Rèn luyện kỹ năng quản lý để trở thành một người sếp có tâm, có tầm

Trong môi trường công việc ngày nay, kỹ năng quản lý là một yếu tố vô cùng quan trọng để thành công trong vai trò người sếp. Một người sếp có tâm, có tầm là người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, có khả năng tạo dựng môi trường làm việc tích cực, đồng thời biết củng cố và phát triển tài năng của nhân viên. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về kỹ năng quản lý là gì, tầm quan trọng của kỹ năng quản lý, các loại kỹ năng quản lý và cách rèn luyện chúng.

Kỹ năng quản lý là gì? 

Kỹ năng quản lý là một tập hợp những khả năng và kiến thức mà một người quản lý cần phải sở hữu để điều hành và tổ chức công việc của một nhóm hoặc tổ chức. Đây là những yếu tố quan trọng giúp người quản lý đạt được sự hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện cho sự phát triển và thành công của tổ chức.

Một người quản lý giỏi cần có khả năng lập kế hoạch, xác định mục tiêu cụ thể và thiết lập chiến lược để đạt được những mục tiêu đó. Họ phải biết ra quyết định thông minh và linh hoạt dựa trên thông tin và tình hình hiện tại. Việc giải quyết các vấn đề phát sinh là một phần không thể thiếu trong vai trò của người quản lý, và điều này đòi hỏi khả năng phân tích, tư duy logic và sáng tạo.

Kỹ năng quản lý không chỉ là những khả năng tự nhiên, mà nó có thể được học và phát triển thông qua việc học tập và trải nghiệm thực tế trong vai trò người quản lý. Việc nắm vững những kỹ năng này giúp người quản lý trở thành nhà lãnh đạo tài ba, đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức.

Các loại kỹ năng quản lý

Trong tác phẩm “Skills of an Effective Administrator”, tác giả Robert Katz đã xác định ba bộ kỹ năng quan trọng cho những nhà lãnh đạo thành công: Kỹ năng kỹ thuật, Kỹ năng khái niệm và Kỹ năng quản lý con người.

Kỹ năng kỹ thuật 

Kỹ năng kỹ thuật là một phần quan trọng của quản lý hiệu quả trong mọi lĩnh vực và ngành nghề. Đây là những kỹ năng cần thiết để áp dụng kiến thức chuyên môn và sử dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp để thực hiện nhiệm vụ và đạt được mục tiêu. Kỹ năng kỹ thuật không chỉ liên quan đến việc sử dụng các máy móc, công cụ và thiết bị sản xuất, mà còn đến việc áp dụng chúng trong các hoạt động bán hàng, thiết kế sản phẩm, tiếp thị và quảng bá sản phẩm, dịch vụ và nhiều hơn nữa.

Kỹ năng kỹ thuật có thể bao gồm:

Kiến thức chuyên môn

Kỹ năng kỹ thuật yêu cầu người quản lý hiểu rõ và sở hữu kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Điều này có thể bao gồm kiến thức về quy trình sản xuất, công nghệ, phần mềm, quản lý dự án, hoặc bất kỳ lĩnh vực chuyên môn nào khác liên quan đến công việc của họ.

Kỹ năng kỹ thuật cụ thể

Đối với mỗi lĩnh vực hoạt động, có những kỹ năng cụ thể mà người quản lý cần phải nắm vững để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Ví dụ, một nhà quản lý trong lĩnh vực công nghệ thông tin có thể cần nắm vững kỹ năng lập trình, quản lý cơ sở dữ liệu, hoặc quản lý hệ thống. Kỹ năng kỹ thuật cụ thể phụ thuộc vào lĩnh vực và vị trí công việc cụ thể của người quản lý.

Tuy kỹ năng kỹ thuật là cơ sở quan trọng cho việc quản lý hiệu quả, ở cấp cao hơn, các nhà quản lý cần phải phát triển thêm những kỹ năng khác để thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý con người. Kỹ năng kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc thực hiện công việc. Tuy nhiên, ở cấp cao, những kỹ năng này không còn là yếu tố quyết định duy nhất để đạt được thành công.

Kỹ năng khái niệm

Kỹ năng khái niệm là khả năng của người quản lý để hiểu và xác định các mối quan hệ trừu tượng, phát triển ý tưởng và giải quyết các vấn đề phức tạp. Điều này cho phép họ nhìn thấy được cách các bộ phận khác nhau trong tổ chức liên kết với nhau và ảnh hưởng lẫn nhau trong hoạt động toàn bộ công ty. Kỹ năng khái niệm giúp nhà quản lý tập trung vào bức tranh toàn cảnh và lập kế hoạch để tăng trưởng, nhận biết các trở ngại tiềm ẩn và phát triển các kế hoạch dự phòng dựa trên các khái niệm của họ.

