Lãnh đạo giỏi là người biết lắng nghe chủ động

Lắng nghe chủ động là điều kiện cần mà một nhà lãnh đạo giỏi phải có. Trong một thế giới đầy sự ồn ào và bội thực thông tin, khả năng hiểu rõ ý kiến, nhu cầu và quan điểm của những người họ hướng dẫn là một yếu tố không thể thiếu trong việc xây dựng và duy trì một môi trường làm việc hiệu quả. Hãy cùng chúng tôi khám phá tại sao lãnh đạo giỏi được đánh giá cao vì khả năng lắng nghe tích cực và tại sao nó quan trọng đối với sự thành công trong vai trò lãnh đạo.

Lắng nghe chủ động là gì?

Lắng nghe chủ động là một kỹ năng đòi hỏi bạn phải tập trung hoàn toàn vào người nói để hiểu rõ thông điệp trước khi phản hồi thích hợp. Trong quá trình lắng nghe, bạn chú trọng đến suy nghĩ, nhu cầu, cảm xúc và ý tưởng của người đang nói mà không bị xao lạc và không có ý định trả lời ngay lập tức.

Kỹ năng này cũng cho phép bạn nhận biết các dấu hiệu và hàm ý từ cả lời nói và các hình thức phi lời nói, bao gồm giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ để hiểu rõ ý định của người nói trước khi bạn phản ứng. Bạn cũng có thể đặt câu hỏi để làm rõ hoặc diễn đạt lại những gì người đang nói để xác nhận rằng bạn đã hiểu họ đúng. Việc lắng nghe chủ động bao hàm ba khía cạnh quan trọng:

Nhận thức – Cognitive: Sự chú ý đến tất cả thông tin, kể cả nghĩa đen lẫn nghĩa bóng mà bạn đang nhận được từ người nói để hiểu và tích hợp các thông tin.

Tình cảm – Emotional: Giữ được sự bình tĩnh và cảm thông trong cuộc trò chuyện, bao gồm việc quản trị các phản ứng, cảm xúc mà bạn có thể gặp phải như khó chịu hay buồn chán.

Hành vi – Behavioral: Truyền đạt sự quan tâm và thấu hiểu qua các dấu hiệu ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.

Giá trị của việc lắng nghe chủ động

Việc lắng nghe một cách tích cực và hiệu quả mang lại nhiều lợi ích quan trọng và ngay lập tức cho tổ chức của bạn, bao gồm:

• Thúc đẩy giao tiếp kinh doanh tốt hơn.
• Giúp các nhóm phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả.
• Cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên.
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.
• Giúp giải quyết xung đột giữa cá nhân.
• Khuyến khích nhân viên bày tỏ ý kiến và quan điểm của họ.
• Mở ra cơ hội cho ý tưởng và khả năng mới.
• Quan trọng nhất, lắng nghe tích cực tăng cường sự cam kết của nhân viên ở mọi cấp bậc trong tổ chức. Khi người ta cảm thấy được hiểu, lắng nghe và tôn trọng, họ trở nên đồng lòng với tầm nhìn của bạn về sự thành công của doanh nghiệp. Điều này cũng tăng cường mức độ tin tưởng trong tổ chức, đó là một yếu tố quan trọng để điều chỉnh lộ trình trong thị trường thay đổi nhanh chóng ngày nay.

Đọc thêm: Ứng dụng DISC để xử lý xung đột nơi công sở

Khi mức độ tin tưởng thấp, nhân viên thường chỉ gật đầu và giả vờ đồng ý với những điều được nói trong cuộc họp. Kết quả là, các vấn đề quan trọng thường không được đưa ra ánh sáng để có thể được giải quyết hoàn toàn trong ánh sáng ban ngày. Ngược lại, khi mọi người tin tưởng lẫn nhau – và đặc biệt là tin tưởng các quản lý và giám đốc của họ – họ cảm thấy an toàn để chia sẻ ý kiến và quan điểm mà có thể không đồng tình với tình trạng hiện tại.

Với tư cách là nhà lãnh đạo, chúng ta cần càng nhiều thông tin và quan điểm khác nhau càng tốt để đưa ra những quyết định tốt nhất cho tổ chức của chúng ta. Lắng nghe tích cực khuyến khích mọi người chia sẻ quan điểm cá nhân bởi vì họ biết rằng họ sẽ được lắng nghe và tôn trọng.

Thách thức nhiều người gặp phải khi lắng nghe thông thường

Lắng nghe tích cực không phải điều dễ dàng. Đó là một nghệ thuật, một kỹ năng và một kỷ luật đòi hỏi sự kiểm soát bản thân cao. Để phát triển kỹ năng lắng nghe tốt, bạn cần hiểu rõ những yếu tố quan trọng trong giao tiếp hiệu quả và phải phát triển các kỹ thuật để ngồi yên lặng và lắng nghe. Điều này bao gồm việc lờ đi những nhu cầu riêng của bạn và tập trung vào người đang nói – một nhiệm vụ khó khăn hơn do cách hoạt động của bộ não con người.

