Kỹ năng đặt câu hỏi trong Coaching: 5 quy tắc vàng cần ghi nhớ

Coaching đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển cá nhân và chuyên nghiệp. Nó là quá trình hỗ trợ và đào tạo nhằm giúp cá nhân hoặc nhóm đạt được mục tiêu và khám phá tiềm năng bên trong mình. Một trong những yếu tố cốt lõi của coaching là kỹ năng đặt câu hỏi, mà qua đó, người huấn luyện có thể thúc đẩy sự phát triển và khám phá của người được coaching. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching và 5 quy tắc quan trọng để áp dụng nó cho nhà quản lý.

Coaching là gì?

Coaching là một quá trình hỗ trợ cá nhân hoặc nhóm nhằm khám phá và phát triển tiềm năng của họ. Người huấn luyện sẽ tạo ra một môi trường an toàn và khuyến khích người được coaching tự khám phá ý thức, tư duy và khả năng giải quyết vấn đề. Coaching không đưa ra lời khuyên trực tiếp, mà tập trung vào việc đặt câu hỏi thông minh và tạo ra sự chủ động từ phía người được coaching.

Kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching là gì

Kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching là khả năng sử dụng câu hỏi một cách linh hoạt và sáng tạo để thúc đẩy suy nghĩ và tìm ra giải pháp. Đặt câu hỏi phù hợp và sâu sắc giúp người được coaching tự nhận ra, hiểu rõ vấn đề và tìm ra cách giải quyết. 

Kỹ năng này không chỉ giúp người huấn luyện hiểu rõ hơn về suy nghĩ, quan điểm và đánh giá tình huống của nhân viên mà còn tạo ra một quá trình tương tác sâu sắc và đánh thức tiềm năng của họ. Bằng cách đặt câu hỏi phù hợp, người huấn luyện khuyến khích nhân viên trở nên chủ động trong việc tìm giải pháp và phát triển bản thân. Điều này tạo ra một môi trường trò chuyện tích cực và khuyến khích sự tham gia và phát triển của nhân viên

Kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching bao gồm việc sử dụng các loại câu hỏi khác nhau như câu hỏi mở, câu hỏi mở rộng và câu hỏi đào sâu. Các câu hỏi mở khuyến khích nhân viên chia sẻ suy nghĩ và ý kiến của mình một cách tự do, trong khi các câu hỏi mở rộng mở rộng tầm nhìn và thúc đẩy nhân viên suy nghĩ một cách sâu sắc và sáng tạo. Câu hỏi đào sâu giúp khám phá sự sâu xa của vấn đề và thúc đẩy nhân viên điều chỉnh quan điểm và tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau.

5 quy tắc đặt câu hỏi trong coaching cho nhà quản lý

Quy tắc 1: Câu hỏi ĐÓNG đôi khi cũng cần thiết

Trong quá trình coaching, chúng ta thường được khuyên sử dụng câu hỏi mở để khai phá ý kiến và khuyến khích tư duy sáng tạo của người được huấn luyện. Tuy nhiên, câu hỏi đóng cũng đóng vai trò quan trọng trong một số trường hợp.

Câu hỏi đóng yêu cầu người trả lời chỉ đưa ra câu trả lời “có” hoặc “không”. 

Mặc dù có thể tạo ra cuộc trò chuyện ngắn gọn, nhưng câu hỏi đóng lại có ứng dụng hiệu quả trong một số tình huống sau:

• Xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý: Khi chúng ta muốn xác nhận sự đồng ý hoặc không đồng ý của người được coaching về một điều gì đó, câu hỏi đóng là một cách hiệu quả để thu hẹp phạm vi trả lời.
• Lựa chọn giữa hai sự lựa chọn: Trong những trường hợp chỉ có hai sự lựa chọn, chúng ta cần biết chính xác người được coaching đã chọn điều gì. Câu hỏi đóng giúp rà soát và thu thập thông tin quan trọng.
• Kiểm tra và làm rõ thông tin: Trong quá trình coaching, chúng ta cần kiểm tra sự hiểu biết và thông tin của người được coaching về một sự kiện hoặc các sự kiện cụ thể. Câu hỏi đóng giúp làm rõ và xác minh thông tin cần thiết.
• Phân loại và xác định trọng tâm: Câu hỏi đóng có thể được sử dụng để phân loại và xác định trọng tâm của thông tin được trao đổi. Chúng giúp người được coaching tập trung vào những yếu tố quan trọng và tạo nền tảng cho các câu hỏi mở sau này.