Sự phát triển kỹ năng khái niệm là yếu tố quan trọng để đạt được thành công trong vai trò lãnh đạo của một nhà quản lý. Với khả năng khái niệm hóa ý tưởng, nhà quản lý có thể biến chúng thành các chiến lược độc đáo và tạo ra sự khác biệt. Trong thực tế, nhiều chuyên gia làm việc ở các vị trí quản lý thường phải đối mặt với nhiều tình huống phức tạp, và có kỹ năng khái niệm giúp họ xử lý thành công những vấn đề này một cách sáng tạo và hiệu quả.

Kỹ năng khái niệm có thể bao gồm:

• Hiểu biết về tổ chức: Người quản lý cần có cái nhìn tổng quan về tổ chức, bao gồm cấu trúc, quy trình, mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Điều này giúp họ nhìn thấy mối quan hệ giữa các bộ phận và hoạt động của tổ chức, từ đó đưa ra quyết định và kế hoạch một cách hiệu quả.
• Khả năng phân tích và đánh giá: Kỹ năng khái niệm yêu cầu người quản lý có khả năng phân tích và đánh giá các thông tin và dữ liệu để hiểu được vấn đề và tìm ra các giải pháp phù hợp. Điều này bao gồm khả năng nhìn thấy mối quan hệ giữa các yếu tố, phân tích tình huống và đưa ra quyết định dựa trên những thông tin đã thu thập được.
• Tầm nhìn chiến lược: Kỹ năng khái niệm giúp người quản lý có tầm nhìn chiến lược, tức là khả năng nhìn thấy hướng đi dài hạn và định hình mục tiêu và chiến lược để đạt được thành công cho tổ chức. Điều này đòi hỏi khả năng tư duy phản biện, khả năng dự đoán và đánh giá tác động của các quyết định lên toàn bộ tổ chức.

Mặc dù kỹ năng khái niệm là cần thiết cho tất cả các cấp quản lý trong tổ chức, nhưng nó đặc biệt quan trọng và cần thiết đối với các nhà quản lý cấp cao. Điều này bởi vì những nhà quản lý cấp cao phải đảm nhận vai trò đưa ra tầm nhìn, chiến lược kinh doanh và mục tiêu để giúp tổ chức vươn lên dẫn đầu. Họ cần có khả năng xác định vấn đề và đưa ra giả định để giảm thiểu rủi ro kinh doanh và phát triển kế hoạch lâu dài.

Tóm lại, kỹ năng khái niệm là một yếu tố không thể thiếu cho sự thành công của nhà lãnh đạo trong một tổ chức. Nó cho phép nhà quản lý hiểu và xử lý các mối quan hệ trừu tượng, phát triển ý tưởng và giải quyết các vấn đề phức tạp. Việc phát triển kỹ năng khái niệm sẽ giúp nhà quản lý định hình và thúc đẩy sự phát triển của tổ chức trong một môi trường thay đổi nhanh chóng và cạnh tranh.

Kỹ năng quản lý con người 

Kỹ năng quản lý con người là khả năng tương tác và làm việc hiệu quả với người khác. Đây là những kỹ năng liên quan đến giao tiếp, lắng nghe, đàm phán, thuyết phục và xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên, đồng nghiệp, cấp dưới và cấp trên.

Kỹ năng quản lý con người bao gồm:

• Giao tiếp hiệu quả: Người quản lý cần có khả năng giao tiếp một cách rõ ràng, hiệu quả và linh hoạt. Điều này bao gồm khả năng lắng nghe, diễn đạt ý kiến và ý tưởng một cách chính xác, sử dụng ngôn ngữ phù hợp và sử dụng các phương tiện giao tiếp hiện đại.
• Lãnh đạo và ủy quyền: Kỹ năng quản lý con người yêu cầu khả năng lãnh đạo và ủy quyền. Người quản lý cần biết cách định hình và hướng dẫn nhóm làm việc, thúc đẩy hiệu suất làm việc và truyền cảm hứng cho nhân viên. Đồng thời, họ cũng cần biết cách ủy quyền và tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân của nhân viên.
• Đàm phán và giải quyết xung đột: Kỹ năng đàm phán và giải quyết xung đột liên quan đến khả năng thương lượng, đạt được thỏa thuận và giải quyết xung đột một cách công bằng và xây dựng. Điều này bao gồm khả năng lắng nghe, tìm hiểu các mục tiêu và quan điểm khác nhau, và tìm ra giải pháp hợp tác để đạt được sự đồng thuận và giải quyết xung đột.
• Xây dựng mối quan hệ: Kỹ năng quản lý con người yêu cầu khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên và đồng nghiệp. Điều này bao gồm khả năng thương lượng, đàm phán, giải quyết xung đột và khả năng làm việc nhóm. Kỹ năng này giúp người quản lý tạo ra môi trường làm việc tích cực, động viên và tạo động lực cho nhân viên.

