Các lỗi sai thường gặp trong huấn luyện và kèm cặp nhân viên

Huấn luyện và kèm cặp nhân viên là một quá trình quan trọng và không thể thiếu trong một tổ chức. 84% nhân viên nói rằng mọi tổ chức nên triển khai huấn luyện trong các chương trình quản lý và phát triển của họ.

Đúng cách thức huấn luyện và kèm cặp nhân viên không chỉ đảm bảo sự phát triển cá nhân của nhân viên mà còn đóng góp tích cực vào hiệu quả hoạt động và thành công của tổ chức. Dưới đây là một số tư duy sai lệch của nhà quản lý trong việc huấn luyện và kèm cặp nhân viên. Dựa vào đây, nhà quản lý, đặc biệt là quản lý mới có những điều chỉnh phù hợp.

Tầm quan trọng của huấn luyện và kèm cặp nhân viên

Huấn luyện và kèm cặp nhân viên là quá trình đào tạo và hướng dẫn nhân viên để phát triển năng lực, kỹ năng và kiến thức cần thiết để làm việc hiệu quả trong tổ chức. Huấn luyện nhân viên tập trung vào việc cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp, trong khi kèm cặp nhân viên tập trung vào việc hướng dẫn và hỗ trợ cá nhân để họ phát triển và đạt được tiềm năng tối đa của mình. 

Dưới đây là những tác động tích cực của việc huấn luyện và kèm cặp nhân viên:

Nâng cao hiệu suất làm việc

Quá trình huấn luyện và kèm cặp giúp nhân viên nắm bắt và phát triển các kỹ năng, kiến thức và thái độ phù hợp để làm việc hiệu quả. Khi nhân viên được đào tạo và hướng dẫn đúng cách, họ có khả năng thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp, tăng cường sự tự tin và đạt được kết quả tốt hơn.

Tạo động lực và cam kết

Quá trình huấn luyện và kèm cặp cho phép tổ chức thể hiện sự quan tâm và đầu tư vào sự phát triển của nhân viên. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên cảm thấy được coi trọng và có khích lệ để đạt được tiềm năng cá nhân. Kết quả là sự tăng cường động lực và cam kết của nhân viên đối với công việc và tổ chức.

Xây dựng đội ngũ tài năng

Huấn luyện và kèm cặp giúp xây dựng một đội ngũ nhân viên có năng lực cao và tương thích với mục tiêu và giá trị của tổ chức. Bằng cách đảm bảo rằng nhân viên được trang bị các kỹ năng và kiến thức cần thiết, tổ chức có thể xây dựng một đội ngũ tài năng, sẵn sàng đối mặt với thách thức và đóng góp vào sự phát triển và thành công của tổ chức.

Giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng sự ổn định nhân sự trong tổ chức

Khi nhân viên được đào tạo và hướng dẫn đúng cách, tỷ lệ nghỉ việc sẽ giảm và sự ổn định trong tổ chức sẽ tăng lên. Khi nhân viên cảm thấy được chú trọng, phát triển và có cơ hội tiến bộ, họ có xu hướng ở lại tổ chức lâu dài, giúp giảm chi phí tuyển dụng và đảm bảo sự ổn định trong đội ngũ.

Phát triển văn hóa tổ chức

Quá trình huấn luyện và kèm cặp có thể góp phần xây dựng và phát triển văn hóa tổ chức. Khi nhân viên được đào tạo theo cách thức đồng nhất và hướng dẫn theo giá trị và mục tiêu chung của tổ chức, một văn hóa làm việc tích cực và năng động sẽ được tạo ra.

Tư duy “sai lệch” thường gặp trong huấn luyện và kèm cặp nhân viên

Huấn luyện và kèm cặp chỉ dành cho nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ

Một hiểu lầm phổ biến là rằng huấn luyện chỉ được áp dụng cho những nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ hoặc gặp khó khăn. Trái lại, huấn luyện và kèm cặp là một phương pháp quan trọng để phát triển tất cả các nhân viên, bất kể trình độ hoặc thành tích làm việc của họ. Quá trình huấn luyện giúp cung cấp kiến thức, kỹ năng và sự phát triển cá nhân, tạo cơ hội cho nhân viên nâng cao hiệu suất và đạt được tiềm năng tối đa.

