nắm vững kiến thức chuyên môn, và theo dõi các xu hướng trong lĩnh vực của bạn. Học cùng với các quản lý khác thông qua các khóa học hoặc chứng chỉ có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và tiếp cận các góc nhìn mới.

Không bỏ bê sức khỏe của bản thân

Đừng bỏ lỡ việc chăm sóc sức khỏe của bạn. Việc duy trì lịch làm việc lành mạnh, có thời gian nghỉ ngơi, và đảm bảo tâm trí và cơ thể của bạn được giữ trong tình trạng tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và đối mặt với áp lực một cách tốt hơn. Cuối cùng, đảm bảo bạn xác định ranh giới rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian riêng tư. Điều này đảm bảo bạn không bị cuốn vào công việc và để bảo vệ thời gian cho cuộc sống cá nhân và gia đình của bạn. Đôi khi, việc làm việc ngoài giờ là cần thiết, nhưng hãy cố gắng giữ cho nó ở mức tối thiểu để bạn có thể duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Kết luận

Trong công việc của quản lý cấp trung, chúng ta không thể tránh khỏi những thách thức và áp lực. Tuy nhiên, điều quan trọng là biết cách đối phó với chúng để phát triển và thành công. Vai trò của quản lý cấp trung đặt ra nhiều câu hỏi về cách làm việc hiệu quả và quản lý sự áp lực hàng ngày.

Như câu nói “Áp lực tạo kim cương”, việc đối mặt với áp lực và thách thức là một phần không thể thiếu trong việc phát triển sự nghiệp và trở thành một người lãnh đạo xuất sắc. Nắm vững các kỹ năng và chiến lược để đối phó với những tình huống khó khăn là chìa khóa để thành công và phát triển trong vai trò của mình. Bắt đầu hành trình trở thành  nhà quản lý hiệu suất cao với chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý của ACEX