Các vấn đề cần tránh để cải thiện trải nghiệm onboarding

Onboarding là một quá trình quan trọng trong việc chào đón và đào tạo nhân viên mới khi họ gia nhập một tổ chức. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng để tạo ra một trải nghiệm onboarding tuyệt vời. Nếu không được thực hiện đúng cách, chương trình onboarding có thể gặp phải những vấn đề và ảnh hưởng tiêu cực đến sự hòa nhập và hiệu suất làm việc của nhân viên mới.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các vấn đề cần tránh để cải thiện trải nghiệm onboarding và đảm bảo rằng nhân viên mới được chào đón một cách tốt nhất. Bằng cách nhìn sâu vào các lỗi thường gặp trong quá trình onboarding, chúng ta sẽ khám phá cách giải quyết chúng và tạo ra một chương trình onboarding mạnh mẽ và hiệu quả.

Onboarding là gì? Tầm quan trọng của onboarding

Onboarding là quá trình giới thiệu và đào tạo nhân viên mới khi họ gia nhập một tổ chức. Nó bao gồm các hoạt động như cung cấp thông tin về tổ chức, giới thiệu với đồng nghiệp, hướng dẫn về quy trình và chính sách nội bộ, cũng như đào tạo về nhiệm vụ công việc.

Tầm quan trọng của onboarding không thể bị coi thường. Một chương trình onboarding tốt đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nền tảng vững chắc cho sự thành công của nhân viên mới và sự phát triển của tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích và tầm quan trọng của onboarding:

Tạo ấn tượng ban đầu tích cực

Quá trình onboarding tốt giúp tạo ra một ấn tượng ban đầu tích cực đối với nhân viên mới. Nó cho phép họ cảm thấy hoan nghênh, quan tâm và đúng chỗ trong tổ chức. Một bước đầu tốt trong việc tạo cảm giác chào đón và cung cấp sự hỗ trợ sẽ tạo ra một cảm giác tích cực về tổ chức từ nhân viên mới.

Tăng tốc độ hòa nhập và đạt hiệu quả làm việc nhanh chóng

Một chương trình onboarding tốt giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào tổ chức và công việc. Bằng cách cung cấp thông tin, đào tạo và hướng dẫn sớm, nhân viên mới có thể nắm bắt nhiệm vụ công việc và quy trình làm việc nhanh chóng. Điều này giúp họ đạt được hiệu suất làm việc mong đợi và góp phần tích cực vào tổ chức.

Xây dựng cảm giác đồng đội và tạo sự kết nối với tổ chức

Quá trình onboarding không chỉ giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp, mà còn giúp xây dựng cảm giác đồng đội và tạo sự kết nối với tổ chức. Nhân viên mới có cơ hội gặp gỡ và làm việc cùng những người có cùng mục tiêu và giá trị, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ.

Giảm tỷ lệ ra đi sớm và tiết kiệm chi phí

Một chương trình onboarding tốt giúp tạo ra một mối quan hệ vững chắc giữa nhân viên mới và tổ chức. Điều này giảm tỷ lệ ra đi sớm của nhân viên, giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Một nhân viên mới được hòa nhập và cam kết với tổ chức có xu hướng ở lại lâu dài, tạo sự ổn định và tiết kiệm chi phí tái đào tạo.

Xác định sự phát triển và thăng tiến

Quá trình onboarding không chỉ tập trung vào việc giới thiệu và đào tạo ban đầu, mà còn tạo cơ hội phát triển và thăng tiến cho nhân viên mới trong tương lai. Bằng cách cung cấp các khóa học đào tạo tiếp theo, mentorship hoặc chương trình phát triển cá nhân, onboarding tạo ra một nền tảng để nhân viên mới phát triển và đóng góp vào tổ chức.

Xây dựng văn hóa tổ chức

Onboarding chính là thời điểm để giới thiệu văn hóa tổ chức và giá trị cốt lõi của tổ chức cho nhân viên mới. Quá trình này giúp nhân viên mới hiểu rõ mục tiêu, tầm nhìn và quy tắc làm việc của tổ chức. Điều này đồng thời tạo ra sự đồng thuận và thúc đẩy các hành vi phù hợp với văn hóa tổ chức.

6 vấn đề cần tránh với chương trình onboarding

Thiếu kế hoạch và cấu trúc rõ ràng

Một vấn đề phổ biến là thiếu một kế hoạch và cấu trúc rõ ràng trong quá trình onboarding. Khi không có một kế hoạch cụ thể và mục tiêu rõ ràng, nhân viên mới có thể mất hướng và không biết cần làm gì. Điều này có thể gây bất tiện và tạo ra sự bối rối cho nhân viên mới. Để tránh vấn đề này, chúng ta nên xây dựng một kế hoạch onboarding chi tiết, bao gồm các hoạt động và nhiệm vụ cụ thể mà nhân viên mới cần hoàn thành. Nên có lịch trình rõ ràng để họ biết mục tiêu và tiến độ của mình trong quá trình onboarding.

