Kỹ năng giao tiếp là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý hiệu quả. Nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc lãnh đạo và điều hành công việc của đội ngũ. Để đạt được sự hiểu biết, tương tác và hỗ trợ tốt từ nhân viên, nhà quản lý cần có khả năng giao tiếp mạnh mẽ và hiệu quả.
Các bài viết mới nhất
Bài viết này sẽ giới thiệu về tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với nhà quản lý, cùng những lợi ích mà giao tiếp hiệu quả mang lại trong công việc quản lý, và đề xuất một số cách cải thiện kỹ năng giao tiếp cho những người mới bắt đầu trong vai trò quản lý.
Tại sao kỹ năng giao tiếp lại quan trọng đối với nhà quản lý
Truyền tải thông điệp chính xác
Giao tiếp hiệu quả giúp nhà quản lý truyền tải thông điệp một cách chính xác và đảm bảo rằng thông điệp đã được hiểu đúng. Những yếu tố quan trọng của giao tiếp chính xác bao gồm:
Sự rõ ràng
Nhà quản lý cần diễn đạt ý kiến, thông tin và yêu cầu một cách rõ ràng và súc tích để tránh hiểu lầm hoặc sự mập mờ.
Ngôn ngữ phù hợp
Sử dụng ngôn ngữ phù hợp và không gây hiểu nhầm trong việc truyền đạt thông điệp. Tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành khi đối tác không hiểu hoặc sử dụng ngôn ngữ không phù hợp gây xúc phạm.
Kỹ năng lắng nghe
Khả năng lắng nghe kỹ càng và chú ý giúp nhà quản lý hiểu rõ ý kiến, quan điểm và lo ngại của nhân viên, từ đó truyền tải thông điệp phù hợp và thể hiện sự quan tâm.
Xây dựng mối quan hệ tốt
Kỹ năng giao tiếp là cầu nối để xây dựng mối quan hệ tốt với nhân viên và các bên liên quan khác. Điều này bao gồm:
Tôn trọng và sự tin tưởng
Giao tiếp tôn trọng và tạo niềm tin trong mối quan hệ. Nhà quản lý cần lắng nghe mọi ý kiến và quan điểm, đối xử công bằng và truyền tải thông điệp một cách trung thực và minh bạch.
Khả năng xử lý xung đột
Kỹ năng giao tiếp giúp nhà quản lý giải quyết xung đột và mâu thuẫn trong công việc một cách hiệu quả. Qua việc lắng nghe, tôn trọng quan điểm khác nhau và tìm kiếm giải pháp hợp tác, nhà quản lý có thể xây dựng môi trường làm việc hài hòa và tạo động lực cho nhân viên.
Khả năng xây dựng đội nhóm
Giao tiếp hiệu quả giúp nhà quản lý xây dựng một đội nhóm mạnh mẽ. Bằng cách thúc đẩy sự giao tiếp tích cực, sự chia sẻ thông tin và tương tác tích cực, nhà quản lý có thể tạo nên sự đoàn kết và hiệu suất làm việc tốt hơn.
Lãnh đạo hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp là một yếu tố quan trọng của lãnh đạo hiệu quả. Nhà quản lý cần có khả năng:
Định hướng
Giao tiếp giúp nhà quản lý truyền đạt mục tiêu, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của tổ chức, tạo động lực và hướng dẫn đội ngũ.
Giao tiếp đa dạng
Nhà quản lý cần biết sử dụng các phương pháp giao tiếp khác nhau để tương tác với các cá nhân, nhóm và bộ phận khác nhau. Điều này bao gồm việc điều chỉnh cách giao tiếp để phù hợp với tính cách và nhu cầu của từng người.
Động viên và khích lệ
Kỹ năng giao tiếp cho phép nhà quản lý động viên, khích lệ và truyền cảm hứng cho nhân viên. Bằng cách sử dụng từ ngữ tích cực, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ ý tưởng và thể hiện sự quan tâm đến sự phát triển cá nhân của nhân viên, nhà quản lý có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực.
Giải quyết xung đột
Giao tiếp hiệu quả giúp nhà quản lý giải quyết xung đột và mâu thuẫn trong công việc một cách hiệu quả. Bằng cách lắng nghe, thấu hiểu và tìm kiếm giải pháp hợp tác, nhà quản lý có thể xây dựng môi trường làm việc hài hòa và tạo động lực cho nhân viên.
Tạo động lực và cam kết
Giao tiếp hiệu quả có thể tạo động lực và cam kết cho nhân viên. Bằng cách truyền đạt mục tiêu, định hướng và đánh giá công việc một cách rõ ràng và công bằng, nhà quản lý có thể khích lệ sự phát triển và cam kết của nhân viên
Tạo ra văn hóa thân thiện, hòa đồng nơi công sở
Sự chia sẻ, kết nối của cấp trên đối với cấp dưới sẽ là nguồn động lực lớn để nhân viên nỗ lực hết mình. Tăng cường giao tiếp với nhân viên sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc thoải mái, thân thiện, hỗ trợ tối đa, xây dựng môi trường tốt, văn hóa tốt.