Khi ai đó nói chuyện với bạn, bộ não của bạn ngay lập tức bắt đầu xử lý từng từ, cử chỉ cơ thể, giọng điệu, ngữ điệu và những ý nghĩa được cảm nhận đến từ người đang nói. Thay vì chỉ nghe một nguồn phát ra âm thanh, bạn nghe hai nguồn âm thanh: tiếng nói mà người khác đang tạo ra và tiếng nói trong đầu bạn. Trừ khi bạn tự huấn luyện mình để duy trì sự tỉnh táo, thì bộ não thường tập trung vào tiếng nói trong đầu bạn.

Đây chính là lúc các kỹ thuật lắng nghe tích cực đóng vai trò quan trọng. Bạn chỉ thực sự lắng nghe khi bạn tập trung vào những gì người khác đang nói và theo dõi nó rất kỹ. Để làm điều đó, bạn cần duy trì ý thức về việc bạn đang lắng nghe nguồn âm thanh nào trong 2 nguồn âm thanh và tự ý thức để tự định hướng lại sự chú ý về người đang nói khi bạn lạc hướng.

Kỹ năng lắng nghe chủ động

Tập trung vào người nói và thông điệp họ muốn truyền tải

Khi bạn thực hiện điều này, bạn đang thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đối với người đang nói, giúp họ cảm thấy thoải mái và hỗ trợ trong việc chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc của họ.

Để tập trung vào người và thông điệp một cách tự nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn không ngắt lời họ, không nên suy nghĩ về phản ứng hoặc đánh giá trước khi họ kết thúc. Thay vì vậy, hãy để họ kể hết những gì họ muốn chia sẻ. Điều này giúp họ cảm thấy rằng họ có không gian để diễn đạt ý kiến của mình mà không gặp phải sự gián đoạn hoặc sự can thiệp từ phía bạn.

Tạo ra một không gian để người khác hoàn thành suy nghĩ và diễn đạt ý kiến của họ trước khi bạn đưa ra ý kiến của mình là quan trọng. Điều này giúp thể hiện sự tôn trọng và tập trung vào họ. Cách bạn thực hiện lắng nghe có thể ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng cuộc trò chuyện và mối quan hệ với người khác.

Thể hiện rằng bạn đang chú ý lắng nghe

Cho đối phương thấy sự tập trung của bạn là một phần quan trọng trong quá trình lắng nghe tích cực. Người khác có thể cảm nhận được khi bạn không tập trung, vì vậy hãy sử dụng cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để cho họ biết rằng bạn đang quan tâm đến những gì họ đang nói. Dưới đây là một số cách giúp thể hiện sự tập trung của bạn:

• Hướng mắt và khuôn mặt về người nói: Hãy đảm bảo rằng bạn đang nhìn về phía người đang nói và giữ ánh mắt hướng về họ. Điều này thể hiện rằng bạn đang tập trung vào họ và câu chuyện của họ.
• Ngồi hoặc đứng ở tư thế cởi mở: Hãy thể hiện sự thoải mái và sẵn sàng để lắng nghe bằng cách ngồi hoặc đứng ở tư thế cởi mở, thoải mái. Điều này gửi một thông điệp tích cực rằng bạn đang đón nhận thông tin một cách cởi mở và không có rào cản gì trong việc lắng nghe.
• Đôi khi mỉm cười hoặc gật đầu: Mỉm cười hoặc gật đầu thể hiện sự đồng tình và cho thấy bạn hiểu những điều người kia đang nói. Điều này khuyến khích họ tiếp tục chia sẻ và cảm thấy rằng họ đang được lắng nghe một cách tích cực.

Bằng cách sử dụng các kỹ thuật trên, bạn không chỉ truyền đạt sự tập trung của mình mà còn tạo ra một môi trường lắng nghe tích cực cho người khác. Điều này giúp tạo sự kết nối tốt hơn và thúc đẩy cuộc trò chuyện một cách hiệu quả.

Đọc thêm: Kỹ thuật lắng nghe hiệu quả cho nhà quản lý

Không ngắt lời người đang nói

Khi bạn ngắt lời, điều này thể hiện sự thiếu kiên nhẫn và không tôn trọng đối với người đang nói. Đặc biệt là khi bạn ngắt lời để tham gia vào cuộc tranh luận hoặc đưa ra ý kiến riêng trước khi người nói hoàn thành thông điệp của họ. Hành động này không chỉ khiến người nói cảm thấy không thoải mái và không quý trọng, mà còn giới hạn sự hiểu biết của bạn về thông điệp mà họ muốn truyền đạt.

