Đối với những người làm công việc quản lý, việc quản lý nhiều nhiệm vụ, dự án và thông tin là một thách thức không nhỏ. To do list, hay còn gọi là danh sách công việc, là một công cụ đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ giúp người quản lý ghi chép và theo dõi các công việc cần hoàn thành. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng to do list một cách hiệu quả trong vai trò nhà quản lý.
Các bài viết mới nhất
To do list là gì?
To do list, hay danh sách công việc, là một công cụ quản lý giúp bạn ghi chép và theo dõi các nhiệm vụ cần hoàn thành. Nó là một danh sách các mục tiêu, nhiệm vụ, dự án hoặc công việc mà bạn cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. To do list giúp bạn tổ chức công việc, xác định ưu tiên, và theo dõi tiến trình hoàn thành công việc. Bằng cách sử dụng to do list, bạn có thể tránh bỏ sót công việc, tăng hiệu suất làm việc và giảm căng thẳng trong quá trình quản lý công việc.
Lợi ích khi nhà quản lý sử dụng to do list
Xác định nhiệm vụ công việc rõ ràng
To do list giúp bạn xác định rõ ràng những nhiệm vụ cần hoàn thành. Bạn có thể ghi chép từng nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể trong danh sách, từ đó đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ sót. Việc có một danh sách rõ ràng và cụ thể giúp bạn tập trung và không lạc trôi trong công việc hàng ngày.
Chú trọng sự ưu tiên
To do list giúp bạn xác định và ưu tiên các công việc quan trọng nhất. Bằng cách đánh dấu mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ trong danh sách, bạn có thể tập trung vào công việc quan trọng và ưu tiên cao nhất trước. Việc ưu tiên sẽ giúp bạn sắp xếp công việc một cách hợp lý, đảm bảo rằng công việc quan trọng không bị trì hoãn hay bỏ sót.
Cải thiện trí nhớ lâu
To do list là một công cụ hữu ích để ghi chép và lưu trữ thông tin. Bằng cách viết xuống công việc cần hoàn thành, bạn không cần phải nhớ tất cả trong đầu và có thể dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết. Việc giữ một danh sách chi tiết giúp cải thiện trí nhớ lâu hơn và giảm bớt áp lực nhớ công việc.
Tạo động lực
To do list giúp tạo động lực và tinh thần làm việc. Bằng cách ghi chép mục tiêu cụ thể và khả thi, bạn có thể tạo ra những mục tiêu nhỏ và dễ đạt được. Khi hoàn thành các nhiệm vụ và đánh dấu chúng trên danh sách, bạn sẽ cảm thấy động lực và thành tựu để tiếp tục làm việc.
Đảm bảo sự cam kết cao
To do list giúp bạn cam kết với các công việc và nhiệm vụ cần hoàn thành. Bằng cách ghi chép và theo dõi các công việc, bạn đặt cam kết với chính mình và tạo sự trách nhiệm cá nhân trong việc hoàn thành công việc. Việc cam kết cao giúp bạn giữ đúng lời hứa và tăng độ tin cậy của đồng nghiệp và cấp dưới.
Quản lý thời gian hiệu quả
To do list là công cụ quan trọng để quản lý thời gian một cách hiệu quả. Bằng cách đặt thời hạn cho mỗi công việc trong danh sách, bạn có thể ước tính và phân chia thời gian một cách hợp lý. Việc quản lý thời gian giúp bạn tăng năng suất làm việc và hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Giảm stress
Việc sử dụng to do list giúp giảm stress và áp lực trong công việc quản lý. Bằng cách ghi chép và xác định các công việc, bạn không cần phải lo lắng về việc quên hoặc bỏ sót công việc quan trọng. Điều này giúp bạn cảm thấy tổ chức, kiểm soát được công việc và giảm bớt áp lực công việc.
Hoàn thành tốt các công việc
Sử dụng to do list giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và hoàn thành chúng một cách tốt nhất. Bằng cách theo dõi và đánh dấu công việc đã hoàn thành, bạn có thể thấy tiến trình làm việc và cảm thấy hài lòng khi hoàn thành mục tiêu. Việc hoàn thành tốt các công việc không chỉ tạo sự hài lòng cá nhân mà còn tạo niềm tin và đánh giá cao từ nhân viên, đồng nghiệp và cấp trên.
Các lưu ý khi tạo to do list
Mang tính thực tế
Khi tạo to do list, điều quan trọng là đảm bảo danh sách công việc là mang tính thực tế và khả thi. Đừng tạo ra một danh sách quá dài hoặc quá tải công việc mà không thể hoàn thành trong thời gian hợp lý. Hãy cân nhắc khả năng và tài nguyên của bạn để tạo ra một danh sách có thể thực hiện được. Điều này giúp tránh cảm giác áp lực và mất động lực khi không thể hoàn thành các nhiệm vụ.
