Quản lý nhân viên làm việc từ xa

Quản lý nhân viên làm việc từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu trong thế giới kinh doanh ngày nay. Với sự phát triển của công nghệ thông tin và internet, việc cho phép nhân viên làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Tuy nhiên, để quản lý một nhóm nhân viên làm việc từ xa một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh, cần có những kỹ năng và chiến lược quản lý đặc biệt.

Trên thực tế, quản lý nhân viên làm việc từ xa đòi hỏi một cách tiếp cận khác biệt so với việc quản lý nhân viên truyền thống. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những bất cập thường gặp khi quản lý nhân viên làm việc từ xa và những kỹ năng quản lý cần thiết để vượt qua những thách thức này. Bằng cách nắm vững những yếu tố này, bạn sẽ có thể xây dựng và quản lý một nhóm nhân viên làm việc từ xa một cách hiệu quả và đạt được kết quả tốt cho doanh nghiệp của bạn.

Những bất cập khi nhân viên làm việc từ xa

Giao tiếp và liên lạc khó khăn

Khi nhân viên làm việc từ xa, giao tiếp trực tiếp và đồng bộ thường bị hạn chế. Thay vì có thể trò chuyện trực tiếp hoặc đưa ra phản hồi ngay lập tức, thông tin phải được truyền qua email, tin nhắn hoặc cuộc gọi điện thoại. Tuy nhiên, giao tiếp bằng văn bản có thể dẫn đến hiểu lầm do thiếu các tín hiệu phi ngôn ngữ như cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể. Điều này có thể gây ra sự mất thông tin quan trọng hoặc hiểu sai ý đồ và yêu cầu.

Thiếu sự giám sát

Một trong những thách thức lớn của việc quản lý nhân viên làm việc từ xa là thiếu khả năng giám sát trực tiếp hoạt động của họ. Quản lý không thể kiểm tra trực tiếp nhân viên làm việc, và do đó, không biết chính xác những gì đang diễn ra. Điều này có thể dẫn đến sự mất quyền lực và khả năng theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Thiếu tương tác và gắn kết

Nhân viên làm việc từ xa thiếu sự tương tác và gắn kết với đồng nghiệp và tổ chức. Việc làm việc xa lánh họ khỏi sự giao tiếp trực tiếp và gặp gỡ đồng nghiệp. Thiếu sự tương tác này có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc, đoàn kết và sự tạo động trong nhóm. 

Quản lý thời gian khó khăn

Nhân viên làm việc từ xa thường đối mặt với thách thức quản lý thời gian. Thiếu một môi trường làm việc cấu trúc và các yếu tố như sự giám sát trực tiếp và áp lực nhóm có thể khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc tổ chức thời gian và quản lý công việc.

Cảm giác cô đơn và thiếu sự hỗ trợ

Nhân viên làm việc từ xa có thể gặp cảm giác cô đơn và thiếu sự hỗ trợ từ đồng nghiệp và quản lý. Thiếu sự tương tác trực tiếp và gặp mặt có thể làm cho nhân viên cảm thấy cô đơn và cô lập. Điều này có thể ảnh hưởng đến tâm trạng và hiệu suất làm việc của họ. Một nghiên cứu cho thấy 41% những người làm việc từ xa cảm thấy căng thẳng trong khi chỉ 25% những người tiếp tục làm việc trong văn phòng cảm thấy như vậy.

Thiếu không gian làm việc chuyên nghiệp

Một vấn đề khác là thiếu không gian làm việc chuyên nghiệp tại nhà. Nhân viên có thể phải làm việc trong không gian hạn chế hoặc không thoải mái, không có bàn làm việc riêng biệt hoặc không đủ trang thiết bị và công cụ làm việc. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự tập trung và hiệu suất làm việc của họ.

Tại sao cần tối ưu hình thức quản lý nhân viên làm việc từ xa

Các cách quản lý nhân sự từ xa ra đời như những điểm sáng để nhà quản trị có thể vận dụng và giải quyết bài toán khó khăn của mình. Cụ thể:

Quản lý công việc dự án hiệu quả

Tối ưu cách quản lý nhân sự từ xa giúp nhà quản trị có cái nhìn sát sao hơn về tiến độ và quản lý công việc dự án mà nhân sự đang thực hiện. Nhờ vào các công cụ trực tuyến và phần mềm quản lý dự án, nhà quản trị có thể theo dõi và phân bổ công việc một cách hợp lý, đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra.