Tổng quát lại, ba loại kỹ năng quản lý – kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng khái niệm và kỹ năng quản lý con người – là những yếu tố quan trọng để trở thành một nhà quản lý thành công và đáng tin cậy.

Rèn luyện kỹ năng quản lý như thế nào?

Giao tiếp tốt hơn

Giao tiếp tốt hơn là một trong những yếu tố quan trọng nhất để trở thành một nhà quản lý xuất sắc. Kỹ năng giao tiếp không chỉ đảm bảo việc truyền đạt thông tin một cách hiệu quả, mà còn tạo nền tảng cho sự hiểu biết và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. 

Một nhà quản lý giỏi biết lắng nghe chân thành, tạo môi trường thoải mái để nhân viên tự do chia sẻ ý kiến và ý tưởng của mình. Họ cũng sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và truyền đạt thông tin một cách chính xác, tránh gây hiểu lầm và nhầm lẫn. Ngoài ra, nhà quản lý giỏi cũng biết đặt câu hỏi và khám phá ý kiến của nhân viên, khuyến khích sự tham gia và đóng góp của tất cả mọi người trong nhóm.

Cải thiện kỹ năng giao tiếp với bài viết Kỹ năng giao tiếp – Đơn giản nhưng mang lại hiệu quả tối ưu trong công việc

Đặt mục tiêu rõ ràng

Một yếu tố quan trọng khác để cải thiện kỹ năng quản lý là đặt mục tiêu rõ ràng và chia sẻ chúng với nhóm. 42% nhân viên cho rằng mục tiêu không rõ ràng là nguyên nhân dẫn đến sự căng thẳng trong công việc. Mục tiêu cụ thể và đo lường được giúp tạo định hướng và tập trung công việc của nhân viên. Một nhà quản lý thông minh không chỉ xác định mục tiêu mà còn chia sẻ chúng với nhóm làm việc. 

Điều này đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều hiểu rõ mục tiêu và đóng góp vào việc đạt được chúng. Đồng thời, nhà quản lý cũng phải đảm bảo rằng mục tiêu được coi trọng và tạo động lực cho nhân viên.

Ủy quyền hiệu quả

Trong vai trò quản lý, ủy quyền hiệu quả và tránh quản lý vi mô là một trong những yếu tố cần thiết. Nhà quản lý thông minh biết phân công nhiệm vụ và trách nhiệm một cách hợp lý, dựa trên khả năng và kỹ năng của từng nhân viên. Họ tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện ý tưởng và đưa ra quyết định trong phạm vi trách nhiệm của mình. Điều này không chỉ giúp nhân viên phát triển và trưởng thành mà còn tạo sự động lực và sự cam kết đối với công việc.

Theo dõi tiến độ và phản hồi liên tục

Tạo thói quen theo dõi tiến độ và phản hồi liên tục công việc của nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc cải thiện kỹ năng quản lý. Nhà quản lý thông minh định kỳ theo dõi tiến độ công việc của nhân viên và đảm bảo rằng họ nhận được phản hồi và hỗ trợ cần thiết. Bằng cách cung cấp phản hồi xây dựng và gợi ý, nhà quản lý giúp nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tốt hơn.

Ghi nhận nhân viên

Ghi nhận đối với những thành công của nhân viên là một yếu tố quan trọng khác để cải thiện kỹ năng quản lý. Nhà quản lý thông minh đánh giá và công nhận những thành công và đóng góp của nhân viên. Họ tạo môi trường khích lệ để nhân viên cảm thấy động viên và được coi trọng. Bằng cách ghi nhận và thể hiện sự đánh giá tích cực, nhà quản lý khuyến khích sự phát triển và động lực của nhân viên.

Tham khảo tips xây dựng văn hoá ghi nhận cho tổ chức tại bài viết Văn hoá ghi nhận – Tưởng đơn giản nhưng phức tạp

Không ngừng cải thiện kỹ năng quản lý

Cuối cùng, học hỏi không ngừng về kỹ năng quản lý là một yếu tố cần thiết để trở thành một nhà quản lý tốt. Việc đọc sách, tham gia các khóa học và hội thảo giúp nâng cao kiến thức và kỹ năng quản lý. Tìm kiếm phản hồi và học hỏi từ những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý cũng rất quan trọng. Tự đặt mục tiêu phát triển và liên tục nâng cao kiến thức và kỹ năng quản lý của bạn là điều cần thiết để đạt được sự thành công trong vai trò quản lý.

Kết luận

Rèn luyện kỹ năng quản lý là quá trình liên tục và đòi hỏi sự cam kết và kiên nhẫn. Tuy nhiên, khi bạn trở thành một người sếp có tâm, có tầm, sẽ đạt được sự thành công và tạo dựng một môi trường làm việc tích cực cho cả bản thân và nhân viên. Sẵn sàng trở thành người sếp tốt với chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.