Hoạch định đúng thời gian triển khai
Mỗi công việc trong to do list nên có một thời gian cụ thể được định rõ. Điều này giúp bạn lập kế hoạch và triển khai công việc một cách chính xác. Khi đặt một thời gian cho công việc, hãy đảm bảo rằng nó khả thi và có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiên, hãy cẩn thận và đặt một khoảng thời gian phù hợp để tránh sự lơ là và trì hoãn công việc.
Chia nhỏ, phân bổ công việc dài hạn
Đối với những công việc dài hạn hoặc phức tạp, tốt nhất là chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và phân bổ trong to do list. Bằng cách chia nhỏ công việc, bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về tiến độ và tiến trình công việc. Đồng thời, việc phân bổ công việc theo từng bước nhỏ giúp bạn tập trung vào từng phần nhỏ và hoàn thành từng giai đoạn một. Điều này cung cấp sự thụ động và đạt được sự tiến triển liên tục trong công việc dài hạn.
Cách tạo to do list theo cấp độ ưu tiên
Để tạo to do list theo cấp độ ưu tiên, bạn có thể sử dụng các ký hiệu, màu sắc hoặc số liệu để đánh dấu mức độ quan trọng và ưu tiên của từng nhiệm vụ. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ký hiệu “*” để đánh dấu công việc ưu tiên cao nhất và “**” cho công việc ưu tiên thấp hơn. Bằng cách này, khi nhìn vào to do list, bạn có thể dễ dàng nhận biết công việc cần hoàn thành đầu tiên và quan trọng nhất.
Tham khảo thêm các phương pháp sắp xếp công việc hiệu quả tại bài viết 7 Phương Pháp Sắp Xếp Thứ Tự Ưu Tiên Cho Công Việc.
Dự phòng cho các tình huống phát sinh
Khi tạo to do list, hãy dự phòng cho các tình huống không mong đợi hoặc công việc khẩn cấp. Đặt một phần thời gian trong danh sách để xử lý những công việc không lường trước hoặc ưu tiên cao đột ngột xuất hiện. Điều này giúp bạn tránh sự bất ngờ và có thể xử lý tốt các tình huống phát sinh mà không ảnh hưởng đến các công việc khác trong danh sách.
Có tính liên kết với các bộ phận khác
To do list của bạn nên có tính liên kết với các bộ phận khác trong tổ chức. Điều này đảm bảo rằng thông tin và công việc liên quan đến nhóm, đồng nghiệp hoặc các bộ phận khác được chia sẻ và nắm bắt. Bằng cách liên kết to do list với các công cụ và hệ thống quản lý dự án của tổ chức, bạn có thể tạo sự kết nối và sẻ chia thông tin một cách dễ dàng, giúp tăng cường sự đồng nhất và hiệu quả làm việc.
Sử dụng to do list như app ghi chú
Nếu bạn thích sử dụng công nghệ, hãy sử dụng các ứng dụng to do list trên điện thoại di động hoặc máy tính để tạo và quản lý danh sách công việc. Các ứng dụng này cung cấp tính năng nhắc nhở,chia sẻ công việc và theo dõi tiến trình. Bạn có thể tạo to do list trong ứng dụng và dễ dàng cập nhật công việc, thời hạn, ưu tiên và các thông tin khác. Ứng dụng to do list cũng có thể gửi thông báo nhắc nhở và cung cấp khả năng xem lại lịch sử công việc đã hoàn thành.
Sử dụng to do list thông qua ứng dụng ghi chú giúp bạn tiếp cận công việc từ mọi nơi và dễ dàng quản lý, cập nhật và theo dõi tiến trình. Bạn có thể tạo nhiều danh sách công việc, phân loại theo loại công việc hoặc mức độ ưu tiên. Ngoài ra, ứng dụng còn cho phép bạn chia sẻ to do list với đồng nghiệp hoặc nhóm làm việc để cùng nhau theo dõi và hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Top 3 ứng dụng to do list tốt nhất
Todoist
Todoist là một ứng dụng to do list với giao diện hấp dẫn và sắp xếp logic, mang đến hỗ trợ tối ưu cho việc lên kế hoạch, tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ để đạt hiệu suất cao trong công việc và cuộc sống. Dưới đây là những tính năng nổi bật của Todoist:
- Quản lý nhiệm vụ mọi lúc, mọi nơi: Todoist cho phép bạn quản lý danh sách công việc ngay cả khi không có kết nối internet.
- Sắp xếp danh sách công việc hiệu quả: Todoist cho phép bạn sắp xếp danh sách công việc theo cấu trúc nhiệm vụ con, nhiệm vụ ưu tiên, dự án con và phân loại công việc theo màu sắc.
- Chia sẻ và phân công công việc: Todoist cho phép bạn dễ dàng chia sẻ kế hoạch và phân công công việc cho bạn bè, đồng nghiệp.