Tương tác và hỗ trợ kịp thời

Tối ưu cách quản lý nhân sự từ xa giúp nhà quản trị dễ dàng nhận biết khó khăn mà nhân viên đang gặp phải và cung cấp sự hỗ trợ và góp ý kịp thời. Thông qua các cuộc họp trực tuyến, cuộc gọi video, và các kênh giao tiếp khác, nhà quản trị có thể duy trì sự kết nối chặt chẽ với nhân viên và đảm bảo rằng họ nhận được sự hỗ trợ và động viên cần thiết để hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu chung.

Nâng cao chất lượng làm việc và tăng sự chủ động

Quản lý nhân viên từ xa hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng làm việc của nhân viên. Từ việc sử dụng các công cụ trực tuyến để quản lý nhiệm vụ và tiến độ công việc, nhân viên có thể trở nên tổ chức hơn, chủ động trong việc xử lý công việc và tình huống. Điều này tạo ra thói quen làm việc tốt và tăng khả năng đạt hiệu quả cao trong công việc từ xa.

Hạn chế rủi ro và tăng văn hóa kỷ luật

Tối ưu quản lý nhân viên khi làm việc từ xa giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình làm việc. Bằng cách phân bổ nguồn lực và chi phí một cách hợp lý, an toàn, doanh nghiệp giảm thiểu chất thất thoát và tăng khả năng đạt được mục tiêu chung. Đồng thời, tối ưu quản lý nhân viên từ xa cũng giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa kỷ luật trong môi trường làm việc từ xa, tăng cường hiệu quả và tạo sự tương tác giữa các phòng ban.

Kỹ năng quản lý nhân viên làm việc từ xa

Điểm danh và giao việc vào đầu giờ làm

Yêu cầu nhân viên làm việc từ xa điểm danh vào đầu giờ làm việc. Điều này giúp quản lý biết ai có mặt và sẵn sàng làm việc. Sau đó, giao nhiệm vụ và mục tiêu công việc cụ thể cho từng nhân viên. Đảm bảo rằng công việc được truyền đạt rõ ràng và đủ thông tin để nhân viên biết chính xác những gì cần làm trong ngày.

Phản hồi nhanh, hỗ trợ thường xuyên với nhân viên

Đảm bảo rằng quản lý phản hồi nhanh chóng và thường xuyên với nhân viên làm việc từ xa. Hỗ trợ và giải đáp các câu hỏi, yêu cầu hoặc vấn đề mà nhân viên gặp phải. Điều này giúp nhân viên tiếp tục công việc một cách hiệu quả và cảm thấy được hỗ trợ trong quá trình làm việc. Sử dụng các kênh liên lạc như email, cuộc gọi điện thoại, tin nhắn tức thì hoặc cuộc họp trực tuyến để giữ liên lạc và tạo sự kết nối với nhân viên.

Sử dụng các công cụ quản lý nhân viên

Các công cụ quản lý nhân viên trực tuyến có thể được sử dụng để theo dõi và quản lý công việc của nhân viên. Công cụ này cho phép quản lý tạo và phân công nhiệm vụ, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ công việc. Nhân viên có thể cập nhật tiến độ công việc của mình và giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm. Công cụ quản lý nhân viên giúp tạo sự rõ ràng và tổ chức trong quá trình làm việc từ xa.

Thể hiện sự tin tưởng

Xây dựng một môi trường làm việc dựa trên sự tin tưởng với nhân viên làm việc từ xa. Cho phép nhân viên tự quản lý công việc của mình và đặt niềm tin vào khả năng và trách nhiệm của họ. Quản lý cần tạo điều kiện để nhân viên cảm thấy tự do và độc lập trong việc tổ chức công việc và hoàn thành nhiệm vụ. Đồng thời, quản lý cũng cần sẵn lòng cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn khi cần thiết.

