Kỹ thuật lắng nghe hiệu quả đóng một vai trò quan trọng không chỉ trong cuộc sống cá nhân mà còn trong vai trò của nhà quản lý. Khả năng lắng nghe hiệu quả giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn về nhân viên, tạo sự đồng thuận và gắn kết trong tổ chức, và từ đó tạo nên sự phát triển bền vững.
Các bài viết mới nhất
Kỹ thuật lắng nghe hiệu quả là gì?
Kỹ thuật lắng nghe hiệu quả là một quá trình mà người nghe tập trung và hoàn toàn hấp thụ thông tin từ người khác. Điều này đòi hỏi sự tập trung và sự chú ý đến người nói, không chỉ qua những gì họ nói mà còn qua cả ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc.
Một yếu tố quan trọng của kỹ thuật lắng nghe hiệu quả là khả năng không chỉ nghe mà còn hiểu và tạo sự đồng cảm với người nói. Điều này đòi hỏi khả năng đặt mình vào vị trí của người khác và xem xét các góc độ khác nhau.
Tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp
Kỹ năng lắng nghe là một yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình giao tiếp hiệu quả. Đây là một kỹ năng cốt lõi giúp chúng ta xây dựng mối quan hệ tốt, tạo sự tin tưởng và hiểu biết đối tác giao tiếp của mình. Dưới đây là tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp:
Tạo sự kết nối
Kỹ năng lắng nghe giúp chúng ta tạo sự kết nối và gắn kết với người khác. Khi chúng ta thể hiện sự quan tâm và lắng nghe chân thành, người khác cảm nhận được sự tôn trọng và đáp lại bằng việc chia sẻ thông tin một cách chân thành và mở lòng hơn.
Xây dựng mối quan hệ
Lắng nghe là cách tốt nhất để xây dựng một mối quan hệ tốt với người khác. Bằng cách lắng nghe và hiểu biết người khác, chúng ta có thể tạo sự đồng lòng và tạo dựng một môi trường hợp tác và hỗ trợ.
Hiểu biết sâu sắc
Kỹ năng lắng nghe giúp chúng ta thu thập thông tin quan trọng và hiểu biết sâu sắc về ý kiến, suy nghĩ và cảm xúc của người khác. Điều này giúp chúng ta có cái nhìn tổng thể và đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định và hành động phù hợp.
Tạo lòng tin và sự hỗ trợ
Khi chúng ta lắng nghe chân thành, chúng ta xác nhận rằng chúng ta quan tâm đến người khác và tạo lòng tin. Điều này làm cho người khác cảm thấy thoải mái và tự tin để chia sẻ vấn đề, mối quan ngại và tìm kiếm sự hỗ trợ từ chúng ta.
Giải quyết xung đột
Kỹ năng lắng nghe giúp chúng ta hiểu rõ các quan điểm và lập luận của người khác trong một tình huống xung đột. Chúng ta có thể giải quyết xung đột một cách hiệu quả thông qua việc lắng nghe và đưa ra phản hồi xây dựng, đồng thời tìm kiếm những điểm chung và giải pháp hợp tác.
Nâng cao kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lắng nghe là một yếu tố quan trọng trong việc trở thành một lãnh đạo hiệu quả. Lãnh đạo lắng nghe giúp chúng ta nhận thức rõ ràng về nhu cầu và mục tiêu của nhóm, cung cấp hỗ trợ và định hướng phù hợp và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
Kỹ thuật lắng nghe hiệu quả LACE
Một trong những kỹ thuật lắng nghe hiệu quả được áp dụng phổ biến là kỹ thuật LACE (Listen, Acknowledge, Check, Enquire). Kỹ thuật này giúp nhà quản lý tạo ra một môi trường lắng nghe tích cực và xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên.
Listen – Lắng nghe người đối thoại
Phần này tập trung vào việc lắng nghe một cách chủ động và tập trung vào người nói. Khi bạn lắng nghe, hãy đặt mục tiêu là hiểu rõ thông điệp mà người nói muốn truyền đạt. Tạo một không gian yên tĩnh để người nói có thể tự do diễn đạt ý kiến, suy nghĩ và cảm xúc của mình.
Trong quá trình lắng nghe chủ động, hãy nhớ rằng việc ghi chép có thể là một công cụ hữu ích. Bằng cách ghi lại những từ khóa và điểm nổi bật mà nhân viên đề cập đến, bạn không chỉ giúp mình ghi nhớ thông tin quan trọng mà còn cho thấy sự tôn trọng và quan tâm đối với nhân viên.
Để tạo ra một môi trường lắng nghe tuyệt đối, hãy tạo điều kiện cho cuộc gặp gỡ hoặc buổi trao đổi nằm trong một không gian yên tĩnh và tách biệt. Tránh bị phân tâm bởi các công việc khác, hãy tập trung tối đa vào người nói và nội dung mà họ chia sẻ. Nếu có thể, chọn một không gian riêng tư hoặc vào phòng họp để đảm bảo sự tập trung tuyệt đối và tránh bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài.
Acknowledge – Thể hiện mình đã nắm được thông tin
Trong quá trình lắng nghe, hãy chú ý đến cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể của mình. Bằng cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể, bạn có thể tạo cảm giác an toàn và gửi đi thông điệp rằng bạn đang lắng nghe nhân viên một cách chân thành. Gật gù, ra những âm thanh như “ừm”, “ờ” để thể hiện sự đồng tình và sự quan tâm đối với những gì người nói đang chia sẻ. Đồng thời, hãy giao tiếp bằng mắt với người nói để cho thấy bạn đang hoàn toàn tập trung và quan tâm.
