Làm thế nào để duy trì văn hóa doanh nghiệp trong môi trường làm việc từ xa?

Môi trường kinh doanh hiện đại đang chứng kiến một xu hướng ngày càng tăng về làm việc từ xa. Điều này đã tạo ra nhiều thay đổi về cách làm việc và giao tiếp trong doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, việc duy trì văn hóa doanh nghiệp trở thành một thách thức mới đối với các nhà quản lý. Bài viết này sẽ trình bày về những cách để xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp trong môi trường làm việc từ xa.

Xu hướng làm việc từ xa

Làm việc từ xa là một xu hướng ngày càng phổ biến trong môi trường kinh doanh hiện đại. Đây là một hình thức làm việc linh hoạt cho phép nhân sự làm việc ngoài không gian văn phòng truyền thống. Có nhiều lý do khác nhau dẫn đến việc thực hiện làm việc từ xa, bao gồm tính chất công việc không yêu cầu đến văn phòng hoặc những tình huống đặc biệt như tác động của các yếu tố ngoại cảnh.

Trên thế giới, một khảo sát của PwC cho biết 19% nhân viên tham gia khảo sát đã sẵn sàng làm việc từ xa hoàn toàn. 37% khác mong muốn làm việc từ xa ít nhất 2 ngày / tuần. Ngoài ra, dự đoán đến năm 2025, thế hệ Z, nhân tố mới nhất tham gia lực lượng lao động, sẽ chiếm 1 phần 3 dân số trong độ tuổi lao động của Việt Nam. Trong khi đó, đến 80% thế hệ này tin rằng làm việc từ xa sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.

Trong một môi trường làm việc từ xa, cách lãnh đạo, quản lý và nhân viên tương tác và giải quyết công việc không phải thông qua giao tiếp trực tiếp. Thay vào đó, thông tin được truyền đạt qua các kênh truyền thông trực tuyến và các thiết bị kết nối Internet. Điều này cho phép công việc diễn ra một cách trôi chảy và hiệu quả, không thua kém so với việc làm việc trực tiếp tại văn phòng.

Trong hoàn cảnh đó, các nhà quản lý có nhiều hình thức khác nhau để kiểm soát và quản lý công việc. Nhân viên thường cập nhật trạng thái công việc của mình lên hệ thống thường xuyên, cho phép lãnh đạo và đồng nghiệp cùng nắm bắt tình hình và tiến độ công việc. Điều này giúp tạo sự minh bạch và đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều được thông tin đầy đủ về tình trạng và tiến trình công việc.

Với sự phát triển của công nghệ và các công cụ trực tuyến, việc làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng phổ biến và mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Tuy nhiên, để thành công trong việc duy trì văn hoá doanh nghiệp trong môi trường làm việc từ xa, các tổ chức cần tạo ra các cơ chế giao tiếp, quản lý và đánh giá hiệu quả để đảm bảo sự kết nối, tương tác và tinh thần đoàn kết trong tổ chức không bị gián đoạn.

Ảnh hưởng của xu hướng làm việc từ xa đến văn hoá doanh nghiệp

Tác động tích cực của môi trường làm việc từ xa đến văn hoá doanh nghiệp

Tăng sự linh hoạt và tự chủ

Môi trường làm việc từ xa cho phép nhân viên tự quản lý thời gian và công việc của mình. Điều này tạo ra sự linh hoạt và sự tự chủ, giúp nhân viên cảm thấy có quyền kiểm soát và tự chịu trách nhiệm với công việc của mình. Khi nhân viên có sự tự chủ, họ có thể hoạt động theo cách tốt nhất cho bản thân và đóng góp tích cực vào văn hoá doanh nghiệp.

Khuyến khích sự đa dạng và sáng tạo

Môi trường làm việc từ xa thường kết hợp các thành viên từ nhiều địa điểm khác nhau. Điều này tạo ra một môi trường đa dạng và khuyến khích sự sáng tạo. Nhân viên có thể chia sẻ ý tưởng, kinh nghiệm và quan điểm từ các văn hóa và nền văn minh khác nhau, từ đó tạo ra một văn hoá doanh nghiệp phong phú và đa chiều.