- Tích hợp với các ứng dụng khác: Todoist tích hợp với nhiều ứng dụng hữu ích khác như Google Drive, Cloud Magic, Sunrise Calendar, Toggl, IFTTT và Zapier.
Ngoài ra, với phiên bản trả phí của Todoist, bạn sẽ có các tính năng đặc biệt như:
- Tải lên tập tin, bản ghi âm và hình ảnh từ máy tính, Dropbox hoặc Google Drive để kết hợp thông tin chi tiết với các nhiệm vụ.
- Tối ưu hóa việc sắp xếp công việc thông qua ghi chú, nhãn và bộ lọc.
- Thêm nhiệm vụ thông qua email và truy cập to-do list của bạn trên iCalendar.
- Thiết lập và nhận thông báo, email hoặc tin nhắn nhắc nhở tùy thuộc vào thời gian và địa điểm bạn đang đứng.
Due
Nếu bạn có xu hướng quên và thích sự “nước đến chân mới nhảy”, thì ứng dụng Due là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Với Due, bạn không cần phải nhớ gì cả, bởi vì ứng dụng sẽ nhớ và nhắc bạn. Nó sẽ liên tục gửi nhắc nhở về các nhiệm vụ sắp tới cho đến khi bạn hoàn thành chúng.
Due được thiết kế để đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả. Bạn không cần phải tạo tài khoản hay cài đặt các ngày bắt đầu hay kết thúc, và cũng không cần phải sắp xếp theo thứ tự ưu tiên hoặc danh mục. Quan trọng là chỉ cần ghi lại công việc bạn cần làm vào Due, và ứng dụng sẽ nhắc bạn về chúng.
Trello
Trello là một ứng dụng có cách sử dụng độc đáo và dễ hiểu, được sử dụng rộng rãi hiện nay. Cách thức hoạt động của Trello dựa trên việc tạo các Board (tương đương với dự án) và trên mỗi Board, bạn có thể tạo nhiều list công việc cần làm. Trong mỗi list công việc, bạn có thể tạo và quản lý nhiều thẻ (cards) đại diện cho từng công việc cụ thể.
Trello không chỉ giúp bạn tổ chức công việc cá nhân mà còn hỗ trợ làm việc theo nhóm một cách hiệu quả. Bạn có thể mời đồng nghiệp (invite friend) tham gia vào dự án và làm việc chung trên Trello. Bạn có thể ủy quyền cho họ theo dõi một list công việc cụ thể hoặc cho phép họ tạo và bổ sung công việc vào các list khác.
Đáng chú ý, Trello là một ứng dụng miễn phí và không có các tính năng trả phí hiện tại. Bạn có thể sử dụng ứng dụng này một cách thoải mái. Trello cũng được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới và có thể áp dụng cho các dự án nhỏ hoặc lớn.
Microsoft OneNote
Microsoft OneNote là một phần mềm có trong bộ Microsoft Office, được bổ sung vào phiên bản Microsoft Office 2010 trở đi. Với tính năng đa dạng và khả năng tích hợp trong bộ Office, OneNote mang lại nhiều tiện ích cho người dùng.
Một điểm thuận lợi của OneNote là nó được cài sẵn trong bộ cài đặt Microsoft Office, giúp bạn tiết kiệm thời gian và không cần phải đăng ký bất kỳ tài khoản nào. Điều này làm cho việc sử dụng OneNote trở nên tiện lợi và dễ dàng.
Chức năng chính của OneNote là giúp bạn tạo ra các ghi chú công việc từ đơn giản đến chuyên nghiệp cho bất kỳ công việc nào bạn cần ghi nhớ. Bạn có thể tạo các trang ghi chú, thêm nội dung văn bản, hình ảnh, bảng biểu, tệp tin đính kèm và nhiều hơn nữa. OneNote cung cấp nhiều tính năng đặc thù cho việc tạo ghi chú, giúp bạn tổ chức và quản lý thông tin một cách hiệu quả.
Ngoài ra, OneNote còn tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office, cho phép bạn dễ dàng chia sẻ và làm việc nhóm trên các ghi chú và tài liệu. Bạn có thể chia sẻ ghi chú với đồng nghiệp, chỉnh sửa và cập nhật đồng thời, tạo điều kiện cho sự cộng tác hiệu quả.
Kết luận
To do list là một công cụ quản lý công việc mạnh mẽ dành riêng cho nhà quản lý. Sử dụng to do list đúng cách có thể tăng hiệu suất làm việc, giảm căng thẳng và giúp bạn tổ chức công việc một cách hiệu quả. Hãy thử sử dụng một trong những ứng dụng to do list hàng đầu để giúp bạn quản lý công việc một cách thông minh và hiệu quả hơn.
Tham khảo thêm các công cụ hỗ trợ để giúp việc quản lý trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn với chương trình đào tạo Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.
Khóa học cài đặt văn hóa có chủ đích, phát triển tổ chức gắn kết - hiệu suất cao