Cải thiện kỹ năng điều hành cuộc họp cho nhà quản lý mới

Trong vai trò nhà quản lý, kỹ năng điều hành cuộc họp là một yếu tố quan trọng để đạt được hiệu suất làm việc cao và tạo môi trường làm việc tích cực. Bài viết này sẽ trình bày về tầm quan trọng của kỹ năng này và cung cấp các nguyên tắc tổ chức cuộc họp cùng các kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả cho nhà quản lý mới.

Tại sao nhà quản lý cần phải có kỹ năng điều hành cuộc họp

Kỹ năng điều hành cuộc họp là khả năng lãnh đạo, quản lý và điều phối một cuộc họp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, và thực hiện các hoạt động trong cuộc họp nhằm đạt được mục tiêu và kết quả mong đợi.

Bất kể là vị trí lãnh đạo hay nhân viên, hẳn nhiều người đã từng trải qua những cuộc họp kéo dài vô ích, không đạt được kết quả như mong đợi. Những cuộc họp kém hiệu quả, mất trọng tâm là nguyên nhân gốc rễ gây lãng phí thời gian, tài nguyên và nguồn lực của tổ chức. 

Vì vậy, kỹ năng điều hành cuộc họp của người chủ trì đóng vai trò vô cùng quan trọng và có ảnh hưởng đến sự thành bại của buổi họp. Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp của nhà lãnh đạo sẽ giúp:

Đảm bảo mọi người nắm bắt rõ thông tin

Một cuộc họp được điều hành một cách hiệu quả sẽ đảm bảo mọi người hiểu rõ thông tin được truyền đạt. Nhà quản lý phải biết cách truyền đạt mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hoạt động một cách rõ ràng và đúng trọng tâm. Những người tham dự cuộc họp sẽ nhận được đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết và nắm rõ trách nhiệm của mình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho tổ chức.

Thống nhất được các ý kiến của các thành viên

Một cuộc họp hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý có khả năng thống nhất các ý kiến và quan điểm khác nhau của các thành viên. Tổ chức là một tập hợp đa dạng các cá nhân với quan điểm và góc nhìn riêng. Kỹ năng điều hành cuộc họp giúp nhà quản lý thu thập, tổng hợp và xử lý các ý kiến khác nhau để đưa ra kết luận chung nhất. Điều này tạo ra sự đồng lòng và thúc đẩy sự hợp tác và hiệu suất làm việc trong tổ chức.

Xử lý các vấn đề tồn đọng

Trong một tổ chức, thường có nhiều vấn đề tồn đọng liên quan đến bộ máy hoạt động và cách thức vận hành. Cuộc họp là thời gian để mọi người ngồi lại với nhau và tìm ra phương hướng giải quyết vấn đề. Một nhà quản lý thông thạo sẽ biết cách tháo gỡ các rào cản ngay trong cuộc họp. Kỹ năng điều hành cuộc họp giúp nhà quản lý dẫn dắt quá trình thảo luận, xử lý mâu thuẫn, tìm kiếm giải pháp và đưa ra quyết định hiệu quả.

Tạo sự tham gia và sự cam kết

Một cuộc họp được điều hành một cách chuyên nghiệp sẽ tạo ra sự tham gia tích cực từ các thành viên và tạo sự cam kết trong việc thực hiện quyết định và nhiệm vụ. Nhà quản lý cần biết cách tạo môi trường thoải mái, khuyến khích mọi người tham gia, lắng nghe ý kiến và đóng góp của họ. Kỹ năng điều hành cuộc họp giúp nhà quản lý xây dựng sự tương tác tích cực và tạo sự kết nối với các thành viên trong tổ chức.

Những lỗi sai quản lý mới thường mắc phải khi điều hành cuộc họp

Thiếu sự chuẩn bị

Một lỗi phổ biến là thiếu sự chuẩn bị trước cuộc họp. Điều này có thể là do việc không định rõ mục tiêu, không xác định lịch trình, hoặc không chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết. Thiếu đi sự chuẩn bị cho cuộc họp sẽ dẫn đến nhiều hậu quả như mất thời gian vì việc thảo luận không mạch lạc, không đạt được kết quả mong đợi, và thành viên có thể mất niềm tin vào khả năng lãnh đạo của nhà quản lý mới.

Thiếu kỹ năng lắng nghe và tương tác

Nhà quản lý chưa có kỹ năng lắng nghe và tương tác hiệu quả trong cuộc họp, tập trung quá nhiều vào việc nói chuyện của mình mà không để ý đến ý kiến và đóng góp của người khác. Điều này dẫn đến sự tham gia của thành viên bị hạn chế, không có sự thảo luận và đóng góp ý kiến xây dựng, không tạo sự đồng lòng và không khí giao tiếp không tốt, gây mất sự tương tác và tinh thần hợp tác.

Quá phụ thuộc vào slide thuyết trình

Nhà quản lý mới trong lần đầu tổ chức cuộc họp có thể mắc phải sai lầm khi chỉ dựa vào slide thuyết trình để truyền đạt thông tin, không tạo cơ hội cho mọi người tham gia hoạt động và thảo luận. Kết quả cuộc họp trở nên nhàm chán, không có sự tương tác và thảo luận tích cực, thành viên không được động não và không đạt được sự tham gia tích cực.