Tăng sự hài lòng và sự cam kết của nhân viên

Môi trường làm việc từ xa có thể tạo điều kiện cho nhân viên làm việc trong một môi trường thoải mái và linh hoạt hơn. Điều này có thể dẫn đến sự tăng cường sự hài lòng và cam kết của nhân viên đối với công việc và tổ chức. Khi nhân viên cảm thấy hạnh phúc và thoải mái, họ có xu hướng làm việc hiệu quả hơn và đóng góp tích cực vào văn hoá doanh nghiệp.

Tuy nhiên, môi trường làm việc từ xa cũng có tác động tiêu cực đến văn hoá doanh nghiệp

Thiếu giao tiếp trực tiếp

Môi trường làm việc từ xa có thể gây giảm thiểu giao tiếp trực tiếp giữa nhân viên và đồng nghiệp. Điều này có thể làm giảm sự kết nối và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức, gây khó khăn trong việc xây dựng mối quan hệ và tạo ra tinh thần đồng đội.

Mất điểm liên kết với doanh nghiệp

Nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy cô đơn hoặc mất điểm liên kết với tổ chức và các đồng nghiệp. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu cam kết và tinh thần đồng đội, và ảnh hưởng đến văn hoá doanh nghiệp.

3 Yếu tố cần thiết để quản lý hiệu quả lực lượng lao động từ xa

Thay đổi hành vi và phong cách quản lý

• Quản lý từ xa dựa trên kết quả: Thay vì chỉ quan tâm đến việc kiểm soát đầu việc, quản lý từ xa tập trung vào kết quả cuối cùng mà nhân viên đạt được. Điều này đòi hỏi quản lý đặt ra mục tiêu rõ ràng và đo lường hiệu suất dựa trên kết quả thực tế. Thông qua việc tập trung vào kết quả, quản lý từ xa khuyến khích sự sáng tạo, động lực và sự đồng thuận với mục tiêu chung của tổ chức.
• Trao quyền, hướng dẫn và tin tưởng: Khi làm việc từ xa, quản lý cần tin tưởng và trao quyền cho nhân viên. Điều này đồng nghĩa với việc cho phép nhân viên tự quản lý công việc và ra quyết định, đồng thời hướng dẫn và hỗ trợ khi cần thiết. Quản lý từ xa cần tạo ra môi trường đáng tin cậy và động viên nhân viên để phát triển và thể hiện năng lực của mình.
• Áp dụng tư duy Agile vào quản lý hàng ngày: Áp dụng tư duy Agile vào quản lý từ xa có nghĩa là tạo ra một môi trường mà việc thay đổi và ưu tiên công việc có thể diễn ra một cách linh hoạt, thông qua các cuộc họp trực tuyến thường xuyên và việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số để quản lý dự án. Bằng cách áp dụng tư duy Agile, quản lý từ xa có thể tạo ra sự linh hoạt và tăng cường sự tương tác trong tổ chức.

Phương pháp quản lý hiệu suất mới:

• Sử dụng OKR (Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả Then chốt): OKR là một phương pháp quản lý hiệu suất dựa trên việc đặt ra mục tiêu cụ thể và đo lường hiệu suất dựa trên kết quả. Điều này giúp tập trung vào những mục tiêu quan trọng và giúp định hướng công việc của nhân viên. Quản lý từ xa có thể sử dụng OKR để đảm bảo mục tiêu rõ ràng và đo lường tiến trình theo các chỉ số có thể đo lường.
• Thiết lập các chính sách và quy trình làm việc từ xa: Để duy trì mô hình làm việc từ xa bền vững, quản lý cần thiết lập các chính sách và quy trình rõ ràng cho công việc từ xa. Điều này bao gồm việc xác định thời gian làm việc, cách thức giao tiếp, và cách thức báo cáo công việc. Bằng cách đề ra các quy tắc rõ ràng, quản lý từ xa có thể tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và đảm bảo sự minh bạch và đồng nhất trong tổ chức.
• Tận dụng nhiều kênh hỗ trợ giao tiếp và tương tác: Trong môi trường làm việc từ xa, quản lý cần tìm cách duy trì luồng thông tin và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức. Điều này có thể được đạt được bằng cách sử dụng nhiều kênh giao tiếp trực tuyến như email, tin nhắn tức thì, cuộc họp trực tuyến và các nền tảng cộng tác. Bằng cách tận dụng các công cụ này, quản lý từ xa có thể đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ một cách hiệu quả và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức được thúc đẩy.