Huấn luyện và kèm cặp giúp cải thiện hiệu quả quản lý ngay lập tức

Một hiểu lầm phổ biến khác là rằng huấn luyện có thể cải thiện hiệu quả quản lý ngay lập tức sau một khóa đào tạo. Thực tế là huấn luyện là một quá trình dài hơi và tiến bộ. Mặc dù huấn luyện có thể cung cấp cho quản lý các công cụ và kỹ năng quan trọng để thực hiện công việc tốt hơn, nhưng việc áp dụng và cải thiện kỹ năng quản lý yêu cầu thời gian, thực hành và phản hồi liên tục.

Huấn luyện và kèm cặp không giúp tăng thu nhập và tốn thời gian

Một hiểu lầm phổ biến là rằng huấn luyện không ảnh hưởng đến thu nhập của nhân viên và chỉ là việc tốn thời gian. Thực tế là huấn luyện có thể có tác động tích cực đến thu nhập của nhân viên. Khi nhân viên được đào tạo và phát triển kỹ năng, họ có khả năng thực hiện công việc hiệu quả hơn, đạt được kết quả tốt hơn và có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.

Điều này có thể dẫn đến việc tăng thu nhập và cơ hội phát triển nghề nghiệp. Mặc dù huấn luyện đòi hỏi đầu tư thời gian và nỗ lực, nhưng nó là một đầu tư có lợi và mang lại giá trị lâu dài cho cả nhân viên và tổ chức.

Huấn luyện và kèm cặp là tư vấn cách làm cho nhân viên

Trái lại, huấn luyện không chỉ giới hạn trong việc cung cấp hướng dẫn và chỉ dẫn. Nó cũng bao gồm việc khuyến khích nhân viên suy nghĩ sáng tạo, phát triển khả năng tự giải quyết và đạt được sự tự chủ trong công việc. Huấn luyện có thể tạo ra một môi trường học tập tích cực, khuyến khích nhân viên tham gia và phát triển khả năng đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề một cách độc lập.

Huấn luyện và kèm cặp là nói để nhân viên hiểu vấn đề

Thực tế là huấn luyện không chỉ liên quan đến việc truyền đạt thông tin. Nó cũng bao gồm việc thực hành, trải nghiệm và sự tương tác giữa người huấn luyện và nhân viên. Qua việc thực hành và hướng dẫn thực tế, nhân viên có cơ hội áp dụng và làm chủ kiến thức và kỹ năng một cách chính thức.

Tips cải thiện kỹ năng huấn luyện và kèm cặp nhân viên mang lại hiệu quả cao

Hãy dẫn dắt buổi huấn luyện bằng câu hỏi

Khi bắt đầu một buổi huấn luyện, hãy sử dụng câu hỏi để khởi động cuộc trao đổi và kích thích sự tư duy của nhân viên. Hãy đặt câu hỏi mở để khuyến khích sự tham gia tích cực và khám phá ý kiến, ý tưởng và kinh nghiệm của nhân viên. 

Ví dụ, bạn có thể hỏi: “Bạn nghĩ rằng mục tiêu phát triển của chúng ta có thể đạt được như thế nào?” hoặc “Bạn đã gặp phải những thách thức gì trong quá trình áp dụng những gì đã học được?” Bằng cách đặt câu hỏi, bạn khích lệ sự tư duy sáng tạo và tham gia tích cực của nhân viên trong quá trình học tập và phát triển.

Luôn chọn đúng câu hỏi trong huấn luyện và kèm cặp nhân viên

Khi đặt câu hỏi, hãy đảm bảo rằng chúng khuyến khích nhân viên suy nghĩ sâu hơn rộng hơn. Tránh các câu hỏi yêu cầu trả lời “có” hoặc “không”, mà thay vào đó hãy tạo cơ hội cho nhân viên phân tích, đánh giá và đưa ra quan điểm cá nhân. Ví dụ, thay vì hỏi “Bạn có hiểu không?” bạn có thể hỏi “Theo bạn, cách chúng ta có thể áp dụng những gì đã học được vào công việc hàng ngày?” Điều này khích lệ nhân viên suy nghĩ sâu hơn và tham gia tích cực trong quá trình huấn luyện.