Tuy nhiên, để áp dụng câu hỏi đóng một cách hiệu quả, chúng ta cần sử dụng chúng một cách khôn khéo và điều chỉnh việc sử dụng để đạt được hiệu quả tốt nhất. Lưu ý rằng việc sử dụng quá nhiều câu hỏi đóng có thể khiến cuộc trò chuyện kết thúc quá sớm. Đó là lý do tại sao chúng ta nói rằng câu hỏi đóng chỉ cần sử dụng “đúng một nửa” trong quá trình coaching.

Quy tắc 2: 5W1H là một chìa khóa quan trọng

Mô hình 5W1H, viết tắt của What – Where – When – Why – Who – How (Gì – Ở đâu – Khi nào – Tại sao – Ai – Thế nào), là một công cụ quan trọng giúp chúng ta hiểu rõ hơn về người được coaching.

• WHAT (GÌ): Đây là một cách tiếp cận tuyệt vời để mở cuộc trò chuyện và khám phá những thông tin ban đầu về người được coaching. Các câu hỏi như “Điều gì đang xảy ra?”, “Điều bạn muốn chia sẻ là gì?” hay “Bạn đã đạt được tiến bộ gì?” giúp chúng ta tìm hiểu sâu hơn về tình hình và mục tiêu của người được coaching.
• WHERE (Ở ĐÂU): Câu hỏi này giúp người được coaching xác định không chỉ vị trí của nguyên nhân vấn đề mà còn các cơ hội để áp dụng các hành vi và kỹ năng mới. Chúng ta có thể hỏi “Ở đâu điều này đang xảy ra?” hoặc “Bạn có thể nhìn thấy cơ hội ở đâu?”
• WHEN (KHI NÀO): Câu hỏi về thời gian giúp dự đoán sự xuất hiện của các yếu tố tác động đến kế hoạch hoặc cam kết đã đề ra. Chúng ta có thể hỏi “Khi nào tác nhân ảnh hưởng có thể xuất hiện?” hoặc “Bạn dự định thực hiện kế hoạch này vào thời điểm nào?”
• WHY (TẠI SAO): Câu hỏi “Tại sao” đòi hỏi một cách thức sử dụng khôn khéo. Vì khi sử dụng trong một câu hỏi, “Tại sao” thường mang tính thách thức và có thể tác động đến các giá trị và niềm tin cơ bản của người được coaching. Do đó, chúng ta cần sử dụng câu hỏi này một cách cẩn thận và không gây lúng túng cho cả bạn và người được coaching.
• WHO (AI): Câu hỏi về “Ai” giúp người được coaching tìm ra nguồn động lực và những người có tác động đến mục tiêu của họ. Chúng ta có thể hỏi “Ai là người có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu của bạn?” hoặc “Bạn có người nào có thể hỗ trợ bạn trong việc phát triển kỹ năng mới?”
• HOW (THẾ NÀO): Câu hỏi về “Thế nào” giúp người được coaching xem xét các phương pháp tiếp cận để thực hiện mục tiêu của họ. Đồng thời, chúng cung cấp cơ hội cho người được coaching và huấn luyện viên tự tin về kế hoạch hoặc các khía cạnh cần khám phá thêm. Chúng ta có thể hỏi “Làm thế nào để bạn đạt được kết quả tốt nhất?” hoặc “Bạn đã suy nghĩ về cách tiếp cận nào để đạt được mục tiêu của mình?”