Thiếu tương tác và hỗ trợ từ đồng nghiệp

Một vấn đề quan trọng khác là thiếu sự tương tác và hỗ trợ từ đồng nghiệp trong quá trình onboarding. Khi nhân viên mới không nhận được sự giúp đỡ và tương tác từ những người xung quanh, họ có thể cảm thấy cô đơn và không được hỗ trợ đúng mức.

Để tránh vấn đề này, chúng ta cần tạo cơ hội cho nhân viên mới gặp gỡ và làm việc cùng đồng nghiệp. Cung cấp cho họ người hướng dẫn hoặc mentor để giúp đỡ và trả lời những câu hỏi. Đồng thời, khuyến khích nhân viên khác tham gia vào quá trình onboarding bằng cách chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của họ.

Cung cấp quá nhiều thông tin cùng một lúc

Một vấn đề phổ biến khác là cung cấp quá nhiều thông tin cùng một lúc trong quá trình onboarding. Khi nhân viên mới phải tiếp thu quá nhiều thông tin trong một thời gian ngắn, họ có thể trở nên quá tải và khó tiếp thu thông tin một cách hiệu quả.

Để tránh vấn đề này, chúng ta nên chia nhỏ thông tin thành các phần nhỏ và cung cấp dần theo từng giai đoạn của quá trình onboarding. Điều này giúp nhân viên mới tiếp thu và xử lý thông tin một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, có thể sử dụng tài liệu hướng dẫn, video hoặc tài liệu tham khảo để nhân viên mới có thể tự tìm hiểu thông tin khi cần.

Thiếu đào tạo công việc cụ thể

Một vấn đề quan trọng khác là thiếu đào tạo công việc cụ thể trong quá trình onboarding. Đôi khi, nhân viên mới chỉ nhận được đào tạo chung chung mà không được hướng dẫn cụ thể về nhiệm vụ và trách nhiệm công việc của mình. Điều này có thể gây khó khăn và làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên mới.

Để tránh vấn đề này, chúng ta nên cung cấp đào tạo công việc cụ thể và hướng dẫn chi tiết cho công việc mà nhân viên mới sẽ thực hiện. Đảm bảo rằng nhân viên mới hiểu rõ về quy trình, quy tắc và công cụ cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Thiếu đánh giá và phản hồi 

Một yếu tố quan trọng trong quá trình onboarding là cung cấp đánh giá và phản hồi cho nhân viên mới. Khi không có đánh giá và phản hồi, nhân viên mới có thể không biết mình đang làm việc đúng cách hay không. Điều này có thể làm mất đi sự động lực và khả năng cải thiện của họ.

Để tránh vấn đề này, chúng ta nên có cơ chế đánh giá và phản hồi định kỳ trong suốt quá trình onboarding. Cung cấp phản hồi xây dựng và hướng dẫn để nhân viên mới biết mình đang làm việc tốt và có cơ hội cải thiện. Đồng thời, khuyến khích nhân viên mới tự đánh giá và phản hồi về trải nghiệm của họ để chúng ta có thể cải thiện quá trình onboarding trong tương lai.

Quá trình onboarding không liên tục và kéo dài

Một lỗi khác là việc không duy trì một quá trình onboarding liên tục và kéo dài. Đôi khi, chương trình onboarding chỉ tập trung vào giai đoạn ban đầu và bị bỏ qua sau khi nhân viên mới đã làm việc trong tổ chức một thời gian. Điều này có thể gây mất mát kiến thức và không đảm bảo sự phát triển liên tục của nhân viên mới.

Để tránh vấn đề này, chúng ta nên duy trì một quá trình onboarding liên tục và kéo dài trong suốt thời gian nhân viên mới làm việc trong tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp các khóa đào tạo tiếp theo, mentorship hoặc chương trình phát triển cá nhân để nhân viên mới có cơ hội tiếp thu kiến thức mới và phát triển kỹ năng.

Tránh các vấn đề trên và áp dụng các phương pháp cải thiện, chúng ta có thể xây dựng một chương trình onboarding tốt hơn, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên mới và đóng góp vào sự thành công và phát triển của tổ chức.

Kết luận

Quá trình onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nhân viên mới được chào đón và hòa nhập vào tổ chức một cách tốt nhất. Bằng cách tránh 6 vấn đề phổ biến trong onboarding và áp dụng các cách cải thiện trải nghiệm, bạn có thể xây dựng một chương trình onboarding thành công và giúp nhân viên mới phát triển nhanh chóng và hiệu quả trong môi trường làm việc mới.

Nếu bạn đang mong muốn tìm hiểu về trải nghiệm nhân viên để thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp, tham khảo khóa học Thiết kế và triển khai hành trình Trải nghiệm nhân viên xuất sắc của ACEX.