Xây dựng quan hệ và chủ động quan tâm tới sức khỏe của nhân viên:

• Chủ động sắp xếp thời gian check-in và huấn luyện (coaching): Để duy trì quan hệ tương tác và hỗ trợ nhân viên, quản lý cần chủ động sắp xếp thời gian để kiểm tra và đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên. Thông qua việc cung cấp hướng dẫn và huấn luyện (coaching), quản lý có thể giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc của mình.
• Phát triển các phương pháp làm việc nhóm từ xa hiệu quả: Quản lý từ xa cần phát triển các phương pháp làm việc nhóm hiệu quả trong môi trường trực tuyến. Điều này bao gồm sử dụng các công cụ trực tuyến để thúc đẩy việc chia sẻ thông tin, cộng tác và giải quyết vấn đề. Bằng cách tạo ra một môi trường làm việc nhóm hiệu quả, quản lý từ xa có thể khuyến khích sự hợp tác và tương tác tích cực trong tổ chức.
• Trao đổi với các thành viên trong nhóm về các vấn đề ngoài công việc: Để tạo sự gắn kết và xây dựng mối quan hệ tốt hơn, quản lý từ xa có thể tạo cơ hội để trò chuyện với các thành viên trong nhóm về các vấn đề ngoài công việc. Thông qua việc chia sẻ thông tin về cuộc sống hàng ngày và quan tâm đến sức khỏe và trạng thái tinh thần của nhân viên, quản lý có thể tạo ra một môi trường làm việc chăm sóc và đồng cảm, từ đó tăng cường sự gắn kết và tinh thần đoàn kết.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp khi nhân viên làm việc từ xa

Xây dựng một văn hoá doanh nghiệp mạnh mẽ trong môi trường làm việc từ xa đòi hỏi sự tập trung và các chiến lược cụ thể.

Chia sẻ giá trị của công ty

• Đưa giá trị vào từ ngày đầu: Thể hiện giá trị của công ty bằng cách đặt chúng lên trang web của công ty và sử dụng chúng trong quá trình tuyển dụng. Trong quá trình phỏng vấn, đặt các câu hỏi xoay quanh giá trị để đảm bảo sự phù hợp giữa ứng viên và giá trị của công ty.
• Bản tin hàng tuần: Tạo ra một bản tin hàng tuần hoặc bài viết blog để nhân viên có thể chia sẻ cách họ áp dụng giá trị công ty vào công việc hàng ngày của mình. Khuyến khích nhân viên chia sẻ câu chuyện, kinh nghiệm hoặc ví dụ về cách họ sống và thể hiện các giá trị đó.
• Đánh giá đồng nghiệp: Tạo một hệ thống cho phép nhân viên đề cử những đồng nghiệp mà họ cho rằng đại diện cho giá trị công ty một cách xuất sắc. Từ đó, trao giải thưởng hàng tuần hoặc hàng tháng cho những người được đề cử.

Cải thiện giao tiếp:

• Bản tin công ty toàn cầu: Tạo một bản tin gửi cho toàn bộ nhân viên để chia sẻ thông tin mới nhất về các dự án, thành tựu, sự kiện hoặc thông tin liên quan đến công ty. Bản tin này giúp duy trì mức độ minh bạch và kết nối trong toàn bộ tổ chức.
• Khảo sát ý kiến: Định kỳ gửi khảo sát cho nhân viên để thu thập ý kiến, đánh giá và gợi ý từ họ về văn hoá làm việc từ xa. Điều này giúp quản lý hiểu được nhu cầu và mong muốn của nhân viên, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện.
• Công cụ giao tiếp: Sử dụng công nghệ và ứng dụng phù hợp như Microsoft Teams, Zoom hoặc Google Meet để giao tiếp dễ dàng, liên tục và nhanh chóng. Thiết lập hướng dẫn và quy tắc giao tiếp rõ ràng, bao gồm quy định thời gian phản hồi, quyền ưu tiên tin nhắn và quy trình giải quyết xung đột.