Quy tắc 3: Hiểu rõ loại câu hỏi phù hợp với mục đích

Để hiểu rõ người được coaching và tạo ra kế hoạch phù hợp nhất, chúng ta cần nắm vững và áp dụng linh hoạt nhiều loại câu hỏi khác nhau. Dưới đây là một số loại câu hỏi thường được sử dụng trong coaching:

• Câu hỏi thách thức (Challenging): Câu hỏi thách thức khuyến khích người được coaching xem xét các cơ hội và quan điểm nằm ngoài suy nghĩ thông thường hoặc vượt ra khỏi vùng an toàn của họ. Chúng giúp mở rộng tư duy và tìm ra những ý tưởng mới. Ví dụ: “Bạn có suy nghĩ về cách tiếp cận không thông thường nào không?”
• Câu hỏi làm rõ (Clarifying): Câu hỏi làm rõ giúp chúng ta thu thập thông tin để hiểu rõ quan điểm và suy nghĩ của người được coaching. Chúng giúp xác định các khía cạnh cụ thể và khám phá sâu hơn về tình huống. Ví dụ: “Bạn đã thử áp dụng phương pháp này ở đâu chưa?”
• Câu hỏi giả thuyết (Hypothetical): Câu hỏi giả thuyết yêu cầu người được coaching suy nghĩ khác biệt bằng cách đưa ra các tình huống giả định. Điều này khuyến khích khả năng tư duy linh hoạt và sẵn sàng đối mặt với các ngữ cảnh mới. Ví dụ: “Nếu bạn đang dẫn dắt nhóm, bạn sẽ áp dụng cách tiếp cận nào?”
• Câu hỏi so sánh (Comparing): Câu hỏi so sánh giúp người được coaching suy nghĩ về việc xác định các phương thức hoặc cách tiếp cận khác nhau. Chúng khuyến khích sự so sánh và đánh giá các tùy chọn. Ví dụ: “Trong số các lựa chọn này, bạn nghĩ điều nào là phù hợp nhất?”
• Câu hỏi thăm dò (Probing): Câu hỏi thăm dò giúp chúng ta khoanh vùng các khu vực tác động hoặc khám phá câu trả lời chi tiết hơn. Chúng khuyến khích sự phân tích sâu và khám phá thêm. Ví dụ: “Lý do bạn chọn cách tiếp cận đó là gì?”

Quy tắc 4: Ngắn gọn, dễ hiểu

Khi chúng ta tiến hành khai vấn, đặc biệt là khi người được coaching đang trong tình trạng rối bời và mệt mỏi, chúng ta cần đảm bảo rằng câu hỏi của mình ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này giúp người được coaching cảm thấy thoải mái và dễ dàng trả lời. Tránh sử dụng câu hỏi dài và ngữ cảnh phức tạp, vì điều này có thể làm rối trí và mệt mỏi người được coaching. Mục tiêu là tạo một môi trường trò chuyện thoải mái và thuận lợi để khám phá suy nghĩ và ý kiến của người được coaching.

Quy tắc 5: Thường xuyên luyện tập để làm chủ kỹ năng

Sự thành thạo trong kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching đến từ việc luyện tập không ngừng. Đừng ngần ngại xin phản hồi từ đồng nghiệp và nhận đánh giá về kỹ năng hiện tại của mình. Từ đó, chúng ta có thể nhận ra những phần còn thiếu sót và cần cải thiện. Bằng cách luyện tập và trau dồi kỹ năng, chúng ta sẽ ngày càng trở nên thành thạo hơn trong việc sử dụng câu hỏi trong quá trình coaching.

Tránh các lỗi sai thường gặp trong việc đào tạo nhân viên tại bài viết Lỗi sai trong huấn luyện và kèm cặp nhân viên.

Với những quy tắc này, chúng ta có thể nắm vững kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching và tạo ra một quá trình huấn luyện hiệu quả và sâu sắc cho nhà quản lý. Bằng cách sử dụng các câu hỏi đúng cách và luyện tập đều đặn, chúng ta sẽ đạt được sự tham gia và phát triển tốt nhất từ phía nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo.

Kết luận:

Kỹ năng đặt câu hỏi trong coaching là một yếu tố quan trọng giúp người huấn luyện tạo nên môi trường phát triển và khám phá cho người được coaching. Qua việc áp dụng 5 quy tắc đặt câu hỏi trong coaching cho nhà quản lý, ta có thể thúc đẩy quá trình học tập và phát triển chuyên môn, từ đó giúp họ đạt được sự thành công trong công việc và sự nghiệp. 

Trau dồi và cải thiện những kỹ năng quản lý cần thiết khác tại chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.