Quản lý đội nhóm mới? Nhà quản lý cần đặt 5 câu hỏi sau

Khi bạn đảm nhận vai trò quản lý đội nhóm mới, có một loạt các thách thức đang chờ bạn ở phía trước. Để đảm bảo sự thành công của đội nhóm và xây dựng một môi trường làm việc tích cực, việc xây dựng mối quan hệ và hiểu rõ những thành viên bạn đang quản lý là điều tối quan trọng. Dưới đây là 5 câu hỏi tiên quyết mà bạn nên đặt khi bạn bắt đầu quản lý một đội nhóm mới.

1. Những công việc mà bạn đặc biệt yêu thích là gì? Bạn cảm thấy mình có những điểm mạnh gì?

Đặc biệt khi bạn đang quản lý một nhóm lớn, thường xảy ra tình huống mà một người trong nhóm không thích làm một công việc nào đó, trong khi người khác lại rất hứng thú với nó.

Bằng việc hiểu rõ được công việc nào khiến từng thành viên trong nhóm cảm thấy có hứng thú nhất, bạn có thể tạo điều kiện cho mọi người có cơ hội làm những việc mà họ phù hợp nhất. Điều này không chỉ giúp tạo sự hài lòng trong công việc mà còn giúp bạn tránh tình huống khó chịu khi bạn giao việc cho một người cảm thấy không quá giỏi/không thoải mái khi làm trong khi một người khác lại ao ước có cơ hội đó.

Hơn nữa, nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng các nhóm làm việc hiệu suất tốt nhất luôn sử dụng và phát huy điểm mạnh của từng thành viên. Việc bạn nắm rõ điểm mạnh và sở thích trong công việc của nhóm càng sớm, bạn càng có thể bắt đầu khai thác tối đa tiềm năng của họ và tối ưu hoá hiệu suất của cả nhóm làm việc.

Khi bạn mới bắt đầu quản lý một nhóm làm việc mới, cách đơn giản nhất để khám phá những điểm mạnh và sở thích là làm thời gian để trò chuyện và hỏi họ. Hãy ghi chép lại thông tin mà bạn thu thập được để có thể nhớ và áp dụng sau này, và đừng ngần ngại đặt thêm các câu hỏi để hiểu rõ hơn về những gì họ thích và tận hưởng trong công việc.

2. Có điểm gì bạn thích ở phong cách lãnh đạo của người quản lý trước và muốn tôi phát huy không?

Câu hỏi này sẽ giúp bạn nhanh chóng xây dựng lòng tin với nhóm và cho thấy bạn quan tâm đến ý kiến của họ. Dù người quản lý trước đó của họ đã có kỹ năng quản lý tốt hay không, họ sẽ cung cấp thông tin quý báu cho bạn.

Nếu người quản lý trước đó đã tốt, họ sẽ cho bạn biết những điều họ đánh giá cao nhất, giúp bạn tìm hiểu cách lãnh đạo một nhóm mới một cách hiệu quả nhanh chóng. Trong khi đó, nếu người quản lý trước không hoàn hảo, bạn có thể điều chỉnh theo như kỳ vọng của họ.

Việc quan trọng nhất khi bạn bắt đầu quản lý một đội nhóm mới là có được lòng tin và sự ủng hộ từ họ. Từ đó, việc bạn thực hiện những điều bạn hứa đối với họ sẽ giúp duy trì sự ủng hộ của nhóm đối với bạn như một người lãnh đạo. Hỏi về những điều mà người quản lý trong quá khứ đã làm tốt hoặc không tốt là một cách tốt để xây dựng nền tảng vững chắc cho mối quan hệ tốt khi làm việc với họ.

Hơn nữa, việc này cũng giúp bạn hiểu rõ họ hơn. Tìm hiểu những điều có ảnh hưởng đến họ trong quá khứ giúp bạn biết cách đáp ứng mong muốn của họ tốt hơn, và biết rõ những hành động nên tránh. 

3. Mục tiêu trong sự nghiệp của bạn là gì?

Một trong những thách thức lớn nhất mà các công ty phải đối mặt khi họ tiến hành tái cơ cấu hoặc có sự thay đổi quản lý là sự suy giảm tinh thần làm việc sau đó đối với hầu hết các nhóm làm việc. Sự suy giảm tinh thần có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm sự sợ hãi và không chắc chắn trước sự thay đổi, không còn làm việc cùng với những người họ thích, và phải bắt đầu lại mối quan hệ với người quản lý mới.