Lắng nghe chân thành

Trong quá trình huấn luyện và kèm cặp, hãy lắng nghe chân thành và tạo không gian cho nhân viên để chia sẻ ý kiến, lo ngại và ý tưởng của họ. Hãy chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và biểu đạt của nhân viên để hiểu rõ hơn về cảm xúc và tình trạng của họ. Đặc biệt trong những cuộc trao đổi cá nhân, hãy tập trung hoàn toàn vào người nói, không gián đoạn và không đánh giá. Hãy tạo một môi trường an toàn và khuyến khích sự chia sẻ tự do, đồng thời chia sẻ phản hồi xây dựng và khuyến khích sự phát triển của nhân viên.

Tạo động lực cho nhân viên bằng phản hồi tích cực

Trong quá trình huấn luyện và kèm cặp, hãy tạo phản hồi tích cực để khích lệ và truyền động lực cho nhân viên. Khi nhận thấy những tiến bộ và thành tựu của nhân viên, hãy ghi nhận và công nhận nỗ lực của họ. Hãy chia sẻ phản hồi tích cực về sự cải thiện, kỹ năng và tiến độ của nhân viên. Đồng thời, hãy tạo một môi trường mở, trong đó nhân viên cảm thấy tự tin và được khuyến khích để tiếp tục phát triển và học hỏi.

Tìm hiểu cách cải thiện kỹ năng feedback cho nhân viên tại bài viết Feedback nhân viên thế nào cho hiệu quả

Cho phép nhân viên tự quyết định và học từ sai lầm

Một cách để phát triển nhân viên là tạo điều kiện cho họ tự quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Khi nhân viên có cơ hội thực hiện quyết định và tự giải quyết vấn đề, họ có thể học hỏi từ kinh nghiệm và những sai lầm. Hãy tạo không gian cho nhân viên thể hiện sự sáng tạo và khuyến khích họ đề xuất giải pháp và đưa ra quyết định riêng. Đồng thời, hãy sẵn sàng hỗ trợ họ khi cần thiết và dùng những trường hợp thất bại để học và phát triển.

Thể hiện niềm tin và tin tưởng vào năng lực của nhân viên

Tạo ra một môi trường làm việc mà nhân viên cảm thấy được tin tưởng và có niềm tin vào khả năng của mình là một yếu tố quan trọng trong huấn luyện và kèm cặp. Hãy thể hiện rõ ràng rằng bạn tin tưởng và tin vào khả năng của nhân viên để họ hoàn thành công việc và phát triển. Đối xử với họ một cách công bằng, đặt niềm tin vào khả năng của họ và tạo cơ hội cho họ để thể hiện và phát triển kỹ năng.

Hỏi nhân viên về những kỹ năng họ có thể cải thiện

Hãy tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến và đề xuất của mình bằng cách hỏi họ về những kỹ năng mà họ muốn cải thiện. Điều này thể hiện sự quan tâm và đồng hành trong quá trình phát triển của nhân viên. Hãy lắng nghe những ý kiến của nhân viên và cung cấp hỗ trợ, tài liệu và nguồn lực cần thiết để họ phát triển các kỹ năng đó. Đồng thời, đảm bảo rằng bạn theo dõi tiến trình và cung cấp phản hồi xây dựng để giúp nhân viên điều chỉnh và phát triển theo hướng đúng.

Theo dõi quá trình phát triển của nhân viên

Để đảm bảo rằng quá trình huấn luyện và kèm cặp đạt được hiệu quả, hãy theo dõi và kiểm tra tiến trình của nhân viên đối với mục tiêu phát triển đã đề ra. Tạo ra các cuộc họp định kỳ để thảo luận về tiến độ, đánh giá kết quả và cung cấp phản hồi để nhân viên có thể điều chỉnh và phát triển theo hướng đúng. Điều này tạo cơ hội cho bạn và nhân viên để đánh giá và điều chỉnh các mục tiêu, đảm bảo rằng quá trình phát triển tiếp tục theo đúng hướng và đạt được những kết quả mong muốn.

Kết luận 

Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận về tầm quan trọng của huấn luyện và kèm cặp nhân viên trong môi trường làm việc, các lỗi sai thường gặp và cung cấp các gợi ý để cải thiện quá trình huấn luyện và kèm cặp. Hy vọng rằng thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quan trọng và cách thức áp dụng huấn luyện và kèm cặp nhân viên một cách hiệu quả.

Tìm hiểu thêm về cách cách cải thiện các kỹ năng quản lý cần thiết khác tại khóa học Kỹ năng sinh tồn cho quản lý cấp cơ sở của ACEX.