Xây dựng tình đồng đội và tránh cô lập:

• Kênh trò chuyện vui vẻ: Tạo ra các kênh chat vui nhộn trên các nền tảng như Zalo, Telegram hoặc Microsoft Teams để nhân viên có thể trò chuyện với nhau về những sở thích chung ngoài công việc. Điều này giúp tạo ra một không gian không chính thức và khám phá sự kết nối giữa nhân viên từ xa.
• Sự kiện vui nhộn sau giờ làm việc: Tổ chức các sự kiện trực tuyến như giờ uống rượu qua video, buổi chơi game, buổi vẽ tranh ảo hoặc thậm chí lớp học nấu ăn qua video. Điều này tạo ra cơ hội để nhân viên kết nối, tương tác và thư giãn sau một ngày làm việc căng thẳng.
• Hoạt động thể chất trong giờ nghỉ trưa: Khuyến khích nhân viên dành thời gian trong giờ nghỉ trưa để tham gia các hoạt động thể chất như yoga, thiền, tập thể dục trực tuyến hoặc buổi tập luyện qua video cùng nhau. Điều này không chỉ tạo ra một không gian cho sức khỏe và thể dục, mà còn thúc đẩy tinh thần đồng đội và khích lệ thói quen lành mạnh.

Họp mặt trực tiếp:

• Cuộc họp cá nhân hàng tuần: Đặt thời gian định kỳ cho quản lý và nhân viên gặp mặt qua video để xây dựng lòng tin, tạo mối quan hệ và tôn vinh thành tựu cá nhân. Cuộc họp này cung cấp một không gian riêng để thảo luận vấn đề, giải đáp câu hỏi và cung cấp hướng dẫn cho công việc.
• Họp trực tuyến bắt buộc: Khuyến khích việc sử dụng hình ảnh và âm thanh để giao tiếp một cách trực quan. Tổ chức các cuộc họp trực tuyến có chủ đề cụ thể như kỹ năng thuyết trình, đàm phán hoặc cách sử dụng ngôn ngữ để nhân viên có thể học hỏi và phát triển kỹ năng từ những đồng nghiệp khác.

Thiết lập các sáng kiến công ty:

• Họp toàn công ty: Tổ chức các buổi họp toàn công ty để thông báo về các sự kiện quan trọng và những cột mốc đáng kỷ niệm. Cung cấp một kênh trò chuyện trong suốt buổi họp để nhân viên có thể đặt câu hỏi và tham gia ý kiến.
• Cuộc thi công ty: Khởi đầu các cuộc thi hàng tuần như cuộc thi ảnh nền video họp hoặc đêm kiến thức chung để tạo niềm vui và tương tác giữa các nhân viên. Cung cấp các giải thưởng thú vị để thúc đẩy sự tham gia và tạo sự kích thích.
• Tổ chức các sự kiện công ty: Lập kế hoạch các sự kiện công ty hoặc hội nghị hàng năm nhằm gắn kết toàn bộ nhân viên, cùng nhau thảo luận, học hỏi và tạo mối quan hệ trong không gian không áp lực.

Bằng cách triển khai những chiến lược này, bạn có thể xây dựng và duy trì một văn hoá doanh nghiệp mạnh mẽ trong môi trường làm việc từ xa, tạo sự kết nối, tương tác và tinh thần đồng đội giữa các nhân viên.

Kết luận

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong môi trường làm việc từ xa là một quá trình liên tục. Bằng cách áp dụng các chiến lược như chia sẻ giá trị công ty, cải thiện giao tiếp, xây dựng tình đồng đội và ưu tiên họp mặt trực tiếp, bạn có thể tiếp tục cải thiện văn hoá doanh nghiệp từ xa. Hãy tận dụng cơ hội và tiếp tục nâng cao văn hoá doanh nghiệp từ xa để đạt được thành công bền vững.

Tham khảo các mô hình, phương pháp cài đặt văn hóa doanh nghiệp tại Khóa học Cài đặt văn hoá để xây dựng tổ chức hiệu suất cao của ACEX.