Một phần quan trọng trong mối quan hệ với người quản lý là sự phát triển sự nghiệp của nhân viên. Người quản lý là người ủng hộ lớn nhất của nhân viên trong nhóm khi xem xét việc thăng chức và là người hướng dẫn chính để giúp nhân viên đạt được mục tiêu sự nghiệp đó. Rất nhiều khi, khi có sự thay đổi ở vị trí quản lý, người nhân viên buộc phải bắt đầu lại từ đầu trong việc tiến triển sự nghiệp. Việc phải bắt đầu lại là điều rất mệt mỏi và gây sụt giảm tinh thần nghiêm trọng. 

Khi bạn bắt đầu lãnh đạo một nhóm mới, việc hỏi về mục tiêu của họ và tìm hiểu tiến trình họ đã đạt được với người quản lý trước đó có thể giúp giảm thiểu mọi cảm xúc tiêu cực. Hành động này của quản lý cho họ thấy họ đang không bị “mất đà” và “nấc thang sự nghiệp” vẫn đang rộng mở phía trước.

4. Bạn thích nhận phản hồi như thế nào? 

Lara Hogan, tác giả cuốn sách “Resilient Management” và từng nắm vai trò quản lý tại các công ty công nghệ nổi tiếng như Dyn, Etsy và Kickstarter, đã chia sẻ một loạt các câu hỏi 1-1 thông minh mà cô sử dụng khi bắt đầu quản lý một nhóm mới. Cô tin rằng việc đặt ra những câu hỏi đúng đắn ngay từ đầu là một phần quan trọng để thu thập những thông tin có giá trị. Các thông tin này sau đó có thể được sử dụng để:

• Thu thập và cung cấp phản hồi hiệu quả hơn: Một khi bạn biết cách mà người khác thích nhận phản hồi, bạn chắc chắn có thể phản hồi một cách hiệu quả hơn, đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách hiệu quả và được tiếp thu một cách tích cực.
• Nhận biết họ: Câu hỏi về cách họ thích nhận phản hồi cũng giúp bạn hiểu họ hơn, đặc biệt là về phần tương tác và giao tiếp. Điều này giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với họ và đảm bảo rằng bạn có thể tương tác một cách hiệu quả.
• Hỗ trợ tốt hơn: Việc hỗ trợ và thúc đẩy sự phát triển của họ sẽ dễ dàng hơn khi bạn biết cách tương tác và giao tiếp với họ một cách tốt nhất.

Hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu phong cách hành vi của họ bằng cách ứng dụng DISC Flow. Từ đó, bạn sẽ nhận biết được từng kiểu hành vi của nhân viên, từ đó biết cách ghi nhận nhân viên “đúng” và “trúng”. Mô hình Đánh giá DISC là một công cụ hữu ích được nhiều doanh nghiệp và tổ chức sử dụng để có cái nhìn sâu sắc về xu hướng hành vi, điểm mạnh và các khía cạnh cần cải thiện của nhân viên và người quản lý. 

Đọc thêm: ​​Mô hình DISC là gì? Tất cả những gì bạn cần biết

5. Bạn thích được ghi nhận như thế nào?

Một câu hỏi tuyệt vời khác được lấy cảm hứng từ Hogan là để tìm hiểu cách khen ngợi các thành viên trong nhóm và cung cấp sự ghi nhận một cách xuất sắc.

Hành động đơn giản là biết ơn các thành viên trong nhóm của bạn, dù thông qua vài lời khen, hoặc sự ghi nhận về vai trò quan trọng của họ trong dự án gần đây, có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc thúc đẩy động lực cho nhân viên.