7 nguyên tắc cải thiện kỹ năng giao tiếp cho quản lý mới
Ngôn ngữ cơ thể – “Chìa khóa” để giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp không chỉ dựa trên từ ngữ mà còn bao gồm cử chỉ, khuôn mặt, ánh mắt và giọng điệu. Một giáo sư tâm lý học của trường Đại học UCLA – TTO đã chỉ ra quy luật giao tiếp với con số là 7% – 38% – 55%. Trong đó: 55% là quá trình giao tiếp hình thể, sử dụng ngôn ngữ cơ thể; 38% liên quan đến ngữ điệu, âm lượng của giọng nói; 7% là tỷ lệ liên quan đến ngôn từ sử dụng trong giao tiếp.
Ngôn ngữ cơ thể có thể truyền đạt những thông điệp vô hình, diễn đạt cảm xúc và thể hiện sự quan tâm. Hãy học cách sử dụng cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu để tăng cường hiệu quả giao tiếp của bạn. Điều này bao gồm đảm bảo ánh mắt liên tục, cử chỉ tự nhiên và tương tác tích cực với người đối diện.
Nghe nhiều hơn nói
Kỹ năng lắng nghe là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp hiệu quả. Để trở thành một nhà quản lý tốt, hãy lắng nghe một cách chân thành và tạo điều kiện cho người khác thể hiện ý kiến và quan điểm của mình. Khi nghe, hãy tập trung hoàn toàn vào người đang nói, tránh gián đoạn hoặc ngắt lời và hiểu rõ mục tiêu và nội dung của cuộc trò chuyện.
Sẵn sàng phản hồi và không ngại đặt câu hỏi
Trong quá trình giao tiếp, hãy sẵn sàng phản hồi một cách chân thành và xây dựng. Đồng thời, đừng ngại đặt câu hỏi để làm rõ thông tin hoặc yêu cầu giải thích thêm. Sự phản hồi và câu hỏi đặt không chỉ cho phép bạn tạo sự hiểu biết mà còn cho thấy sự quan tâm và tôn trọng đối tác. Hãy thể hiện sự quan tâm bằng cách đặt câu hỏi tư duy, khám phá các khía cạnh khác nhau và đưa ra ý kiến xây dựng.
Tham khảo cách thức đưa ra phản hồi cho nhân viên tại bài viết Feedback nhân viên thế nào cho hiệu quả.
Trả lời ngắn gọn, tránh vòng vo
Khi trả lời câu hỏi hoặc truyền đạt ý kiến, hãy sử dụng từ ngữ ngắn gọn và tránh sự lặp lại hoặc vòng vo. Truyền đạt ý kiến hoặc thông điệp của mình một cách súc tích và rõ ràng, giúp người nghe dễ dàng hiểu và tiếp thu thông tin một cách hiệu quả. Nói theo trọng tâm, đặt ý chính lên hàng đầu và sử dụng ví dụ cụ thể để minh họa ý kiến của bạn.
Kết nối bằng những điểm chung
Một trong những cách hiệu quả để tạo mối quan hệ tốt và giao tiếp hiệu quả là tìm những điểm chung, sở thích hoặc lợi ích chung với đối tác. Khi bạn khám phá những điểm chung, hãy sử dụng chúng như một “cầu nối” để tạo sự kết nối và gắn kết trong quá trình giao tiếp. Điều này có thể bao gồm sở thích cá nhân, quan điểm chung về công việc hoặc mục tiêu chung trong tổ chức.
Duy trì sự tự tin
Sự tự tin là yếu tố quan trọng trong giao tiếp hiệu quả. Hãy tin vào khả năng của mình và thể hiện sự tự tin thông qua ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu. Sự tự tin giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và tạo sự ấn tượng tích cực đối với đối tác. Hãy đứng thẳng, đảm bảo ánh mắt liên tục, và sử dụng giọng điệu chắc chắn trong quá trình giao tiếp.
Đa dạng phương tiện truyền tải
Giao tiếp không chỉ giới hạn trong việc sử dụng từ ngữ. Hãy sử dụng đa dạng phương tiện truyền tải để tăng cường giao tiếp của bạn. Sử dụng hình ảnh, biểu đồ, bản đồ, ví dụ hoặc các công cụ trực tuyến để minh họa ý kiến hoặc truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hấp dẫn. Điều này giúp mọi người hiểu và tiếp thu thông tin một cách trực quan và tương tác.
Kỹ năng giao tiếp là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý hiệu quả. Bằng cách nắm vững những nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp, nhà quản lý có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khích lệ sự phát triển của nhân viên và đạt được kết quả cao trong công việc quản lý.
Tìm hiểu cách thức cải thiện, nâng cao kỹ năng quản lý của bản thân với khoá học “Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở” của ACEX.
Khóa học cài đặt văn hóa có chủ đích, phát triển tổ chức gắn kết - hiệu suất cao