Chờ đầy đủ mọi người rồi mới bắt đầu

Đây là một lỗi sai thường gặp của các nhà quản lý mới, chưa có nhiều kinh nghiệm điều hành cuộc họp. Họ chờ đến khi có đủ mọi người trong cuộc họp mới bắt đầu, dẫn đến lãng phí thời gian cho cả nhóm. Điều này sẽ khiến cuộc họp kéo dài và không đạt được hiệu quả mong đợi, ảnh hưởng đến sự tập trung và đồng thuận của các thành viên.

Nỗi ám ảnh mang tên “sự im lặng”

Một cuộc họp mà không nhận được sự tham gia và ý kiến từ những thành viên tham dự được xem là một buổi họp không thành công. Có nhiều nguyên nhân khiến người tham dự không dám chia sẻ quan điểm cá nhân, như sự ngại ngùng, lo lắng về đánh giá hoặc không tự tin trong việc đưa ra ý kiến. Điều này dẫn đến việc thiếu sự đa chiều trong cuộc họp và làm mất đi cơ hội sáng tạo và đóng góp xây dựng từ các thành viên.

Cuộc họp thiếu sự tương tác và thảo luận, không đạt được mục tiêu thu thập ý kiến và góp ý của các thành viên. Điều này làm mất đi giá trị và hiệu quả của cuộc họp, cản trở quá trình ra quyết định và ảnh hưởng đến sự cam kết và tinh thần hợp tác của các thành viên

Không có bản tổng hợp cuộc họp

Một số nhà quản lý mới khi điều hành cuộc họp đã không phân công việc viết biên bản họp hoặc ghi chú cuộc họp, dẫn đến việc mất đi thông tin quan trọng và không có hướng dẫn rõ ràng cho các bước tiếp theo. Việc thiếu biên bản họp có thể sẽ khiến nhân viên không biết chính xác kết quả và nhiệm vụ của mình sau cuộc họp, đồng thời những người vắng mặt có liên quan cũng không có căn cứ để thực hiện theo. Hãy đảm bảo rằng thư ký cuộc họp sẽ tổng hợp lại các nội dung chính và gửi tới những người có liên quan để đảm bảo công việc trôi chảy.

Thời gian họp kéo dài quá lâu

Đây là một lỗi sai khiến nhân viên dễ dàng bị mất tập trung, cảm thấy mệt mỏi và không đạt được hiệu quả mong đợi. Cuối cùng, nó có thể ảnh hưởng đến sự tập trung và hiệu suất làm việc sau cuộc họp.

Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả

Mục tiêu rõ ràng

Điều quan trọng nhất để đạt được cuộc họp thành công là đặt ra mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu rõ ràng giúp tập trung và định hướng cho cuộc họp. Nó giúp tất cả các thành viên tham dự hiểu rõ mục đích của cuộc họp và cảm thấy động lực để tham gia tích cực. Từ đó, tập trung vào những vấn đề quan trọng và đạt được kết quả mong muốn. Nó giúp tránh sự lạc hướng và đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra một cách mạch lạc, không lãng phí thời gian.

Trước khi tổ chức một cuộc họp, hãy cân nhắc các yếu tố sau:

• Xác định xem cuộc họp có thực sự cần thiết hay không. Có thể thay thế thông tin trao đổi bằng các phương tiện khác như email, cuộc gọi điện, tin nhắn, v.v. không?
• Xác định mục tiêu của cuộc họp. Cuộc họp có mục tiêu truyền đạt thông tin gì? Nó mang lại giá trị gì cho người tham dự?
• Định rõ kết quả mong đợi từ cuộc họp. Cuộc họp cần đạt được những kết quả gì? Nó giúp giải quyết vấn đề nào?

Lịch trình cụ thể

Lịch trình cụ thể giúp quản lý thời gian và đảm bảo sự tuân thủ kế hoạch của cuộc họp. Nó giúp người chủ trì và các thành viên tham dự biết rõ thời gian diễn ra từng phần và điều chỉnh hoạt động để không vượt quá thời gian quy định.

Lịch trình giúp tạo ra sự kỷ luật trong cuộc họp, giúp mọi người tận dụng thời gian một cách hiệu quả và đảm bảo rằng tất cả các phần trong cuộc họp được tiến hành đầy đủ và có thời gian phù hợp.

Lộ trình hợp lý

Lộ trình hợp lý giúp tổ chức cuộc họp theo trình tự logic và có mục tiêu cụ thể. Nó giúp người chủ trì điều hành cuộc họp một cách mạch lạc, đảm bảo các hoạt động diễn ra theo trình tự và không bị lạc hướng. Nó giúp tạo sự rõ ràng và chặt chẽ trong việc truyền đạt thông tin, thảo luận và đưa ra quyết định.