Lời khen và sự ghi nhận đóng vai trò quan trọng trong sự lãnh đạo hiệu quả. Gallup đã chỉ ra rằng việc thường xuyên khen ngợi và công nhận có tác động lớn đến cả năng suất làm việc và việc giữ chân nhân viên: Những người trả lời ‘Hoàn toàn đồng ý’ với câu hỏi ‘Trong vòng 7 ngày qua, tôi đã nhận được sự công nhận hoặc lời khen trong công việc’ có ảnh hưởng lớn đến doanh thu và năng suất, với sự khác biệt từ 10% đến 20%. Ngược lại, những nhân viên cho biết họ không nhận đủ sự công nhận tại nơi làm việc của họ có khả năng nghỉ việc trong năm tới nhiều hơn gấp 3 lần”

Đây không phải tin tức bất ngờ. Chắc chắn ai cũng cảm nhận được sự hạnh phúc khi người khác công nhận và đánh giá cao hành động của mình, cũng như sự thất vọng khi không có ai để ý đến sự cố gắng của bản thân. Hãy nhớ điều này để không bao giờ xem nhẹ các thành viên trong nhóm của bạn và biết cách tạo ra môi trường làm việc tích cực thông qua việc khen ngợi và công nhận đúng cách.

Vậy làm sao để ghi nhận đúng theo mong muốn của các cá nhân? Lần này, mô hình DISC Flow cũng là một công cụ hữu hiệu. Biết cách nhân viên của mình tiếp xúc và tương tác với môi trường xung quanh  giúp người quản lý hiểu rõ hơn về cách tạo động lực cho nhân viên, ghi nhận  sao cho phù hợp. Họ có thể áp dụng kiến thức về tính cách của từng nhân viên để thúc đẩy tương tác tích cực. Việc này không chỉ cải thiện môi trường làm việc mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển và thành công của tổ chức.

Đọc thêm: Quản trị nhân sự bằng công cụ DISC

6. Có hoạt động gì bạn thường thích làm ngoài giờ làm việc không?

Tạo dựng mối quan hệ chặt chẽ với các thành viên trong nhóm, đặc biệt khi bạn đang quản lý một nhóm mới, là một phần quan trọng của việc thúc đẩy sự thành công trong công việc. Mối quan hệ này là nền tảng cho sự giao tiếp hiệu quả, bao gồm cả việc đưa ra và nhận phản hồi, và cũng là cơ sở cho việc cởi mở với nhau để thảo luận về các vấn đề khó khăn, khúc mắc trong công việc. Sự gần gũi và lòng tin trong mối quan hệ này giúp xây dựng sự hỗ trợ và tôn trọng lẫn nhau.

Tuy nhiên, câu hỏi này không chỉ giúp ích trong việc xây dựng mối quan hệ. Nó cũng cho phép bạn hiểu hơn về các thành viên trong nhóm, điều có thể không thấy rõ qua công việc hàng ngày. Đây là cơ hội để họ chia sẻ về những sở thích, sự đam mê và giá trị cá nhân của họ. Điều này có thể giúp bạn hiểu nhân viên của mình hơn/

Còn một lý do khác mà bạn nên hỏi về những hoạt động ngoài công việc mà họ yêu thích hoặc coi trọng là tránh tình trạng Burn-out. Nhiều nhân viên khó cân bằng được công việc và cuộc sống. Bằng cách biết về những hoạt động và sở thích cá nhân của thành viên trong nhóm ngoài công việc, bạn có thể giúp họ thực hiện việc cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn. Điều này không chỉ giúp họ hạnh phúc hơn, mà còn giúp họ tiếp tục làm việc tốt mà không gặp phải tình trạng burn-out. Việc hỏi câu hỏi này ngay từ đầu giúp bạn hiểu rõ hơn về những nguy cơ tiềm ẩn và tránh được những vấn đề trong tương lai.

Kết luận

Khi quản lý một đội nhóm mới, việc đặt những câu hỏi đúng đắn có thể là bước đầu tiên quan trọng để xây dựng mối quan hệ và đạt được sự thành công. Việc hiểu rõ sở thích, mục tiêu, và phong cách làm việc của các thành viên trong nhóm giúp bạn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy hiệu suất làm việc.Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này, chúng tôi hy vọng rằng những kiến thức chúng tôi chia sẻ sẽ giúp bạn hoàn thành xuất sắc vai trò quản lý của mình. Nếu bạn cần một môi trường để học tập và chia sẻ những kiến thức thực tế trong công việc quản lý, hãy tham gia chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý của ACEX.