Ngoài ra, cần chú ý đến dáng đứng hoặc dáng ngồi của bạn. Hãy tạo ra một tư thế thoải mái, để người nói cảm thấy bạn mở lòng và sẵn sàng lắng nghe. Hãy để người hơi đổ về phía nhân viên để xóa bỏ những rào cản giao tiếp và tạo sự thoải mái.
Check – Kiểm tra lại mức độ hiểu của bản thân
Đây là giai đoạn để kiểm tra mức độ hiểu của bản thân sau khi nghe nhân viên chia sẻ thông tin. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng bạn đã nghe đúng và hiểu đúng thông tin mà nhân viên truyền đạt.
Một cách thông thường để thực hiện phần này là nhắc lại một phần của thông tin mà nhân viên vừa chia sẻ. Bằng cách làm điều này, bạn có thể xác nhận mức độ hiểu của mình và đồng thời tạo ra một tương tác tiếp theo trong quá trình giao tiếp.
Enquire – Hỏi thêm, làm rõ thông tin
Bước này đóng vai trò quan trọng trong việc hỏi thêm thông tin để có được cái nhìn rõ ràng hơn về nhân viên và vấn đề đang được thảo luận. Bằng cách hỏi thêm, bạn cho thấy sự quan tâm và tình hướng dẫn của mình đối với nhân viên, đồng thời tạo cơ hội để thu thập thêm thông tin để đưa ra lời khuyên và hướng dẫn phù hợp.
Có nhiều dạng câu hỏi mà bạn có thể sử dụng trong quá trình hỏi thêm thông tin. Dưới đây là một số dạng câu hỏi phổ biến:
- Câu hỏi cảm xúc: Hỏi về cảm xúc, tình hình tâm lý của nhân viên trong tình huống cụ thể. Ví dụ: “Bạn cảm thấy như thế nào khi gặp phải tình huống đó?”
- Câu hỏi tìm kiếm thông tin: Hỏi để tìm hiểu thêm về chi tiết hoặc thông tin cụ thể. Ví dụ: “Bạn có thể cho tôi biết thêm về quá trình bạn đã tiến hành hay không?”
- Câu hỏi đo lường: Hỏi để đánh giá mức độ hoặc tiến trình của công việc. Ví dụ: “Bạn đã đạt được những kết quả gì từ công việc đến nay?”
- Câu hỏi cây đũa thần: Hỏi để khám phá sâu hơn vấn đề hoặc tìm ra nguyên nhân. Ví dụ: “Bạn nghĩ nguyên nhân chính là gì khi gặp khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ này?”
- Câu hỏi dẫn dắt: Hỏi để đưa nhân viên suy nghĩ và tìm ra giải pháp. Ví dụ: “Bạn nghĩ chúng ta có thể thử một cách tiếp cận khác để giải quyết vấn đề này không?”
Tham khảo chi tiết hơn cách đặt câu hỏi tại bài viết Kỹ năng đặt câu hỏi trong Coaching
3 Nguyên tắc giúp nâng tầm kỹ năng lắng nghe của nhà quản lý
Tập trung và luôn chủ động khi lắng nghe
Khi nhân viên chia sẻ thông tin hoặc ý kiến của mình, nhà quản lý cần tập trung tuyệt đối vào người nói và nội dung của họ. Tránh những yếu tố xao lạc và tạo một môi trường yên tĩnh và tập trung. Hãy dành sự chú ý đầy đủ cho người nói, hiểu rõ thông điệp mà họ muốn truyền đạt và không để suy nghĩ về phản hồi tiềm năng chiếm giữ tâm trí. Ngoài ra, nhà quản lý nên chủ động trong việc lắng nghe, đặt câu hỏi để tìm hiểu rõ hơn và tạo cơ hội cho người nói diễn đạt một cách đầy đủ và tự do.
Tôn trọng ý kiến người nói và đưa ra ý kiến cá nhân đúng cách
Một trong những yếu tố quan trọng để trở thành một người lắng nghe tốt là tôn trọng ý kiến và quan điểm của người khác. Nhà quản lý cần tạo một môi trường lắng nghe tôn trọng, không đánh giá tiền định hay phê phán người nói. Hãy lắng nghe một cách không đánh giá và không gián đoạn người nói trong quá trình diễn đạt ý kiến của họ. Khi đến lượt bạn đưa ra ý kiến, hãy diễn đạt một cách trang trọng, cởi mở và tỉnh táo. Hãy chắc chắn rằng ý kiến của bạn được diễn đạt một cách xây dựng và không áp đặt hay coi thường ý kiến của người khác.
Đừng cố gắng thể hiện cái tôi bằng mọi giá
Trong quá trình lắng nghe, nhà quản lý cần tránh sự tự ái và mong muốn thể hiện cái tôi của mình. Hãy tập trung vào người nói, chứ không phải vào bản thân. Tránh áp đặt ý kiến hoặc quan điểm của mình lên người khác. Hãy lắng nghe một cách mở lòng và sẵn lòng nhận thông tin và ý kiến mới từ người khác. Thể hiện sự khiêm tốn và sẵn lòng học hỏi từ người khác, bởi rằng mỗi người đều có cái nhìn và kiến thức riêng biệt mà chúng ta có thể học hỏi và phát triển từ đó.
Kết luận
Qua việc áp dụng kỹ thuật lắng nghe hiệu quả và các nguyên tắc cơ bản, nhà quản lý có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự tương tác và sự phát triển của nhân viên. Kỹ năng lắng nghe hiệu quả không chỉ giúp nhà quản lý đạt được sự hiểu biết sâu hơn về nhân viên mà còn góp phần vào việc xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy và thành công trong tổ chức.
Hãy tham gia khoá học Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở để tìm hiểu thêm về các kỹ năng quản lý trong doanh nghiệp.
Khóa học cài đặt văn hóa có chủ đích, phát triển tổ chức gắn kết - hiệu suất cao