Tăng cường sự tương tác giữa các nhân viên

Tạo cơ hội để tương tác và giao lưu giữa các nhân viên làm việc từ xa. Có thể tổ chức cuộc họp trực tuyến, diễn đàn trao đổi ý kiến, hoặc các hoạt động gắn kết nhóm để tạo sự kết nối và tương tác giữa các thành viên trong nhóm. Tương tác xã hội giúp xây dựng mối quan hệ và tạo sự đoàn kết trong tổ chức.

Báo cáo kết quả công việc vào cuối ngày

Yêu cầu nhân viên làm việc từ xa báo cáo kết quả công việc vào cuối ngày. Điều này giúp quản lý có cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc và đảm bảo rằng nhiệm vụ đã được hoàn thành. Báo cáo kết quả công việc có thể bao gồm các mục tiêu đã đạt được, khó khăn gặp phải và kế hoạch cho ngày làm việc tiếp theo. Điều này giúp quản lý theo dõi tiến trình và đưa ra điều chỉnh nếu cần thiết.

Hướng mục tiêu cá nhân về với mục tiêu chung của doanh nghiệp

Một yếu tố quan trọng để tạo động lực là đảm bảo rằng mục tiêu cá nhân của nhân viên tương thích với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Khi nhân viên hiểu rõ rằng công việc của họ đóng góp vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp, họ cảm thấy có ý nghĩa và động lực hơn để làm việc chăm chỉ. Dưới đây là một số cách để hướng mục tiêu cá nhân về với mục tiêu chung của doanh nghiệp:

Thông qua việc truyền thông rõ ràng và thường xuyên, quản lý có thể truyền đạt tầm quan trọng của công việc của nhân viên trong việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Việc giải thích cách công việc của nhân viên đóng góp vào mục tiêu chung sẽ giúp họ thấy rằng công việc của mình không chỉ là một phần trong bức tranh lớn, mà còn mang lại giá trị đáng kể cho doanh nghiệp.

Tạo cho nhân viên niềm tin vào tầm quan trọng của mình đối với doanh nghiệp

Để tạo động lực và hiệu quả làm việc từ xa, quan trọng để nhân viên cảm thấy rằng công việc của họ là quan trọng và được đánh giá cao. Tạo niềm tin vào tầm quan trọng của mình đối với doanh nghiệp giúp nhân viên cảm thấy tự tin và động lực để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Dưới đây là một số cách để tạo niềm tin vào tầm quan trọng của nhân viên đối với doanh nghiệp:

Cung cấp phản hồi xây dựng và công nhận công việc tốt của nhân viên. Bằng cách đánh giá và công nhận những thành tựu và đóng góp của nhân viên, quản lý gửi đi thông điệp rằng công việc của họ được đánh giá cao và quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Xem thêm bài viết Feedback nhân viên thế nào cho hiệu quả.

Xây dựng một môi trường làm việc tôn trọng và khích lệ sự đóng góp của nhân viên. Đảm bảo rằng nhân viên có thể chia sẻ ý tưởng và góp ý một cách tự do và nhận được sự đánh giá và lắng nghe tôn trọng từ đồng nghiệp và quản lý.

Tạo cơ hội cho sự phát triển cá nhân và nâng cao kỹ năng. Điều này giúp nhân viên cảm thấy rằng công ty đầu tư vào sự phát triển và tăng cường khả năng của họ, tạo niềm tin và động lực để làm việc chăm chỉ.

Qua việc áp dụng các cách quản lý này, quản lý có thể xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và đạt hiệu suất cao từ nhân viên làm việc tại nhà.

Kết luận 

Cách quản lý nhân sự từ xa mang đến những điểm sáng cho nhà quản trị trong việc giải quyết các bài toán khó khăn. Tối ưu hóa cách quản lý nhân sự từ xa giúp nhà quản trị sát sao hơn trong việc quản lý công việc dự án, nhận biết khó khăn của nhân viên và hỗ trợ kịp thời, nâng cao chất lượng làm việc và hạn chế rủi ro.

Nếu bạn quan tâm đến các kỹ năng quản lý, mời tham khảo chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.