Các kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả

Kỹ năng lập kế hoạch cuộc họp

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Điều quan trọng nhất khi lập kế hoạch cuộc họp là xác định mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Mục tiêu cần phải cụ thể, đo lường được và liên quan đến nhiệm vụ và mục tiêu chung của tổ chức.
• Xác định bối cảnh cuộc họp: Hiểu rõ về ngữ cảnh và yếu tố liên quan đến cuộc họp như người tham dự, thời gian, địa điểm và tài liệu cần thiết. Điều này giúp bạn chuẩn bị phù hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc họp.
• Chuẩn bị tài liệu: Thu thập và chuẩn bị tài liệu cần thiết trước cuộc họp. Điều này bao gồm bản tổng hợp, báo cáo, biểu đồ, hoặc bất kỳ thông tin cần thiết nào mà người tham dự cần để tham gia vào cuộc họp một cách hiệu quả.
• Lên nội dung cho cuộc họp: Xác định các phần quan trọng, nội dung cần được bao gồm trong cuộc họp và thiết lập trình tự logic. Sắp xếp các phần theo một cách hợp lý để tạo một dòng chảy tự nhiên và giúp người tham dự hiểu rõ thông điệp và mục tiêu của cuộc họp.

Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp

• Bắt đầu cuộc họp đúng giờ: Đây là yếu tố quan trọng để tạo lòng tin và tôn trọng thời gian của tất cả người tham dự. Bạn nên đảm bảo sẵn sàng trước thời gian và chuẩn bị mọi thứ để bắt đầu đúng giờ.
• Kỹ năng thuyết trình: Sử dụng kỹ năng thuyết trình để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, sinh động và hấp dẫn. Bạn cần phải biết cách sắp xếp thông tin, sử dụng hình ảnh, đồ hoạ, và các công cụ trình chiếu để giúp người tham dự hiểu và tiếp thu thông tin.
• Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là một yếu tố quan trọng để tạo sự tương tác và sự tham gia trong cuộc họp. Bạn cần lắng nghe mọi người một cách chân thành, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, giao tiếp một cách tự tin và xây dựng một môi trường thoải mái để mọi người tham gia và chia sẻ ý kiến.
• Kỹ năng điều phối người tham dự: Điều phối và quản lý sự tham gia của các thành viên trong cuộc họp là một kỹ năng quan trọng. Bạn cần phải đảm bảo rằng tất cả mọi người có cơ hội tham gia, không bị áp đặt ý kiến và tạo một không gian an toàn để mọi người chia sẻ ý kiến và góp ý.

Kỹ năng xử lý tình huống trong cuộc họp

• Tình huống xung đột giữa các thành viên: Trong một cuộc họp, có thể xảy ra các xung đột ý kiến hoặc mâu thuẫn giữa các thành viên. Kỹ năng xử lý xung đột bao gồm việc lắng nghe mọi người, tôn trọng ý kiến và cố gắng tìm ra sự đồng thuận hoặc giải pháp phù hợp cho mọi người.
• Tình huống thời gian họp bị kéo dài: Đôi khi cuộc họp có thể mất quá nhiều thời gian do các thảo luận không cần thiết hoặc không tuân thủ thời gian. Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn điều chỉnh thời gian cho mỗi phần của cuộc họp và đảm bảo sự hoàn thành đúng giờ.
• Tình huống cuộc họp trầm lắng: Kỹ năng kích thích tham gia và sáng tạo giúp bạn vượt qua tình huống khi cuộc họp trầm lắng. Bạn có thể đặt câu hỏi, khích lệ mọi người chia sẻ ý kiến, tạo không gian cho sự sáng tạo và đưa ra các hoạt động nhóm để kích thích sự tương tác và tham gia.

Kỹ năng kết thúc cuộc họp

• Tổng kết và đưa ra kết luận: Khi cuộc họp đến gần hồi kết, cần tổng kết lại những điểm quan trọng, quyết định và nhiệm vụ đã được thảo luận. Điều này giúp mọi người hiểu rõ và cam kết với những điểm đã được thảo luận.
• Đưa ra các hành động tiếp theo và phân công nhiệm vụ: Xác định các hành động cần thực hiện sau cuộc họp và phân công nhiệm vụ cho từng người để đảm bảo thực hiện các quyết định và cam kết đã đưa ra.
• Kết thúc cuộc họp một cách lịch sự: Cuối cùng, cảm ơn tất cả các thành viên tham dự vì sự tham gia và đóng góp của họ trong cuộc họp. Kết thúc cuộc họp một cách lịch sự và tạo cảm giác tích cực cho tất cả mọi người.

Các kỹ năng điều hành cuộc họp giúp người chủ trì tạo một môi trường họp tốt, tập trung và mang lại kết quả. Đồng thời, nó khuyến khích sự tham gia tích cực và tạo động lực cho các thành viên tham dự cuộc họp.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã khám phá tầm quan trọng của kỹ năng điều hành cuộc họp đối với nhà quản lý. Cuộc họp hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc truyền đạt thông tin, thống nhất ý kiến và đạt được kết quả mà tổ chức mong muốn.

Nếu bạn là nhà quản lý mới và muốn nâng cao kỹ năng của mình, tham khảo chương trình đào tạo “Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở” ngay hôm nay để trang bị cho mình những công cụ và kiến thức cần thiết để trở thành một nhà quản lý được việc