Lắng nghe tích cực đòi hỏi tính kiên nhẫn và sẵn sàng để người đang nói hoàn thành mỗi điểm trước khi bạn đặt câu hỏi hoặc tham gia vào cuộc trò chuyện. Bằng cách này, bạn tạo ra một môi trường mà người khác cảm thấy họ có không gian để tự do diễn đạt ý kiến của họ mà không phải lo lắng về việc bị gián đoạn hoặc bị ngắt lời. Điều này thúc đẩy cuộc trò chuyện diễn ra một cách hiệu quả hơn, giúp bạn hiểu rõ hơn về góc nhìn và cảm xúc của người khác.

Trong lắng nghe tích cực, bạn có thể tạo cơ hội để người nói kể hết những gì họ muốn chia sẻ và thể hiện sự quan tâm đến suy nghĩ của họ. Bạn có thể sử dụng các cử chỉ nhỏ, chẳng hạn như gật đầu, để thúc đẩy người nói tiếp tục diễn đạt ý kiến. Điều này không chỉ cải thiện mối quan hệ giao tiếp mà còn giúp bạn trở thành một người lắng nghe chủ động, tạo thiện cảm với đối phương.

Đặt câu hỏi hoặc phản ánh lại thông tin

Xây dựng mối quan hệ tốt với người đang nói là một phần quan trọng trong quá trình lắng nghe chủ động. Sau khi bạn đã lắng nghe một thời gian, hãy tương tác với người đang nói bằng cách đặt câu hỏi hoặc phản ánh lại những gì bạn đã nghe. Ví dụ, bạn có thể nói: “Tôi thấy bạn nói là…” hoặc “Tôi chưa hiểu rõ lắm đoạn…” Điều này thể hiện rằng bạn đang chú ý và muốn tìm hiểu thêm thông tin.

Việc này giúp xây dựng một môi trường lắng nghe tích cực và khuyến khích người đang nói chia sẻ thêm. Bằng cách đặt câu hỏi hoặc phản ánh lại thông tin, bạn cho phép họ biết rằng bạn quan tâm đến họ và muốn hiểu rõ hơn về quan điểm và cảm xúc của họ. Đồng thời, điều này cũng giúp bạn thu thập thêm thông tin và thấy rõ hơn về nội dung mà họ đang truyền đạt.

Điều này không chỉ làm cho cuộc trò chuyện hiệu quả hơn mà còn thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến người khác, giúp củng cố mối quan hệ và tạo sự kết nối mạnh mẽ hơn trong giao tiếp của bạn.

Hãy chân thành khi phản hồi

Hãy tự nhiên và chân thành trong cách bạn phản hồi khi lắng nghe. Nhiệm vụ của bạn, trong vai trò người lắng nghe, là thu thập thông tin, quan điểm và hiểu biết từ người nói. Hãy thể hiện sự chân thành, mở cửa và trung thực khi đưa ra phản hồi, nhưng luôn giữ sự tôn trọng trong mọi tương tác. Nếu bạn không đồng tình với quan điểm của người nói, tập trung thảo luận vấn đề cụ thể thay vì công kích cá nhân.

Bằng cách thể hiện tính chân thành trong cách bạn phản hồi, bạn đang xây dựng một môi trường giao tiếp mà người khác cảm thấy thoải mái để chia sẻ ý kiến và thông tin của họ. Điều này cũng giúp tạo điều kiện để tạo ra sự hiểu biết và giải quyết xung đột nếu có. Hãy luôn tập trung vào vấn đề thay vì cá nhân của người nói và sử dụng ngôn ngữ tôn trọng để thể hiện ý kiến và quan điểm của mình.

Thực hiện tính chân thành và trung thực, bạn sẽ xây dựng mối quan hệ giao tiếp mạnh mẽ hơn và giúp tạo sự kết nối sâu sắc hơn với người khác. Điều này không chỉ giúp củng cố mối quan hệ, mà còn mở ra cơ hội để học hỏi và phát triển thông qua cuộc trò chuyện và trao đổi ý kiến.

Kết luận

Chúng ta không thể trở thành lãnh đạo xuất sắc mà không biết cách lắng nghe và hiểu người khác. Khả năng này không chỉ tạo ra sự tin tưởng và sự kết nối mà còn giúp chúng ta thấy rằng mỗi người đều có giá trị riêng và góp phần quan trọng trong sự phát triển của tổ chức.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này, chúng tôi hy vọng rằng những kiến thức chúng tôi chia sẻ đã giúp bạn nắm bắt một trong những kỹ năng  quan trọng nhất trong quản lý đội nhóm. Nếu bạn cần một môi trường để học tập và chia sẻ những kiến thức thực tế trong công việc quản lý, hãy tham gia chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý của ACEX.